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Pour réaliser des achats sur internet, le régisseur peut le cas échéant être doté d'une simple carte bancaire adossée au compte de dépôt de fonds au Trésor de la régie. De la même manière, une carte d'achat n'a pas vocation à se substituer à une carte affaires. S'il s'agit de régler les frais de déplacement d'un agent de l'entité publique, la carte affaires est le produit à privilégier. Cette dernière est une carte de paiement à débit différé, nationale ou internationale, délivrée par un établissement financier (désigné également sous le terme d'émetteur), et destinée au règlement des frais professionnels engagés par son titulaire. À la différence d'une carte d'achat, la carte carburant fréquemment utilisée par les collectivités pour les véhicules de fonction ou de service, ne nécessite pas le recours à un opérateur bancaire. En revanche, tout comme la carte d'achat, elle permet de s'affranchir d'un bon de commande. Ces cartes sont émises directement par le fournisseur de produits pétroliers.
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Les achats de moins de 1 500 euros représentent pour les services de l'État, des collectivités locales et des établissements publics, plus des deux tiers de leur activité de commande, mais 4% seulement de la valeur des achats. Dans les seules collectivités locales, le traitement des achats de petits montants représente plus de 6 millions d'opérations. Les procédures actuelles pour ce type d'achats sont à la fois lourdes et complexes au regard de l'enjeu qu'ils représentent. La carte d'achat permet également de réduire le montant des coûts administratifs importants, au regard des faibles montants que représentent ces achats de fonctionnement. Les factures de faible montant mobilisent à elles seules plus de 60% du temps des agents consacré au traitement des factures. Le coût de traitement d'une commande dans la sphère publique représente un coût fixe de 50 à 80 euros selon les études menées par la Direction générale de la comptabilité publique. Les deux tiers de ce coût fixe de traitement résultent uniquement de la passation de la commande et du contrôle de livraison.
La collectivité décide ensuite d'attribuer ces cartes aux conducteurs de véhicules. Elles sont paramétrées de manière à définir strictement les produits ou services pouvant être réglés ainsi que le plafond d'engagement. La collectivité reçoit chaque mois un relevé d'opération pour chaque carte utilisée. Après contrôle, ce relevé est transmis au comptable public qui effectue le règlement. Repères Le recours à une carte d'achat a pour objectif de simplifier la chaîne de dépense, depuis la commande jusqu'au paiement. Le recours à la carte d'achat simplifie le processus de commande par la suppression des bons de commande, la disparition du contrôle a priori et la suppression de la facture. Le chiffre 60% Les factures de faible montant mobilisent à elles seules plus de 60% du temps des agents consacré au traitement des factures.
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