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Wednesday, 10 July 2024

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Des programmateurs mettent au point des systèmes qui condensent tous les grands ouvrages en petits fascicules de cinq pages pour les mettre « à la portée de tous ». Ainsi, tout semble tendre à la disparition des bibliothèques. Ces écrins de savoir sont pourtant les figures de proue des archives. Elles font partie de ces lieux qui donnent envie de savoir, d'apprendre, de découvrir. Pour peu, on les croirait dotées d'une âme: elles respirent la force tranquille qui passe le temps et transmet le flambeau. Question du C2i : Quel est l'intérêt de créer une archive de fichiers ?. La sérénité et la plénitude qui s'y imposent naturellement marquent le respect qui leur est dû. L'illusion actuelle est de croire que toute connaissance se retrouve grâce aux technologies modernes et que les archives entrepreneuriales n'ont plus lieu d'être. Il est certain que le déploiement des nouvelles technologies a entraîné le développement de nouvelles compétences… dont celles qui permettent de falsifier très aisément un document. En outre, la probabilité d'aboutir à une bibliothèque numérique qui présente un état complet des collections est infime.

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C'est la GED qui sera l'outil clé de cette indexation.

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» C'est pourquoi il est fondamental que les solutions d'archivage électronique puissent répondre à la singularité des besoins des entreprises. Ces besoins peuvent être très différents en fonction du type de structure, du secteur d'activité, et de la typologie de documents à archiver. 3 - Simplifier l'accès à vos archives Chaque entreprise a l'obligation légale de conserver certains documents comme les bulletins de paie, les factures, les contrats... Ces documents sont souvent répartis dans plusieurs services distincts, ce qui ralentit considérablement leur accès en cas de besoin. Quels sont les avantages de l'archivage physique pour une entreprise ?. Bien que les systèmes d'archivages électroniques soient différents des solutions de gestion électronique de documents, leur mise en place doit permettre de faciliter l'accès aux archives. Vous pouvez ainsi produire rapidement un document indispensable à un contrôle administratif, un audit, ou bien encore redémarrer votre activité sans encombre après un sinistre (pour rappel 80% des entreprises non protégées déposent le bilan après un sinistre).

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Associée à une gouvernance de l'information, l'attribution d'un statut d'archive va garantir l'unicité du document. Réduction des temps de recherche La mauvaise gestion des archives est souvent responsable de nombreuses difficultés à retrouver un document. La numérisation et la garantie associée de trouver le bon document vont grandement faciliter les recherches documentaires. Quelle que soit l'implantation, multi sites ou pas, ou même la localisation des bureaux, le document numérique sera accessible à travers l'intranet de l'entreprise ou une application de GED ou de gestion de contenu. La recherche d'une fiche de paie archivée pour un collaborateur qui a changé de service et de fonction par exemple se fera en quelques clics quand il fallait auparavant téléphoner et attendre quelques heures, voire plus longtemps quand ces documents avaient été envoyés chez un tiers archiveur. Avantage d une archive du. DRH et de services financiers trouvent ainsi un avantage indéniable à l'archivage numérique des fiches de paie et des dossiers collaborateurs.

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L'idéal serait d'avoir un employé à la fois expérimenté et formé en matière d'archivage. Pour finir, les types d'inventaire des archives doivent être pris en compte dans la mise en place d'une méthode d'inventaire des archives au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Navigation de l'article

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Déléguer ses documents à une société de tiers-archivage devient un procédé courant, avec de multiples avantages; encore faut-il que cette nouvelle solution de gestion aussi intéressante soit-elle, convienne bien aux attentes réelles de l'entreprise. Il ressort également que le prestataire externe de gestion d'archive satisfasse à un certain nombre de critères: Conserver en bonne qualité les documents versés Pouvoir pleinement les restituer Les garder en toute sécurité et confidentialité Assurer leur plénière traçabilité DEVIS ARCHIVAGE

Les archives témoignent du passé. Elles apportent la preuve, l'explication et la justification à la fois des actions passées et des décisions actuelles. Les archives permettent à la société de jouer toute une gamme de rôles, et aux communautés civilisées de s'enraciner et de se développer, en favorisant la recherche et l'éducation, en offrant des sources de loisir, mais aussi en protégeant les droits de l'homme et en affermissant les identités. Les archives sont des traces uniques et contemporaines des activités, de telle sorte que leur perte est irremplaçable. Ce n'est qu'en garantissant l'identification, la conservation et une large ouverture que le rôle vital des archives peut être pleinement mis en œuvre au bénéfice de l'humanité. Les archives: clé d'une bonne gouvernance Un bon archivage ne consiste pas seulement à conserver des archives pour l'histoire et la recherche. Les archives sont essentielles pour la bonne gouvernance. Avantage d une archive de la. Grâce à elles, les gouvernements peuvent rendre des comptes et démontrer leur capacité à promouvoir la démocratie.