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Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d'archives Le Réseau des services d'archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d'entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l'intention des gestionnaires d'entreprises, s'adresse aussi à tout centre d'archives. Il comprend toute l'information requise pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives. Guide de gestion des archives d entreprises pdf free. Richement illustré, ce guide pratique a pour objectif d'aider les organismes, quelle que soit leur taille, à préserver et à mettre en valeur leur patrimoine. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le programme de gestion des documents et des archives suggéré dans ce guide en tireront de nombreux bénéfices: accès facilité aux données, efficacité administrative accrue à tous les paliers de l'organisation et pérennité assurée de l'image de marque. Le contenu et la facture graphique de cet outil pratique, d'abord édité par le RAQ en 2003, ont fait l'objet d'une mise à jour exhaustive.
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Vous savez ce qu'il vous reste à faire! Lire aussi: Vous cherchez un local pour stocker vos archives?
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Cela signifie que les clients peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin plus rapidement et plus facilement, ce qui se traduit par une meilleure expérience globale. Le DAM d'entreprise peut aider les organisations à gérer et à partager des actifs numériques en toute sécurité, ce qui en fait un outil puissant pour les entreprises. Envisagez de mettre en œuvre une solution DAM d'entreprise si vous cherchez un moyen de rationaliser votre processus de gestion des actifs ou si vous souhaitez simplement trouver un meilleur moyen de stocker et de partager les photos, vidéos et autres fichiers de votre entreprise.. Guide de gestion des archives d’entreprises | Réseau des services d'archives du Québec. Si vous aimez le contenu, nous apprécierions votre soutien en nous offrant un café. Merci beaucoup pour votre visite et votre soutien.
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Répondre à ces exigences représente un défi et il est conseillé d'utiliser des outils supplémentaires. Par exemple, un logiciel d'archivage correspondant permet de déterminer exactement quels messages sont archivés et lesquels ne le sont pas. De plus, chaque processus peut être automatiquement enregistré à la suite d'une configuration adaptée et d'un classement paramétrable. Il est important de faire attention à la certification si vous utilisez un tel logiciel complémentaire et plus particulièrement à la norme française NF Z42-013 (désormais norme internationale ISO 14641-1) sur l'archive électronique. Enfin, la sécurité au niveau juridique n'est pas le seul avantage offert par ces programmes. Les courriers électroniques archivés par un système performant peuvent aussi être récupérés à tout moment et surtout recherchés. RRGA - Guide de gestion des archives d'entreprises. Le logiciel peut ainsi être particulièrement pratique si vous avez besoin de trouver rapidement des informations sur une opération commerciale à une date ultérieure. Articles similaires Qu'est-ce qu'un reçu?
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L'objectif du record management d'une entreprise est donc d'aider à rendre les documents accessibles à la fois pour les opérations commerciales mais aussi les audits. Les tableurs constituent un excellent moyen de savoir où les documents sont archivés et de nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent cette méthode. Pour les grandes entreprises néanmoins, les suites logicielles de gestion des documents sont plus appropriées, y compris un logiciel comptable intégré. Archivage d'emails Ne perdez plus aucun email! Avec IONOS, vous pouvez activer l'archivage automatique de vos emails en seulement quelques clics. Le Guide de gestion des archives d'entreprises | Bibliographie francophone sur l’archivistique. Archivage automatique Data centers européens Protection maximale Afin de protéger votre vie privée, la vidéo ne se chargera qu'après votre clic. La norme ISO 15489 Pour de nombreuses entreprises, il ne s'agit pas simplement de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives; il s'agit surtout de suivre la norme internationale ISO 15489. Toutefois, cette norme venant de l'anglais, elle comporte de nombreuses ambiguïtés.
Bien qu'il ne soit pas obligatoire de suivre la norme ISO 15489, il existe des périodes de conservation des documents spécifiques en France qui doivent être respectées. Le site fait un bon résumé des délais d'archivage requis pour les documents d'entreprise, avec en référence les articles du Code Civil, Code de commerce ou autres. Records management: l'archivage des emails Les emails peuvent (mais pas nécessairement) être considérés comme des documents commerciaux. Selon le contenu du courriel, des règles spécifiques s'appliquent. Guide de gestion des archives d entreprises pdf 2018. C'est pourquoi {{les entreprises doivent tenir compte de l' archivage d'email, notamment lors de l'exécution d'une transaction commerciale par courrier électronique. D'après l'article L. 123-22 du Code de commerce, tout contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros) doit être conservé sur une durée de 10 ans à partir de la livraison ou bien de la prestation. Ainsi, les mails envoyés – avec leurs pièces jointes – doivent être correctement archivés sur la durée et protégés de toute manipulation (les rendre infalsifiables).
Gain de temps et d'argent Les actifs bien gérés sont faciles à trouver et peuvent être rapidement réutilisés ou réaffectés au lieu d'être recréés à partir de zéro. Cela peut économiser beaucoup de temps et d'efforts, en particulier pour les organisations disposant de grandes bibliothèques de ressources numériques. Le DAM peut aider à réduire les coûts de stockage en réduisant la duplication et en veillant à ce que seuls les actifs les plus à jour et les plus pertinents soient conservés. Lire: Quelles sont les menaces de cybersécurité les plus courantes que votre entreprise pourrait rencontrer Collaboration simplifiée Avec un système DAM, tout le monde dans l'organisation peut facilement accéder et partager des actifs numériques, éliminant ainsi le besoin de plusieurs versions de fichiers flottant. Guide de gestion des archives d entreprises pdf du. Cela permet de gagner du temps et de réduire la frustration, mais cela permet également de s'assurer que tout le monde travaille avec la version la plus récente de l'actif. Les systèmes DAM permettent de suivre facilement les modifications et de voir qui a accédé à quels actifs, ce qui permet de tenir facilement les membres de l'équipe responsables de leur travail.
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