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À cheval entre le personnel d'encadrement (catégorie A) et le personnel d'exécution (catégorie C), le secrétaire administratif assure les fonctions dites d'application (connaissance et application des textes législatifs et réglementaires en vigueur). Collèges, universités, rectorats, mairies, régions, ministères... autant de lieux où il peut exercer. Comme dans le secteur privé, il gère l'organisation pratique du service auquel il est rattaché. Au quotidien, il prépare des circulaires, rédige des synthèses, diffuse des documents. Le secrétaire administratif peut avoir des missions plus larges selon son affectation. Ainsi, il peut être amené à assurer l'organisation et le suivi de réunions, à participer à la gestion et à l'encadrement du personnel, à préparer un dossier particulier. La bonne exécution de ses missions nécessite rigueur, organisation, polyvalence et discrétion. Possédant d'excellentes qualités rédactionnelles et maîtrisant l'outil informatique, il doit avoir une bonne capacité de synthèse pour rédiger des notes et élaborer des dossiers.
Sur le plan physique, cela nécessite de rester assis devant un écran d'ordinateur une grande partie de la journée.