Modèle De Lettre D'attestation Sur L'honneur En Cas De Perte Du Justificatif., Mas À Vendre En Camargue 2019

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Saturday, 6 July 2024

Comment faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais? Avant d'arriver entre les mains du comptable ou du DAF, une note de frais sans justificatif doit passer à travers des validations internes par les managers. Or, selon les cas, les relations interpersonnelles, les montants et le contexte, certains managers peuvent être plus ou moins rigoureux. C'est pour apporter un cadre et une structure à votre workflow qu'il est donc indispensable de parler de ce sujet dans votre politique interne. Pour faciliter la gestion des reçus inexistants, votre politique interne peut stipuler des cas d'usages précis, comme: limiter X remboursements non justifiés par an et par salarié; imposer un plafond pour les notes de frais sans justificatif (par exemple 50 euros); imposer une preuve de dépense comme un relevé de compte; refuser tout remboursement pour des dépenses non justifiées qui auraient été faites en liquide; créer un gabarit d'attestation sur l'honneur pour garder la même structure et en garantir la conformité en cas de contrôle.

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Avant d'autoriser une attestation sur l'honneur comme justificatif d'une note de frais, le DAF va donc d'abord chercher à épuiser tous les autres recours comme: Contacter le fournisseur (hôtel, restaurant, etc. ) pour demander une copie de la pièce justificative oubliée ou perdue. Contacter le service client de l'automate qui n'aurait pas délivré de reçu (parking, péage, essence…). Pointer les dépenses sur le relevé de compte de l'entreprise dans le cas d'une dépense avec une carte bancaire professionnelle. S'appuyer sur une copie du relevé bancaire personnel au cas où le salarié aurait utilisé sa carte bancaire pour payer les frais engagés dans l'exercice de ses fonctions. Pourquoi utiliser une attestation sur l'honneur pour une note de frais non justifiée? En dernier recours, l'attestation sur l'honneur permet de rembourser le salarié malgré un justificatif inexistant. Tout comme une facture, une attestation sur l'honneur d'une note de frais possède une valeur juridique. Pour lui donner encore plus de poids, il est d'ailleurs conseillé de lui joindre une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la dépense.

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Vous trouverez un exemple de déclaration sur l'honneur ici. Elle doit comporter l'identité du salarié, ses coordonnées, sa signature et généralement être complétée avec le relevé bancaire où est mentionnée la dépense. 4- Pratiquer le remboursement forfaitaire, permet d'allouer au salarié une certaine somme pour ses frais professionnels. Toutefois, cette solution n'est pas totalement satisfaisante dans la mesure où il devra produire des justificatifs pour les frais exceptionnels non pris en charge. La dématérialisation, une solution face à la perte de justificatif Avoir une solution automatisée de gestion des notes de frais, telle que Jenji, vous permet d'éviter ce problème qui peut réellement vous porter préjudice lors d'un contrôle. En plus de vous épargner la gestion des justificatifs perdus, avec la digitalisation des notes de frais, vos collaborateurs bénéficient d'un outil simple, mobile et rapide. Dès le paiement effectué, le justificatif peut être perdu sans conséquence. Terminé les factures manquantes et les demandes de remboursement qui n'aboutissent pas.

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Avec, octroyez à vos collaborateurs des cartes Visa Business, et laissez-les réaliser en toute autonomie et sécurité les dépenses nécessaires à l'exercice de leur activité. Aucun risque de perte de justificatif: chaque collaborateur téléverse, photographie ou scanne ses justificatifs de dépenses au fil de l'eau. Le compte bancaire est toujours à jour. En outre, avec la fonctionnalité du justificatif obligatoire, impossible pour le collaborateur d'oublier de justifier ses dépenses. Sa carte Visa Business reste en effet bloquée jusqu'à ce que la dernière opération soit dûment justifiée dans l'interface. Perte du justificatif de note de frais: ce qu'il faut retenir Le justificatif de note de frais est obligatoire en cas de remboursement au réel. Il ne l'est pas lorsque l'employeur choisit de verser des allocations forfaitaires. En cas de contrôle URSSAF, l'entreprise qui ne peut présenter les justificatifs s'expose à un redressement. En cas de perte de justificatif de note de frais par le salarié, celui-ci peut demander un duplicata au fournisseur.

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Les attestations sur l'honneur ne constituent pas une solution miracle pour les notes de frais sans justificatif. Il s'agit uniquement d'une solution de derniers recours à utiliser avec parcimonie. En clarifiant les choses avec vos équipes, en lien avec votre comptable et votre direction administrative et financière, vous pourrez les limiter au maximum. Cela peut même constituer un indicateur clé de performance (notes de frais injustifiées par rapport aux notes de frais totales) en tentant de se rapprocher le plus possible de 0%.

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