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Plus qu'un simple document avec une liste des informations du personnel, c'est un logiciel dédié qui va permettre la création, mais aussi la gestion de la base de données du personnel. On peut opter pour une solution informatique déjà pensée et qui correspondra à la majorité des besoins, mais on peut également faire appel à un intégrateur spécialisé dans la transformation numérique pour personnaliser la solution si on a des besoins spécifiques. Ce dernier va pouvoir intégrer une solution logicielle sur mesure en fonction des besoins de l'entreprise. Avec une base de données des ressources humaines informatisée, on peut notamment créer une base de données RH en ligne ce qui va permettre d'accéder à cette dernière depuis différents appareils dès lors que l'on dispose d'une connexion internet. La centralisation des données peut ainsi se faire de manière dématérialisée et en ligne pour plus de praticité. La création de champs personnalisés permettra d'ajouter les informations souhaitées (nom, prénom, mail, poste, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, etc. ).
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Alors que la date à laquelle la base de données unique doit obligatoirement être instaurée approche, une circulaire du ministère du Travail est venue faire le point sur cette obligation. Elle apporte notamment des précisions sur les modalités de mise en place de cette base, ainsi que sur les informations qu'elle devra contenir pour vous permettre de remplir votre obligation d'information vis-à-vis du CE. Créée par l'ANI du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l'emploi du 14 juin 2013, la base de données économiques et sociales (BDES) également dénommée BDU doit permettre, à terme: de constituer une base à l'information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l'entreprise; de leur permettre d'avoir une vision claire sur la construction et la distribution de la valeur ajoutée; de mettre à disposition du CE des informations qui lui sont transmises de façon récurrente. Mais comment sa mise en place doit-elle se faire et quel sera son contenu?
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Une mise en conformité avec le RGPD est donc nécessaire pour toute création d'une base de données du personnel. Tout d'abord, le processus de récolte des données dans le but de créer une base de données du personnel doit être clairement détaillé dans une politique de confidentialité mise à disposition des salariés. Les moyens mis en œuvre pour garantir la sécurité de la base de données DRH et ce qu'elle contient, mais aussi la durée de conservation des données doivent y être clairement détaillés. Un registre de toutes les actions menées, mais aussi de toutes les personnes ayant accès à cette base doit aussi être tenu. Des mesures adaptées doivent par ailleurs être mises en place pour limiter le risque de vol et le piratage. Lors du choix d'une solution logicielle pour la création d'une base de données des ressources humaines, la question du respect du RGPD doit impérativement être abordée pour mettre en œuvre des aménagements adéquats.
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La CNIL rappelle les règles à suivre et propose... Le droit d'accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels Toute personne peut demander à un organisme la communication des données qu'il détient sur elle et en obtenir une copie. Un salarié peut ainsi demander à son employeur l'accès et la communication des données personnelles qu'il a en sa... Articles associés La CNIL a sanctionné la RATP d'une amende de 400 000 euros après avoir constaté que plusieurs... 04 novembre 2021 Documents associés
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