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Sunday, 11 August 2024

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– La dématérialisation des processus métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d'une entreprise (achats, comptabilité, gestion commerciale, marketing, etc. ). Pourquoi les entreprises doivent-elle dématérialiser? Face aux volumes croissants des documents traités quotidiennement, la dématérialisation représente un sujet d'actualité pour les entreprises car elle permet d'optimiser leurs performances. Il est donc nécessaire de rappeler ses avantages: Gain de temps: on estime qu'un collaborateur passe 20 à 40% de son temps à chercher une information. A l'inverse des documents papiers, les collaborateurs peuvent archiver, traiter, partager et consulter un contenu numérique, en tout lieu et à tout moment. Réduction des coûts: la dématérialisation mène à réduire en moyenne à 50% les coûts de traitement (impression, photocopie, affranchissement et stockage) et à soutenir le développement durable. Meilleure gestion des relations avec l'ensemble des acteurs d'une entreprise: elle est rendue possible grâce à l'émergence de plateformes de partage communautaire encourageant le travail collaboratif.

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En effet, au cours des douze derniers mois, les 30-44 ans sont les plus nombreux à avoir effectué une démarche en ligne (80, 2%). Ils sont suivis des 45-59 ans (76, 9%), puis des 18-29 ans (74, 3%), et enfin des 60-74 ans (58, 8%). Les 75 ans et plus clôturent le classement. Seulement 26, 6% d'entre eux ont fait une démarche administrative en ligne en 2021. La part des personnes qui déclarent leurs impôts en ligne est inférieure, parfois très légèrement, à celle des personnes ayant effectué une démarche en ligne pour chaque classe d'âge. Toutefois, pour les 18-29 ans, la différence est très marquée. En effet, 74, 3% d'entre eux ont réalisé une démarche en ligne. Mais seulement 52% ont utilisé Internet pour déclarer leurs impôts. Infographie © Insee 2022 ♦ Qui sont les Français qui renoncent? Dans le même temps, 33% des personnes majeures n'ont effectué aucune démarche administrative en ligne en 2021. Parmi cette proportion, 40% affirment ne pas avoir utilisé du tout Internet dans l'année.

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– diminuer les frais de gestion pour l'entreprise. Les différentes étapes de la démarche Opérer une dématérialisation de ses processus prend différentes formes, chacune étant adaptée à l'objectif fixé par la démarche. Etape 1: numériser les documents. Attention la difficulté provient du fait que tous les documents n'ont pas le même format, la même épaisseur, la même qualité de papier ni d'écriture. Et surtout, il faut veiller à respecter une charte déterminée par des normes pour conserver la valeur juridique de chaque élément numérisé. Etape 2: traiter des informations, car les documents doivent rester accessibles. Cela signifie le développement ou l'utilisation de logiciels adéquats alliant efficacité et facilité d'usage au quotidien. Etape 3: assurer le stockage des documents. Même dématérialisée, la documentation a un poids, dérisoire par rapport au papier, mais qui doit trouver un espace. La dématérialisation impose de trouver des serveurs pour recevoir les numérisations, les classer selon des références aisément compréhensibles par l'entreprise.

La sécurité devra notamment constituer un enjeu important au cœur de vos démarches de stockage, et les personnes qui s'occuperont de ces processus au sein de votre entreprise devront y être sensibilisées.