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Le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion des notes de frais. Il faut le garder précieusement: un justificatif perdu, on n'en veut surtout pas! C'est la garantie de remboursement des frais engagés par le collaborateur. C'est également une pièce d'une grande importance pour l'entreprise qui rembourse des frais professionnels. En effet, les notes de frais sont exonérées de charges sociales. Pour cette raison, les autorités en place exercent un contrôle assez strict. Il arrive parfois que l'employé en mission perde un de ces précieux justificatifs: étant pressé, il part du restaurant sans le récupérer, ou il peut l'égarer parmi une pile de reçus cumulés tout le long de son déplacement professionnel. Cette perte peut coûter cher, et pour l'employé qui va avancer une demande de remboursement, et pour son entreprise qui ne saura comment procéder au remboursement dans ce cas. Les enjeux liés à une telle perte sont assez lourds pour l'entreprise. Déclaration des frais réels - Modèle de lettre - Droit-Finances. Rembourser des dépenses professionnelles sans avoir de justificatif peut être perçu par l'administration fiscale comme un acte frauduleux qui peut vous coûter cher.

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Chargement de votre vidéo "Droit finances: Frais de repas" Lorsque vous optez pour la déduction des frais réels au lieu de la déduction forfaitaire pour l'envoi de votre déclaration de revenus, vous devez joindre à votre formulaire de déclaration d'impôt une lettre rédigée sur papier libre dans laquelle vous exprimez votre choix et détaillez la liste des frais engagés (repas, trajet... ). Démarches La lettre doit être adressée aux services des impôts avec votre formulaire de déclaration de revenus sur lequel vous aurez préalablement indiquer le montant des frais dans la case prévue à cet effet (cases 1AK à 1DK). Il n'est en revanche pas nécessaire de joindre les justificatifs de ces frais réels dans votre courrier envoyé aux impôts. Note de frais sans justificatif : Comment se faire rembourser ? - Mooncard. Mais vous devez néanmoins les conserver pendant trois ans pour prévenir toute contestation de la part du fisc. Exemple Je soussigné(e) (nom, prénom), demeurant au (adresse) et exerçant la profession de (profession), déclare choisir la déduction de mes frais réels pour ma déclaration de revenus (année).

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Quel est le formalisme d'une note de frais? Aucun formalisme particulier n'est prévu par la loi pour l'établissement des notes de frais. Sur la forme, chaque entreprise peut donc librement mettre en place son propre modèle de note de frais. Tableau Excel, logiciel note de frais… Vous trouverez facilement un exemple de note de frais qui vous convient. En revanche le contenu de la note de frais doit être détaillé avec soin: Date d'engagement de la dépense Nom du salarié concerné (la note de frais est nominative). Attestation sur l'honneur note de frais à télécharger - SAP Concur Francais. Descriptif de la mission Lieu du déplacement Description des frais par catégorie (repas, logement…) Montants engagés Indication de la TVA Joindre obligatoirement les factures et les différents justificatifs Comment s'organiser pour traiter les notes de frais de ses salariés? Le traitement des notes de frais par l'entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n'est prévu par la loi, l'entreprise devant juste respecter un délai "raisonnable".

Les enjeux de l'absence de pièces justificative Les dépenses professionnelles échappant aux cotisations sociales, elles sont surveillées de très près par l'Urssaf. Il est donc important de justifier toutes les dépenses professionnelles pour éviter les risques de redressement en cas de contrôle. Gardez vos papiers précieusement dans un dossier spécifique pour l'URSSAF. Attestation sur l honneur note de frais de deplacement. Nous le rappelons, un justificatif de dépense doit être archivé pour une durée minimale de 10 ans. En cas de contrôle, tous les documents nécessaires à la justification d'une dépense et d'un remboursement doivent être disponibles. Si des frais d'entreprise ne peuvent être justifiés, l'employeur risque un redressement fiscal en cas de contrôle. Pour en savoir plus sur l'archivage et notamment l'archivage numérique à valeur probante, rendez-vous sur notre article de blog à ce sujet. 36% des redressements de l'Urssaf sont dus aux frais professionnels. Le détail des justificatifs est demandé dans le cadre du remboursement des notes de frais au réel.