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« Certaines grandes entreprises y réfléchissent déjà et envisagent par exemple que les collaborateurs puissent gérer leurs congés directement depuis leurs mobiles ou leurs tablettes », ajoute Denis Dorval. Des besoins de collaboration et de gestion documentaire au cœur des projets RH en 2013 Si les directions des ressources humaines n'en sont pas toutes aux mêmes points de réflexion et d'avancement, leurs attentes convergent: gérer efficacement les flux de plus en plus importants de documents qui passent entre leurs mains et intégrer des fonctions de plus en plus collaboratives. Des besoins qu'Alfresco a parfaitement identifiés et auxquels sa plateforme de gestion de contenu répond, en accompagnant l'entreprise dans une démarche de dématérialisation des dossiers du personnel ou, si c'est déjà fait, en optimisant la gestion des documents RH et en s'assurant que les processus spécifiques sont suivis et les données sécurisées. Si, de manière globale, Alfresco permet de gérer le dossier d'un collaborateur de son recrutement jusqu'à son départ de l'entreprise, ses possibilités sont de fait beaucoup plus larges.

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Le logiciel permet d'augmenter le nombre de candidats à une offre d'emploi à travers de multiples annonces, du sourcing et un système de cooptation. Il génère un automatisme des étapes de recrutement et créer directement des tâches à réaliser pour les employeurs. En effet, Recruitee propose un total de plus de 48 fonctionnalités pour automatiser cette gestion des candidatures. Le logiciel Recruitee récolte de nombreuses données durant les différentes étapes de recrutement et optimisent ainsi le recrutement. Le processus de recrutement possède plus de 19 fonctionnalités ainsi que des logiciels d'analyse des candidatures et des données. Ce logiciel garantie donc un processus de recrutement plus optimisé, rapide et efficace. DocuSign, signature en ligne DocuSign est le logiciel maître dans ce qui concerne la dématérialisation des factures et des contrats. Avec cet outil, numéro 1 mondial de la signature électronique, la gestion des contrats devient simple et organisée. DocuSign possède la conformité ESIGN ce qui garantie la valeur de la signature électronique.

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50% du temps des RH consacrés à l'administration, la gestion et la production de données Les services RH consacrent plus de 50% de leur temps à l'administration, la gestion et la production de données et de documents, selon une étude publiée en 2012 par Forrester. Un constat qui, associé à l'essor des réseaux sociaux et des outils de mobilité, comme à l'évolution des usages, oblige les directions des ressources humaines à repenser leur gestion des RH et à prendre en compte le point de vue de l'utilisateur, du collaborateur, du « client final ». « En effet, plus que jamais le collaborateur, client et usager de la DRH, joue un rôle moteur dans le changement en « forçant » l'entreprise à adopter de nouveaux outils de communication sociale, de nouveaux services en mode cloud et de nouveaux terminaux mobiles », explique Denis Dorval, VP EMEA et APAC d'Alfresco. Ce qui implique nécessairement aussi une nouvelle approche en matière de gestion de contenu: orientée utilisateur, privilégiant la mobilité, adaptée au mode cloud et génératrice de valeur ajoutée pour l'entreprise.

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Les logiciels ne manquent pas et chacun ont leurs propres spécificités en matière de gestion des tâches quotidiennes, de conformité et de sécurité. Pour vous permettre de faire le tri et d'y voir plus clair, nous vous proposons un aperçu des types de solutions les plus courantes sur le marché. 1- Le stockage statique 2- Gestion générique des documents 3- Gestion active des documents salariés Le stockage statique > Tâches quotidiennes: les solutions de gestion documentaire collaboratives permettent le stockage statique de documents. Grâce à leurs fonctionnalités de partage elles permettent à plusieurs personnes d'accéder et de travailler depuis la même version d'un document. Elles sont conçues pour être utilisées par toutes les fonctions de l'entreprise et peuvent parfaitement être utilisées pour stocker les documents RH. Étant donné qu'elles sont conçues avant tout pour le stockage, ces solutions offrent effectivement un champ d'action limité. Impossible par exemple de créer et de travailler sur des formulaires électroniques, qui représentent pourtant une des principales sources d'économie de papier.

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Les ressources humaines constituent un élément particulièrement important au sein d'une entreprise. L'individu est désormais pris en considération. Toutes les compétences sont mises en exergue. L'esprit d'équipe est motivé pour son homogénéité. Celle-ci a des visées concernant la mise en concurrence de l'entreprise sur le marché. Les stratégies employées sont orientées vers un système de recrutement misant sur la motivation du candidat. Un bon management propose une formation aux nouvelles recrues et des remises à jour sont également effectuées. Pour que la motivation soit constante, les salaires et les primes sont scrupuleusement payés. Des récompenses peuvent être établies. La communication est un composant essentiel de ce management. Il requiert une maîtrise parfaite des outils de communication. Une gestion d'entreprise conséquente nécessite de connaître ses salariés et de leur attribuer les tâches qui leur conviennent pour être au top de leur capacité. propose de plus amples renseignements pour une meilleure compréhension du domaine.

À l'image des autres fonctions supports, le département RH doit aujourd'hui se réinventer et s'adapter sans cesse aux nouvelles tendances et aux technologies permettant d'alléger la charge de travail (merci l'IA! ). Dans ce monde en pleine mutation, on encourage les équipes RH à se focaliser sur des activités ayant un plus fort impact sur l'engagement, la culture d'entreprise ou encore la recherche de nouveaux talents. Mais toutes les tâches de fond et les tâches administratives n'ont pas disparu pour autant. Alors, pour y passer moins de temps, la digitalisation des dossiers salariés est indispensable. Cependant, la numérisation de tous ces documents n'est qu'une partie de l'équation. C'est la façon dont les RH travailleront, une fois tous les dossiers numérisés, qui va permettre de gagner en productivité ou non. Il ne suffit donc pas seulement de scanner des documents. [Cet article est traduit. Pour lire la version originale, c'est par ici] Tout se joue lors du choix de votre solution RH de stockage et de gestion des documents numériques.

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