Digitalisation Du Conseil D'Administration : Pourquoi Et Comment ? | Diligent / Maison À Vendre Bethoncourt

Centraliser les informations sur vos sociétés Une des premières étapes importantes pour digitaliser son juridique corporate est de centraliser les informations sur la société, sa gouvernance et ses actionnaires dans une base de données. En théorie de simples fichiers Excel suffisent, mais en pratique l'utilisation de ces fichiers devient très fastidieuse lorsque de nombreuses personnes doivent les utiliser. Digitalisation du conseil d'administration : pourquoi et comment ? | Diligent. Des logiciels de gestion corporate offrent la possibilité de créer simplement ces bases de données, de les mettre à jour. Automatiser la création des documents courants A partir de cette base de données, on peut créer des modèles en vue de générer les documents juridiques. L'intérêt est d'avoir des documents avec des données à jour. On a constaté en 2018, que la pratique la plus courante pour créer un document juridique est de reprendre une version précédente et de la modifier. Le problème de cette pratique est le risque important de coquilles; par exemple oublier de mettre à jour l'entête qui comportera un mauvais capital social.

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(extrait de l'étude "Transformation digitale de la fonction juridique") L'étude avance plusieurs explications pour expliquer ce décalage: « le digital et la philosophie de partage qu'il porte ne sont pas encore bien ancrés au sein des directions juridiques », ou « encore es répondants ne conçoivent pas en pratique comment intégrer du digital dans leur méthodologie et leurs process ». Il peut également venir du fait que « les chantiers de transformation prennent du temps et requièrent un soutien fort de la part de la direction qui n'a pas encore été obtenu ou sollicité », ou que du fait que les technologies sont récentes, « les directions juridiques n'ont donc généralement pas la visibilité souhaitée sur les solutions existantes ». Les directions juridiques n'utilisent pas tout le potentiel des outils digitaux: Sur le contract management, seuls 3% des répondants ont entièrement dématérialisé leurs contrats et disposent d'un processus de signature électronique et 8% disposent d'un logiciel déployé au niveau de l'entreprise.

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L'étude révèle aussi que 2019 sera « l'année de la bascule vers l'intelligence artificielle », et notamment du machine learning et du natural language processing. Deux outils en lien avec cette technologie semblent particulièrement intéresser les directions juridiques: la rédaction automatisée de contrats, et le chatbot. Cette perspective de transformation des directions juridiques a également un impact sur les partenaires externes: 24% des répondants déclarent ainsi que l'utilisation des legaltech est un facteur important dans le choix de leurs cabinets d'avocats. Impalact, le logiciel web de secretariat juridique intelligent et convivial. Enfin, 89% estiment que la formation des juristes doit évoluer, que ce soit pour apprendre à maîtriser ces nouveaux outils, ou pour prendre en compte la gestion de projet, aujourd'hui nécessaire dans le métier de juriste et pourtant encore trop absente des cursus universitaires. Le facteur humain, élément incontournable de la digitalisation des directions juridiques. Si la question de l'avancée des technologies et des offres a évidemment une place dans la progression de la digitalisation, le paradigme le plus important reste qu'une telle transformation nécessite une « refonte complète de la stratégie opérationnelle et de l'humain, souligne Olivier Chaduteau, managing partner chez Day One.

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