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L'ensemble des documents comptables doit par ailleurs être accessible aux copropriétaires pour davantage de transparence. A qui s'appliquent ces règles? Toutes les copropriétés sont concernées par ces règles et doivent les appliquer à l'exception toutefois des petites copropriétés de moins de 10 lots dont le budget prévisionnel ne dépasse pas 15 000 euros. Cette exception est formalisée à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965: « Toutefois, un syndicat comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros, n'est pas tenu à une comptabilité en partie double; ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice ». La comptabilité du syndic n'est, elle, pas soumise aux nouvelles règles fixées pour les syndicats de copropriétaires. Y échappent également celles des unions de syndicats et des associations syndicales de copropriétaires, qui peuvent toutefois décider de s'y conformer si elles le souhaitent.
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» Les syndics en ligne sont intéressants pour les petites copropriétés qui n'arrivent pas à être gérées de façon classique , dit David Rodrigues, de l'association de consommateurs CLCV. Pas encore rentables Bellman, qui gère environ 500 copropriétés, a fait interroger des copropriétaires pour une étude: 45% d'entre eux évaluent entre 0 et 6 sur 10 leur satisfaction vis-à-vis de leur syndic. Les poids lourds du secteur, eux, tentent de s'adapter. Foncia met ainsi la touche finale à une application pour smartphone de gestion de syndic. Je pense qu'il y a de la place pour tout le monde, mais la plus-value, elle est quand même liée à un professionnel en chair et en os , défend Danielle Dubrac, présidente de l'Union des professionnels de l'immobilier (Unis). Si le modèle économique (des nouveaux acteurs) n'est pas rentable, il peut y avoir une obsolescence très rapide de ces néo-acteurs ». Ni Bellman ni Matera ne sont actuellement bénéficiaires.
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Une comptabilité en partie double La comptabilité des copropriétés fonctionne selon le principe de la partie double selon lequel à chaque emploi correspond une ressource. Une nomenclature de compte La saisie des écritures nécessite l'utilisation d'une nomenclature précise des comptes, c'est à dire une classification précise et ordonnée. Cette nomenclature ressemble beaucoup à la classification du plan comptable général utilisé pour la comptabilité des entreprises.
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Article mis à jour le 22 février 2017 Sujet sensible et parfois complexe, tenir la comptabilité dans une copropriété est obligatoire. Contrairement à ce que l'on peut penser, c'est le syndicat de copropriétés et non le syndic qui est responsable de la comptabilité. 3 choses à savoir sur la comptabilité dans une copropriété. Le compte bancaire séparé Depuis le 26 mars 2015, chaque syndicat des copropriétaires a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire séparé et en son nom. En règle générale, il mandate le syndic de copropriété en son nom qui ouvrira le compte bancaire. Le syndicat des copropriétaires ne peut pas faire pression sur le choix de l'établissement bancaire, il doit s'y plier. A compte de 2017, les versements au titre du fonds de travaux doivent faire l'objet d'un compte bancaire séparé et appartiennent au syndicat de copropriétaires, la réserve spéciaux pour les travaux futurs non encore voté est supprimée. En cas de vente d'un lot, le vendeur ne peut récupérer les sommes versées.
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Dans ce cadre, nous veillons à la conservation de la copropriété et nous faisons effectuer toutes les réparations nécessaires à son usage normal ainsi qu'à son bon fonctionnement. Pour les petites réparations, nous pouvons les effectuer de notre propre chef, mais toujours après avoir reçu l'avis du conseil syndical. De plus, toutes les factures seront présentées au conseil syndical afin qu'il puisse les valider. En revanche, les gros travaux devront faire l'objet d'un vote lors de l'assemblée générale de copropriété ordinaire ou extraordinaire si nécessaire. Nous pouvons également intégralement gérer le personnel de la copropriété, tâche pour laquelle nous sommes spécialisés. Nous gérons les activités du personnel et contrôlons que les tâches attribuées sont correctement effectuées. Nous nous chargeons également des assurances ainsi que la gestion des contrats indispensables au bon fonctionnement de l'immeuble tels que ceux concernant: La fourniture d'eau, La fourniture de gaz et d'électricité, L'entretien de la chaudière, La maintenance de l'ascenseur.
Les principes de la comptabilité des copropriétés La comptabilité que doit tenir le syndic pour le syndicat des copropriétaires repose sur de grands principes fondamentaux: Une comptabilité d'engagement La reforme a entrainé le passage d'une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d'engagement. Cela signifie que les charges sont prises en comptes dès leur « engagement », c'est à dire dès la décision ou l'acte qui leur donne naissance juridiquement. Alors que la comptabilité de trésorerie ne comptabilise les dépenses que lorsqu'elles sont payées, la comptabilité d'engagement les prend en compte sans attendre leur règlement. C'est ce que précise l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 13 juillet 2006: « les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic, indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement ». Cette approche permet d'obtenir dès la clôture de l'exercice une photographie plus juste et plus réaliste de la situation financière exacte de la copropriété.
Pour cela, tous les documents de la copropriété lui sont accessibles. Toutefois, tout copropriétaire peut également une fois par an effectuer lui-même des vérifications en se rendant chez le syndic.
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