La Gestion Electronique Des Documents (Ged) Dans L’entreprise - Le Blog Du B2B - Bol Dejeuner Avec Anse - Comparer 22 Offres

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Wednesday, 10 July 2024

La capture des métadonnées: la capture et l'utilisation des métadonnées adéquates pour l'organisation de l'entreprise. Le contrôle de version: l'ajout de documents au système de GED par les différents utilisateurs et la désignation d'un enregistrement officiel. L'attribution automatique de la bonne désignation de version. L'usage du logiciel, qui doit être à la fois simple, intuitif et ergonomique pour tous les utilisateurs. La structure du GED doit être flexible afin de permettre aux collaborateurs d'effectuer leurs tâches de façon évolutive. Les fonctionnalités: le logiciel doit pouvoir interagir avec les autres logiciels déjà utilisés par les collaborateurs. Il doit également être capable de normaliser l'ensemble des fichiers et permettre un classement identique pour tous les utilisateurs. Etc. Le processus documentaire des entreprises est en pleine transformation. Pour pouvoir avancer et poser un pied dans le futur, les entreprises n'ont d'autre choix que de réussir la dématérialisation de leur gestion documentaire.

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La plateforme de gestion documentairese porte bien. Content Services Platform, avec une croissance de plus de 30% de son chiffre d'affaires annuel récurrent pour l'année 2021. « L'accélération de notre croissance en 2021 est la preuve que de plus en plus d'organisations sont prêtes à adopter notre approche unique de la gestion de l'information, reposant sur les métadonnées, afin de prendre une longueur d'avance dans leur transformation digitale «, a déclaré Antti Nivala, le fondateur et CEO de M-Files. « Nous avons augmenté notre effectif de 20% en 2021, un record. Cela nous permet de mieux répondre aux besoins des collaborateurs et d'améliorer notre plateforme innovante pour une meilleure expérience client, une meilleure qualité de travail et moins de risque. » Innovations et développement des partenaires M-Files évoque plusieurs raisons à sa croissance, à commencer par les innovations apportées à sa solution. L'investissement de 80 millions de dollars (67 millions d'euros), réalisé en début d'année 2021 par le fonds européen Bregal Milestone, a permis en effet à M-Files d'améliorer sa plateforme.

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Faut-il oui ou non dématérialiser l'ensemble des archives papier? La réponse à cette question n'est pas aussi tranchée qu'il n'y paraît: bien que tous les documents soient potentiellement dématérialisables désormais, il est nécessaire d'identifier un contexte et de mener une politique de réflexion en amont, avant de lancer une digitalisation partielle ou complète des documents. Au final, seuls les documents disposant d'une réelle valeur sur le plan du partage documentaire, ou s'intégrant parfaitement à un processus de gestion documentaire informatisé, peuvent et doivent faire l'objet d'une GED. Ce faisant, on peut identifier plusieurs bénéfices à la mise en place d'une politique de gestion documentaire électronique au sein de l'entreprise: Une augmentation de la productivité: selon les chiffres recueillis par l' Association Information & Management, près de 40% des heures travaillées seraient consacrées à rechercher de l'information. Ainsi, grâce à une solution logicielle décentralisée, les documents deviennent facilement accessibles par tous les collègues et collaborateurs qui disposent des droits requis.

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De prime abord, on pense que les tâches attribuées aux archivistes ne sont pas compliquées. Pourtant, leur travail requiert un certain niveau de savoir-faire vu que l'entreprise est en perpétuelle recherche de performances. La gestion documentaire est l'un des points clés de la communication interne et externe d'une société. Il est donc, nécessaire d'instaurer un système de gestion de documents (SGD) fiable afin de garantir la bonne circulation d'informations dans l'entreprise. Zoom sur le sujet. La gestion documentaire: c'est quoi? C'est l'ensemble des techniques qui permettent d'assurer la conservation, l'archive, le traitement et la circulation des documents et des informations au sein d'une entreprise. L'élaboration de ce processus permet également d'assurer la disponibilité en permanence de ces documents en vue d'une consultation et d'un traitement collaboratif par le personnel. Mettre en place une politique efficace de gestion documentaire implique l'innovation dans la façon de travailler à la fois viable et facilement applicable.

L'article 1316-1 du code civil régi par la loi du 13 mars 2000 stipule que: « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier ». Alors que le zéro papier apparaît de plus en plus comme incontournable dans une démarche RSE cohérente, la GED peut représenter une véritable valeur ajoutée. Selon une étude Ipsos, en moyenne 31 pages sont imprimées par jour et par salarié en Europe. Si la France reste sous la moyenne avec 28 pages, des progrès peuvent encore être faits.

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