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La seule contrainte est le temps que vous passez à: établir le planning de congés et le mettre à jour; calculer les droits à congés; vérifier que les salariés ont assez de jours avant de valider les demandes de congés; relancer les managers pour qu'ils les approuvent; répondre aux traditionnelles questions: combien de jours de congés je peux poser au printemps? ; décompter les titres restaurant si toutefois vous en distribuez; décompter les CP/RTT pour la paie du mois en cours et régulariser celle du mois dernier; alerter sur la fin de période de consommation; et on ne parle pas des congés spéciaux… La rigueur est de mise mais vous n'êtes toutefois pas à l'abri d'une erreur de copier-coller ou d'une saisie malencontreuse. Peut-on gérer efficacement les congés des collaborateurs avec un fichier Excel? Compte tenu du temps nécessaire pour assurer la bonne gestion des congés, qui ne représente somme toute qu'une partie des tâches administratives, se pose donc la question de savoir si la gestion des congés sur Excel est suffisamment efficace.
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Une organisation à mettre en œuvre Tout l'art de la bonne gestion des absences réside dans l'organisation de chaque service au sein de l'entreprise. Chaque personne doit disposer d'un remplaçant capable de le suppléer au moins partiellement en cas d'absence. Ce n'est pas forcément évident, notamment dans les PME où certaines personnes occupent parfois plusieurs fonctions. Mais dans la mesure du possible, chaque tâche doit pouvoir être accomplie par plusieurs salariés de l'entreprise. Sinon, vous risquez de vous retrouver en difficulté en cas d'absence imprévue. gestion des congés maladies – Photo de Andrea Piacquadio provenant de Pexels Attention aux absences imprévues Et il faut savoir que ce type d'absence peut survenir du jour au lendemain et pour une durée parfois longue: arrêt maladie, incapacité temporaire ou congé pour événement familial. Dans une telle situation, vous devrez réagir immédiatement. C'est pour cela qu'il est important de ne pas laisser reposer sur une seule personne trop de projets ou de procédures.
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Au-delà de son aspect chronophage (et donc inefficace par nature), la gestion des congés sur Excel a des répercussions qui dépassent le cadre RH. En premier lieu et ligne: les collaborateurs eux-mêmes. Pour remplir l'Excel en question, vos salariés doivent nécessairement informer de leurs souhaits de congés. Demande mail (pire, papier) au manager, réponse favorable, puis transfert au RH qui approuve en dernier lieu la requête 2, 3, 5 jours après? On a vu mieux en matière d'expérience collaborateur. Même constat côté managers qui ont besoin d'une vue en temps réel des équipes présentes et qu'un planning de congés sur Excel ne saurait leur apporter. Si vous n'en démordez pas, voici comment faire un planning de congés sur Excel Pour un planning de congés basique: Saisissez en colonne le nom de tous les collaborateurs et en ligne le calendrier à la semaine (assurez-vous de faire apparaître les samedis si vous êtes en jours ouvrables). Personnalisez la mise en forme de vos cellules correspondant au type d'absence: CP pour congés payés, CS pour congés spéciaux, RTT pour les RTT, etc. Pensez à activer la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les jours chômés, non travaillés, fériés… Vous pouvez également afficher les jours ouvrés/ouvrables grâce au marquage.
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De cette manière, elles s'assurent de continuer à offrir un service de qualité. Certaines organisations fixent aussi un nombre maximum de semaines de vacances consécutives afin de permettre à tous les membres de l'équipe de se reposer. Disons-le, il serait injuste qu'un employé prenne un mois de vacances en plein été alors que sa collègue, avec moins d'ancienneté, ne peut pas prendre plus d'une semaine parce qu'elle doit compenser les absences des autres. Notre meilleur conseil: oubliez les règles trop contraignantes. Rappelez-vous, pour qu'une relation employeur-employé soit durable, elle doit être gagnante-gagnante. Si vos employés sont toujours mécontents de ne pas pouvoir prendre de vacances quand ils le souhaitent, ils iront trouver un emploi qui le leur permet. Une fois les règles de base établies, il sera plus facile de gérer les différentes demandes de congés. Soyez flexible et compréhensif Il n'existe pas de règles universelles, chaque entreprise a ses particularités. Adoptez une politique de vacances à votre image et ajustez-la au besoin.
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La même règle s'applique lorsque le décompte se fait en jours ouvrés. La Cour de cassation a en effet rappelé récemment que le décompte des droits à absence en jours ouvrés se fait sur les jours habituellement ouvrés dans l'établissement, et non sur les seuls jours ouvrés qui auraient été travaillés par le salarié concerné, s'il avait été présent. On déduit donc un jour ouvré de congé pour chaque journée d'absence, sans tenir compte des jours non travaillés par le salarié. Les juges précisent toutefois qu'un accord collectif peut prévoir un autre mode d'acquisition et de décompte des droits à congés payés annuels en jours ouvrés, sous réserve que cet accord ne soit pas discriminatoire (par rapport aux salariés à temps plein). Par exemple, il est possible de prévoir que les jours acquis sont réduits à proportion du temps de travail mais qu'en parallèle, les jours de congés ne sont imputés que sur les jours travaillés par le salarié à temps partiel. Pour toutes vos questions concernant le statut des salariés à temps partiel (rémunération, durée minimale d'activité, etc. ), les Editions Tissot vous conseillent la documentation « Tissot Social Entreprise ».
La sélection d'une langue déclenchera automatiquement la traduction du contenu de la page. Publié le 18 mai 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) Crédits: © PUNTOSTUDIOFOTO Lda - Adobe Stock Vous êtes salarié du secteur privé? S'il vous reste des congés acquis au titre de la période allant du 1 er juin 2020 au 31 mai 2021, vous devez les prendre avant le 31 mai 2022. Si vous souhaitez les reporter, c'est possible mais seulement avec l'accord de votre employeur. Les congés payés sont acquis au rythme de 2, 5 jours ouvrables par mois de travail effectif, au cours d'une période de référence fixée du 1 er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours, selon le droit commun. En principe, ils doivent être pris avant le 31 mai de l'année suivant cette période. Exemple: s'il vous reste des congés acquis au titre de la période allant du 1 er juin 2020 au 31 mai 2021, vous devez les prendre avant le 31 mai de cette année 2022. Un accord collectif (d'entreprise ou de branche) peut prévoir une période de référence différente, du 1 er janvier au 31 décembre par exemple, ou du 1 er avril au 31 mars pour les secteurs du BTP ou du spectacle.
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