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Les étapes suivantes vous aident à préparer au mieux la rédaction de votre cahier des charges. Étape n° 1: décrire la situation existante Pour rédiger cette partie, menez un audit de l'existant au sein de votre entreprise: Quelle est la structure du service RH? Quels métiers et fonctions le composent? Quel est le système de gestion des ressources humaines ou outils RH utilisés? Quelles sont les pratiques, activités et processus en place? Quel est le type de contrat traité et son volume? etc. Donnez une vision d'ensemble de l'environnement de l'entreprise, et indiquez à ce moment ce qui fonctionne bien, ce qui ne va plus, et les changements qui doivent être apportés. Cela permettra aux éditeurs consultés de proposer une solution SIRH personnalisée et paramétrée au plus près de vos besoins. Étape n° 2: délimiter le périmètre du projet SIRH Une fois que vous avez décrit le contexte, listez ce qui est attendu de votre futur SIRH: Quels processus souhaitez-vous digitaliser? Quelles exigences légales devra-t-il impérativement respecter (exemple: RGPD)?
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Le respect du planning est primordial pour la mise en place du projet SIRH. Il est important de prévoir les différentes étapes de conception du cahier des charges: des consultations à la stabilisation du système, en passant par les phases de réalisation et de livraison. En sachant que les étapes de recettage et le transfert des données RH sont des points sensibles qu'il faudra surveiller avec vigilance. Le deuxième point important est la définition du budget dans le cahier des charges. L'installation d'un SIRH demande un certain coût, qui varie selon les modules à déployer, les ressources externes nécessaires et le planning prévisionnel. Il faut préciser qu'un SIRH s'affirme comme un véritable investissement. Sa mise en place a donc pour objectif d' améliorer les processus métiers et de traiter davantage de données au sein d'une interface unique. Composer l'équipe projet SIRH La réussite de la mise en place d'un SIRH dépend de la composition de l'équipe dédiée. Celle-ci doit être pilotée par un chef de projet (PMO – Project Management Office) capable de diriger les ressources en interne, piloter le budget et le planning et communiquer efficacement avec les prestataires du projet.
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Les pré-requis techniques flux du SIRH reprise de données 4. Le déploiement du projet calendrier du projet formation et gestion du changement
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Pour synthétiser, le SIRH permet de réduire les charges et contraintes de gestion, de disposer d'une vision complète à toutes les échelles (géographique, individuelle, départementale, fonctionnelle…), de limiter ou d'anticiper des risques d'une grande diversité (de la conformité des déclarations sociales pour chaque pays à la gestion de la pénibilité ou à l'évolution individuelle de jeunes salariés), et de disposer pour ses besoins et ceux de la direction de l'entreprise d'indicateurs, de tableaux de bord et d'outils de simulation. Pour mener à bien un projet SIRH, un audit des besoins, des processus et des outils de gestion existants est souvent un préalable indispensable. Il faut identifier et intégrer les nouveaux points à développer, les dysfonctionnements, l'usage réel… L'essentiel étant de garder à l'esprit le projet dans sa globalité. Autre élément important: faire en sorte que le projet mobilise l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise, et pas uniquement la DRH. Ceci est d'autant plus vrai que le SIRH s'intègrera dans le système d'information global de l'entreprise.
Cela vous permettra de définir l'installation ( SaaS ou Licence) à privilégier, les protocoles techniques à respecter et les potentiels recrutements à prévoir. Constituer une équipe en charge du projet: il est très important pour cadrer votre projet de définir une équipe en charge du projet SIRH. Chaque membre de l'équipe doit avoir des missions bien définies pour éviter les confusions et faciliter la communication. Bien souvent, l'équipe est constituée d'un chef de projets, d'experts métiers, d'experts techniques, des utilisateurs et du service communication. Définir le budget: dès le début du projet, définissez et validez une enveloppe budgétaire avec votre DAF. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et un ralentissement de votre projet. Vous étudierez également les différents modes de financement (aides, lots etc). Cette information pourra ensuite être communiquée à toutes les parties prenantes du projet (service financier, direction etc. ). Déterminer le calendrier du projet: il est primordial de définir un planning de livraison de votre projet SIRH.
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