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Une fois que vous avez défini votre objectif principal, il est temps d'identifier les ressources financières indispensables à la mise en place et au succès de votre soirée de gala. Demandez-vous en premier lieu de quoi est constitué votre capital, qui peut être constitué…D' une partie des ressources financières de l'entreprise dans le cadre d'une soirée liée à une société ou des fonds personnels et associatifs dont vous disposez dans le cadre d'un happening caritatif. D'une aide extérieure, particulièrement si votre événement a pour but d'aider une association. Un(e) « mécène » peut participer à la construction du capital. Fidéliser ses clients en organisant une soirée évènementielle : le bon plan !. Cet argent peut aussi venir, selon les cas, de la commune, d'une banque tenant à travailler son image par le biais de ses participations financières, etc. Selon l'ampleur et le type de l'événement, les ressources peuvent partiellement venir des revenus liés au sponsoring. En effet, les recettes publicitaires peuvent constituer une ressource financière majeure dans le cadre d'un budget d'organisation de soirée de gala.
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L'organisation d'une soirée est un bon moyen de remercier vos clients pour leur fidélité. Mais bien les recevoir suppose certaines règles à respecter. Mardi, 18 heures, dans le vieux Lille. L'agence Génération Voyages (Afat Voyages) n'est plus la même. Bureaux et ordinateurs ont rejoint la réserve, pour céder la place aux tableaux d'un peintre régional et à des sculptures, une vraie galerie d'art. Pour 500 invitations, 180 clients ont fait le déplacement. Buffet soigné et Champagne accompagnent la soirée. Il est difficile de trouver de nouveaux clients. Alors, il faut choyer les plus fidèles et les surprendre, explique Jean-Luc Dufrenne, le patron de l'agence, qui organise trois manifestations de ce genre par an et affiche un taux de fidélité de 40%. Réussir une soirée suppose de respecter certaines règles. Comment organiser une soiree bénéfices. D'abord, anticiper l'événement plusieurs mois à l'avance pour ne pas être limité dans le choix des prestataires. A moins de 80 E par personne, difficile d'offrir une prestation irréprochable, même si un budget colossal n'est pas forcément le gage de réussite, constate Gérald Grégot, de l'agence événementielle Médiane Organisation à Toulouse.
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Il faudra aussi régler les charges liées à l'électricité, à l'eau, éventuellement au gaz – d'où l'importance d'être prudent « pendant ». Comment organiser une soiree benefice film. La plupart de ces dépenses suivant le gala peuvent (et doivent) être anticipées, mais pensez à prévoir une marge: certaines urgences (par exemple l'intervention d'un plombier) risquent vite de peser dans la balance financière. Il faut aussi tenir compte des dépenses liées au nettoyage, à d'éventuelles réparations – souscrire à certaines assurances peut d'ailleurs prévenir l'irruption de charges assommantes. Un budget adapté Il est nécessaire de garder à l'esprit la balance gain/pertes tout au long de votre planification budgétaire; c'est d'ailleurs une évidence pour tout investissement. Là où organiser une soirée de gala peut s'avérer particulièrement périlleux, c'est au niveau de la m ultiplicité des sources de recette et des charges: n'hésitez pas à faire relire et valider le projet par des tiers (idéalement au fait des préoccupations en jeu) afin d'éviter la confusion.
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