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Plus qu'un simple document avec une liste des informations du personnel, c'est un logiciel dédié qui va permettre la création, mais aussi la gestion de la base de données du personnel. On peut opter pour une solution informatique déjà pensée et qui correspondra à la majorité des besoins, mais on peut également faire appel à un intégrateur spécialisé dans la transformation numérique pour personnaliser la solution si on a des besoins spécifiques. Ce dernier va pouvoir intégrer une solution logicielle sur mesure en fonction des besoins de l'entreprise. Avec une base de données des ressources humaines informatisée, on peut notamment créer une base de données RH en ligne ce qui va permettre d'accéder à cette dernière depuis différents appareils dès lors que l'on dispose d'une connexion internet. La centralisation des données peut ainsi se faire de manière dématérialisée et en ligne pour plus de praticité. La création de champs personnalisés permettra d'ajouter les informations souhaitées (nom, prénom, mail, poste, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, etc. ).
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L'absence d'une information obligatoire est punie de l'amende de 1 500 €. Tout traitement informatique non consenti est puni de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.
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