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– La dématérialisation des processus métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d'une entreprise (achats, comptabilité, gestion commerciale, marketing, etc. ). Pourquoi les entreprises doivent-elle dématérialiser? Face aux volumes croissants des documents traités quotidiennement, la dématérialisation représente un sujet d'actualité pour les entreprises car elle permet d'optimiser leurs performances. Il est donc nécessaire de rappeler ses avantages: Gain de temps: on estime qu'un collaborateur passe 20 à 40% de son temps à chercher une information. La pandémie a accéléré la dématérialisation des processus. A l'inverse des documents papiers, les collaborateurs peuvent archiver, traiter, partager et consulter un contenu numérique, en tout lieu et à tout moment. Réduction des coûts: la dématérialisation mène à réduire en moyenne à 50% les coûts de traitement (impression, photocopie, affranchissement et stockage) et à soutenir le développement durable. Meilleure gestion des relations avec l'ensemble des acteurs d'une entreprise: elle est rendue possible grâce à l'émergence de plateformes de partage communautaire encourageant le travail collaboratif.
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Dématérialisation: définition Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi: Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés) >Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents! La dématérialisation des processus se démocratise - Entreprise Digitale. Les avantages de la dématérialisation Les avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser! En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l' automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet).
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Contrats de travail, factures clients, bulletins de paie, bons de commande et devis, autant de documents qui peuvent être générés et signés facilement en toute sécurité grâce à la numérisation et à la signature électronique. En choisissant de dématérialiser l'intégralité de son processus d'accord, l'entreprise améliore ainsi ses process, s'offre un gain de temps, réduit ses coûts de fonctionnement et évite les erreurs. Selon l'étude Total Economic Impact menée par Forrester, l'utilisation de la signature électronique, c'est: 90% d'amélioration du nombre de dossiers incomplets 9, 47 € de réduction des coûts d'impression et de suivi par transaction Un autre impact non négligeable concerne la politique RSE. Dématérialisation des processus en. En effet, la signature électronique permet à l'entreprise de consommer moins de papier, de réduire ses déchets et de participer ainsi activement à la préservation de l'environnement. Une solution de dématérialisation légale et sécurisée La signature électronique est une solution sécurisée et légale.
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En effet, si l'on prend l'exemple des commerciaux, les relances par mail ou par téléphone sont un véritable casse tête tant par l'organisation que par le temps que cela nécessite. Les CRM rendent possible l'automatisation de ces tâches. Dématérialisation des processus de paix. Pipedrive, par exemple, permet de configurer des relances automatiques par email pour les clients mais aussi de se fixer des rappels pour des contacts. La signature électronique Dans un cadre global, l'utilisation de ces CRM en entreprise a pour but de gérer la relation client de la prise de contact jusqu'à la contractualisation. C'est ici qu'intervient la signature électronique, elle permet de finaliser l'engagement ou la contractualisation avec un client ou un partenaire. En effet, la signature d'un document peut parfois prendre des semaines compte tenu du temps d'acheminement du document, du risque d'oubli ou de perte du document, des éventuelles modifications à apporter et autres facteurs contraignants. Une application de signature électronique permet de pallier à l'ensemble de ces facteurs et d' améliorer le suivi mais aussi les délais de signatures de documents.
Dématérialiser les processus est un enjeu de la transformation numérique de l'entreprise. Notre expérience montre que la dématérialisation influence les processus eux-mêmes. La dématérialisation, un vrai problème pour des Français obligés de renoncer ?. Elle impacte le personnel qui y participe, les clients, l'écosystème, et parfois même le modèle économique de la structure. Alors, comment mettre à plat les processus de l'entreprise ou du service? Comment migrer les systèmes et accompagner les utilisateurs? UNE EXPÉRIENCE SIGNIFICATIVE DE DÉMATÉRIALISATION Nous avons initié notre première expérience en matière de dématérialisation en 2001 en réalisant, pour le compte du Centre National de la Fonction Publique, un prototype permettant l'inscription à leurs concours via une interface Web. Nous avons ensuite dématérialisé l'ensemble des inscriptions aux concours et appels à projets du CNRS, géré les nouvelles souscriptions de complémentaires santé pour un groupe mutualiste avec un process 100% Web, accompagné l'institut Curie non seulement dans les inscriptions aux concours d'entrées, mais aussi dans leurs différents process RH… Cette expérience nous permet de proposer une approche globale pour accompagner nos clients dans leurs démarches de dématérialisation dont la durée est généralement comprise entre 6 mois et un an.
Leur intégration dans le projet augmentera leur motivation et leur productivité. Dans ce cas, il s'avère bénéfique de réaliser les tâches en respectant le circuit de validation. Cela permettra également de définir les documents concernés et leur volumétrie. Ainsi, en cas de faille du dispositif de dématérialisation, il sera plus simple de trouver des solutions en main pour résoudre ces problèmes. L'accompagnement d'un expert en dématérialisation est-il nécessaire? Dématérialisation des processus les. Confier ses projets à un expert dans le domaine de la dématérialisation constitue un réel avantage pour les entreprises à plusieurs niveaux. Avoir un partenaire fiable à votre côté pour mettre en place la digitalisation de vos documents vous fera profiter des bénéfices suivants: une réduction du coût des impressions, de l' acheminement et de l' envoi des documents: généralement, solliciter les services Ricoh pour dématérialiser vos supports matériels demeurera plus économique que le faire à vos propres moyens. Le coût de la prestation tient déjà en compte les papiers, les imprimantes et les cartouches d'encre; une réception rapide des documents: l' envoi numérique facilite la réception des documents, car celle-ci se fera de manière instantanée.