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Tuesday, 3 September 2024
(En-tête) _____ (dénomination sociale de l'association) Association à but non lucratif de droit français régie par la loi du 1er juillet 1901 _____ (adresse du siège social) PROCÈS-VERBAL du conseil d'administration du _____ (date) Le _____ (date) à _____ (horaire), à _____ (adresse), s'est réuni le conseil d'administration ci-après relaté. Il a été établi une feuille de présence signée par chaque administrateur entrant en séance, ci-annexée. Le conseil d'administration désigne _____ (identité du président de séance), en qualité de président de séance et ______ (identité du secrétaire de séance), en qualité de secrétaire de séance. La feuille de présence est certifiée exacte et sincère par le président de séance et le secrétaire de séance. Procès verbal de conseil d administration d une entreprise. Le président de séance met à la disposition des administrateurs: – la feuille de présence certifiée exacte et sincère; – les pouvoirs des personnes représentées; – le projet de règlement intérieur de l'association. Puis il rappelle que le conseil d'administration est appelé à statuer sur l'ordre du jour suivant: – présentation, discussion et adoption du règlement intérieur; – nomination des membres du bureau; – fixation du montant des cotisations annuelles des membres; – pouvoirs.

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Pour conclure le document, n'oubliez pas la signature du secrétaire de séance après approbation du contenu par le président et secrétaire du conseil d'administration. Le suivi du conseil d'administration post-réunion L'étape finale de votre mission consiste à rédiger et transmettre la version définitive du PV de la réunion du conseil d'administration. Ce document officiel ne sera plus modifié. Il demande donc toute votre attention! Procès-verbal de réunion du conseil d'administration | CondoLegal. Bien que l'ensemble des membres du conseil d'administration porte la responsabilité des décisions, c'est bien le rédacteur du procès-verbal du conseil d'administration qui est garant de son contenu. Contenu Le procès-verbal final devra exprimer de manière claire le vote d'une résolution et la motivation à cette décision. Que ce soit pendant la séance ou lors de la rédaction finale, soyez à l'aise pour demander une précision aux participants de la réunion. Seule l'exactitude compte et personne ne se formalisera si vous demandez de l'aide. Ce suivi et cette précision ont d'autant plus de valeur que vous devrez porter à l'ordre du jour du prochain conseil d'administration les désaccords ou sujets restés en suspend.

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Cela définit la responsabilité des membres et améliore l'efficacité du travail. Mais attention! Le procès-verbal se limite à une description succincte des missions, et s'agissant de décisions déjà prise elles ne sont pas suivies d'un conseil à l'autre. Procès verbal de conseil d administration membres. Pour s'assurer de l'avancement des missions de chacun, vous devez envisager d'utiliser une plateforme de gestion de board tel que Digiboard, ce qui vous permettra de visualiser l'avancement de chacun dans la réalisation de ses tâches au fur et à mesure des réunions et ce jusqu'à leur achèvement. C'est aussi un outil factuel et efficace d'évaluation de ses membres. 2. Le procès-verba l maintient les membres absents informés Effectuer de longs examens avant chaque réunion est une perte de temps précieux pour tout le monde, cet examen peut être plus court si les membres qui étaient absents lors de la précédente réunion en lisent le procès-verbal. En lisant le procès-verbal de la réunion, ils comprendront la décision prise, les raisons de la décision et la façon dont tout le monde a voté, et enfin ils sauront sur quoi la discussion s'est arrêtée.

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Certains diront que si une discussion ou une décision prise lors de la réunion n'est pas dans le procès-verbal, et bien elle ne s'est pas produite… d'où l'importance d'avoir une bonne structure pour la prise des notes et la diffusion. Si vous avez été nommé Secrétaire du Conseil, la rédaction du procès-verbal sera probablement de votre responsabilité. Cela ne signifie pas que vous devrez prendre les notes: ce sont parfois les administrateurs qui les prennent à tour de rôle. Modèle de lettre : Procès verbal de réunion du conseil d’administration d’une société anonyme. Ces notes peuvent également être prises par un membre externe du conseil, avec des compétences dans ce domaine, permettant ainsi à tous les administrateurs de participer activement à la réunion. Le procès-verbal dans le conseil digitalisé Le procès-verbal de la réunion sera à l'ordre du jour et présenté à la réunion suivante pour l'approbation des administrateurs. Si des modifications sont apportées, la nouvelle version sera à examiner lors d'une réunion ultérieure. Lorsque le procès-verbal est préalablement partagé à travers un portail de gestion digitalisé, son approbation est faite sans perte de temps puisque les administrateurs peuvent faire part de leurs corrections en amont.

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Transparence Lors de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil, n'oubliez pas que les procès-verbaux des réunions seront distribués en interne et en externe. De nombreuses organisations du secteur public doivent être totalement transparentes et publier les documents du conseil d'administration et les procès-verbaux des réunions sur leurs sites Web. Pour le secrétaire du conseil d'administration, il peut être difficile de satisfaire aux exigences de rédaction d'un procès-verbal qui convienne tant au conseil et incluant des informations potentiellement sensibles, qu'au grand public. Procès verbal de conseil d'administration des entreprises. Accessibilité En plus de répondre à ces exigences, il est important que seul le personnel approprié ait accès aux procès-verbaux, documents et informations sensibles discutés lors du conseil d'administration. Certains documents doivent être distribués avec un accès limité ou un accès "en lecture seule". D'autres documents devraient être accessibles ou modifiables par plusieurs membres du conseil d'administration.

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