Vente Maison De Charme Gironde 33 À Bordeaux / 5 Bonnes Raisons D’automatiser La Gestion Des Déplacements Et Frais Professionnels - Sap Concur Francais

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Pour remédier à cette façon obsolète de gérer ses dépenses professionnelles, la solution Expensya s'est appropriée une technologie de reconnaissance intelligente OCR+. Elle permet de piloter, d'analyser et de centraliser toutes les dépenses sur une seule et unique plateforme de précision. Cette interface intuitive et interactive permet un suivi et une visualisation en temps réel des frais engagés par chaque collaborateur sur des tableaux de bord conversationnels. Ainsi, vous bénéficierez d'un business intelligent appuyé par des rapports fiables avancés. Avec Expensya, vous profiterez d'un ensemble de données de haute précision qui vous aideront dans votre analyse globale de dépenses professionnelles. Opter pour un système de paiement automatisé Avec l'outil Expensya, gérer ses dépenses professionnelles revient à faire le choix d'un flux de validation de paiement renforcé. Il offre une rapidité concurrentielle dans le traitement des frais d'entreprise, contrairement aux délais d'acquittement des notes de frais manuels qui vont au-delà d'une semaine.

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Vous limitez par ailleurs les risques de fraude qui peuvent coûter très cher à une entreprise. A l'échelle mondiale, nous parlons de plusieurs dizaines de milliards de dollars et des milliers d'entreprises qui perdent environ 5% de leurs chiffres d'affaire à cause de la fraude au travail. Ce risque diminue considérablement, voire disparait, en adoptant une solution intelligente de gestion des dépenses professionnelles. Les flux de données automatisées comportent plusieurs avantages pour l'entreprise: ● Ils permettent d'éviter les erreurs humaines. ● Ils assurent un traitement plus efficace des données. ● Ils permettent d'avoir un aperçu global et précis dépenses engagées par les collaborateurs. Le processus de gestion automatisé des frais de voyage grâce à des solutions comme Expensya permet d'établir des rapports de dépenser innovants En effet, à l'aide d'un pilotage de précision, l'entreprise pourra centraliser les données de tous les collaborateurs sur une seule et unique plateforme pour voir de près les dépenses des différentes équipes.

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Pour chaque dépense, une note de frais spécifique doit obligatoirement y être attachée sans quoi cette dépense risque d'être invalidée. Il est donc essentiel que pour chaque dépense effectuée par vos employés au nom de votre société, une facture soit demandée. La partie la plus chronophage est de regrouper l'ensemble des notes de frais et de les associer aux dépenses équivalentes. De nombreux employés oublient généralement de transmettre les factures, provoquant alors une chasse aux justificatifs lors de la clôture de l'exercice. C'est généralement le comptable de l'entreprise qui doit vérifier la bonne association entre dépense et note de frais. Quelles méthodes mettre en place? Pour gérer au mieux les dépenses professionnelles, il est essentiel de mettre en place une politique interne claire et simple. Les tâches administratives étant généralement délaissées par les employés, un fort taux d'erreur et d'oubli y sont associés. Pour les réduire au maximum, il est essentiel que les méthodologies soient claires et connues de tous.

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Ces contrôles donnent la possibilité de vérifier à la fois les erreurs involontaires et volontaires. Dans le cas des frais kilométriques par exemple, les collaborateurs ont bien souvent tendance à gonfler leurs dépenses, en arrondissant à la dizaine de kilomètres. Et à en croire une étude réalisée par SAP Concur, plus de la moitié des managers en charge d'approuver les notes de frais (56%) déclarent ne demander de justificatif que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Seuls 13% vérifient souvent l'exactitude des déclarations et 30% de temps en temps. Ainsi, pour le service en charge du traitement des notes de frais, le gain de temps est également considérable à partir du moment où les processus sont intégrés à une solution automatisée. Ce faisant, l'entreprise offre une meilleure expérience collaborateur tout en améliorant la productivité de ses équipes financières. eBook Travel & Expense: 5 raisons de digitaliser la gestion des dépenses professionnelles Gain de temps, vision globale sur les dépenses, contrôle, expérience collaborateur,...

Ces cartes professionnelles seront dispatchées auprès de vos employés et vous permettront d'avoir une meilleure traçabilité des dépenses. En associant un plafond de paiement à chaque carte vous pourrez en plus laisser une grande liberté à vos employés tout en vous assurant que vos budgets ne seront pas dépassés. La néobanque Qonto vous permet notamment de créer des cartes de paiement professionnelles pour vos employés et de gérer l'ensemble de leurs dépenses depuis votre ordinateur. Faites gagnez de l'autonomie et du temps à vos équipes et concentrez-vous sur l'essentiel. Cerise sur le gâteau? Tous les paiements justifiés sur Qonto sont récupérés automatiquement sur iPaidThat, votre assistant comptable… Image modifiée issue du site Freepick Au-delà de ces aspects fonctionnels, de nombreuses spécificités peuvent exister en fonction de votre domaine d'activité, du nombre d'employés dans votre structure ou encore de l'outil comptable que vous utiliser. Pour trouver le meilleur, il est donc conseillé de passer par des comparateurs et de faire un tour d'horizon des différents logiciels existants.

Il se pose plusieurs questions: à quoi ai-je droit? Quelles sont les limites à ne pas dépasser? Quelles dépenses sont remboursables? Pour éviter toute ambiguïté et mieux maîtriser les coûts, l'entreprise doit avoir une politique de dépense. Elle soit d'être claire, précise et facilement accessible. Dans le cas extrême, lorsque celle-ci est trop complexe, cela crée également des situations ingérables pour une entreprise. Voici quelques recommandations pour mettre en place votre politique de dépense: Rédigez un document décrivant la politique de dépense de l'entreprise et le processus de remboursement. Ce document doit être le plus court et clair possible. De plus, il est nécessaire qu'il soit accessible et connu de tous les employés de l'entreprise. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable sur les spécificités de la loi dans le remboursement des notes de frais. Cela peut varier d'un secteur d'activité à un autre. Respectez les réglementations et les lois en vigueur, mais n'en retranscrivez pas la complexité dans votre politique de remboursement interne.