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4 - Optimiser son système d'archivage électronique Pour toutes les raisons ci-dessus, l'archivage électronique requiert une certaine maîtrise afin d'être efficace et simple d'utilisation. De nombreuses entreprises cherchent depuis quelques années à mettre en place elles-mêmes ce type de solutions. Le résultat est souvent sans appel: fichiers numériques difficilement accessibles, systèmes de tri complexes, processus de numérisation non contrôlés et fichiers manquants... Cependant rien n'est perdu, il est toujours possible d'optimiser un système d'archivage électronique afin de le rendre plus performant et ainsi stopper le gaspillage du temps de travail de vos collaborateurs. Grâce à des outils de dématérialisation spécialisés et les conseils d'experts, il est possible de fluidifier son archivage et de contrôler les flux documentaires dans le but de profiter de tous les avantages de l'archivage électronique. Avantage d'une archive pix. 5 - Stocker et détruire les documents Concernant le délai de conservation des documents, l'archivage électronique répond aux mêmes législations que l'archivage classique.
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Un procédé informatisé permettant d'organiser et de gérer les informations et documents au sein de l'entreprise. L'archivage électronique impose discipline et vigilance: Il faut accompagner, encadrer et former le personnel pour intégrer cette nouvelle organisation de gestion des documents. Mieux vaut utiliser un matériel performant et modulable. Ce qui implique un coût à l'achat comme en frais d'entretien. Le stockage des archives numériques doit être effectué dans un environnement propre et bien aéré. Cette précaution permet de prévenir la détérioration des supports physiques sur lesquels sont enregistrées les données. Archives : Twitter propose à tous le téléchargement de ses messages. La sécurisation des données via un système d'archivage électronique interdisant toute modification ou suppression d'un document sécurisé. Le SAE permet de répondre à une obligation légale d'archivage et garantit la sécurité et l'intégrité de vos documents. De même qu'une bonne conservation dans la durée. Il répond, bien entendu, aux impératifs pratiques d'exploitation. La sécurité du réseau informatique de l'entreprise pour se prémunir de cyberattaques et éviter le vol, la modification ou la destruction des données.
Les entreprises produisent et archivent une quantité importante de documents. Cependant dans un souci de confidentialité et de respect de normes, celles-ci se doivent de détruire tous ces documents. Quels sont les avantages de la destruction d'archives pour une entreprise? Trouvez la réponse à cette préoccupation dans la suite de cet article. Question du C2i : Quels sont les avantages que procure la compression de fichiers ?. Destruction d'archives: les avantages pour une entreprise La destruction d'archives est le processus par lequel sont éliminés tous les documents dont la durée légale de conservation est dépassée. Il est indispensable pour une entreprise de détruire ses archives pour de nombreuses raisons. Respect de la législation La Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) oblige toute entreprise à respecter une durée légale de conservation de documents. Les entreprises doivent ainsi instaurer une stratégie de destruction des données à caractères personnels et confidentiels. Ainsi, la destruction d'archives reste une meilleure option, puisque la non-conformité à cette réglementation les expose à des sanctions.