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Quels sont les 5 manquements les plus souvent rencontrés et les bonnes pratiques à adopter? Une série de contrôles réalisés récemment par la CNIL a permis de mettre en évidence la récurrence de certains manquements. La CNIL souhaite donc rappeler les mauvaises pratiques détectées en précisant les mesures pouvant être mises en œuvre pour les éviter. Une collecte systématique des données sensibles ou des données relatives à des infractions, condamnations et mesures de sûreté. Or, ces données ne doivent en principe être collectées que lorsqu'elles sont indispensables pour le suivi de la personne concernée. Calaméo - Le maire et la prévention de la délinquance - Guide pratique. Par exemple, pour l'examen de la situation d'un mineur condamné à effectuer des travaux d'intérêt général, le motif de la condamnation n'est pas nécessaire à la mise en œuvre du suivi. Les bonnes pratiques à adopter: S'assurer de la stricte nécessité de collecter chaque catégorie de donnée au vu des objectifs du suivi. L'insertion des champs « motif du signalement » ou des zones de commentaire libre dans les fiches de suivi sans en contrôler strictement le contenu.
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Une conservation des fiches individuelles ou collectives de suivi sans limite de temps, alors que les données ne doivent être conservées que le temps strictement nécessaire au suivi de la personne concernée. Définir des durées de conservation strictes, le cas échéant avec des mécanismes de purge automatique. La gestion des durées de conservation peut être facilitée en proscrivant le recours à des fichiers collectif de suivi, les fiches individuelles de suivi permettant d'avoir une politique fine de gestion des durées de conservation en indiquant dans ces fiches les dates de fin de suivi. Après la fin du suivi, les données peuvent être archivées avec des restrictions d'accès, pendant 3 ans maximum. Une absence d'information des personnes concernées du traitement de leurs données. Le maire et la prévention de la délinquance guide pratique 2019. Or, les personnes doivent être informées du traitement de leurs données aux fins de prévention de la délinquance. Prévoir un double niveau d' information des personnes, collective et individualisée. Le site web de la mairie peut ainsi intégrer une rubrique spécifique aux dispositifs de prévention de la délinquance qui informe de façon collective les administrés de l'existence de traitements de données à caractère personnel aux fins de prévention de la délinquance.
L'usage de champs libres favorise la collecte excessive de données. Par exemple, il a été constaté que les champs « motifs du signalement » entraînent parfois l'insertion de données issues de fichiers de police comme le Traitement d'antécédents judiciaires (TAJ) alors que la communication de tels éléments est limitée, dans les textes, à certaines personnes. La CNIL a également constaté, dans certains cas, des commentaires purement subjectifs ou inappropriés. Privilégier les fiches individuelles de suivi aux fichiers collectifs de suivi (du type tableur), en déterminant un format unique de fiche individuelle de suivi. Ces fiches de suivi doivent être conçues pour minimiser la collecte d'information. Le maire et la prévention de la délinquance - Guide. Le recours à des cases à cocher avec une liste de choix prédéfinis concernant l'origine du signalement (police nationale, bailleurs sociaux, établissement scolaire…) plutôt que des zones de commentaire libre est une bonne pratique à adopter. Lorsque le recours à des zones de commentaire libre est nécessaire, le contenu de ces champs doit être strictement contrôlé, avec rappel régulier des consignes aux personnes chargées de les remplir.
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