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Tuesday, 6 August 2024

Le mot dématérialisation a inquiété plus d'un entrepreneur mais ce concept est en réalité un processus destiné à simplifier la vie de l'entrepreneur et de ses collaborateurs. Internet a créé ce que notre imagination croyait une utopie. Claquer des doigts et le travail se ferait tout seul faisait partie de notre imaginaire mais ce rêve est devenu réalité avec le processus de dématérialisation. La dématérialisation, le respect des forêts Les armoires étaient remplies d'archives de documents que l'on gardait au cas où et ces boites d'archives occupaient une place physique prépondérante au point même que les entreprises devaient louer des locaux de stockage avec le coût qui s'imposait. Or, la dématérialisation des processus consiste à éliminer l'utilisation d'éléments stockables qui s'accumulent au cours de la vie d'une entreprise. Elle repose sur une informatisation poussée des processus en entreprise. La dématérialisation a pour objectif de diminuer l'utilisation de papiers. Même si la confiance accordée à un document papier semble encore difficile à dépasser, dématérialiser les processus apporte autant de garanties.

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Dématérialisation: définition Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi: Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés) >Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents! Les avantages de la dématérialisation Les avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser! En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l' automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet).

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Pour gagner en réactivité dans un contexte où les flux d'informations s'accélèrent et sont de plus en plus nombreux, la digitalisation de l'entreprise est la solution clé. Cette digitalisation passe par la dématérialisation des documents et des processus métiers. Ces deux points sont complémentaires, et vous ne pouvez pas faire l'un sens l'autre. En effet, les entreprises passent généralement par la dématérialisation des documents (facture, bon de commande, bordereau de livraison, etc. ) pour dématérialiser leurs processus métiers. Chaque entreprise a des besoins différents et à chaque besoin sa solution, par exemple le service Achat aura besoin d'une solution de gestion des contrats, tandis que le service Qualité aura besoin d'une solution de gestion de la non-conformité, etc.

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Vous gagnerez en efficacité et vos employés pourront ainsi se concentrer sur des tâches ayant plus de valeur. De plus en limitant les actions manuelles, vous réduirez également les risques d'erreurs. 🖨️ Fini les tâches administratives fastidieuses et chronophages liées à la gestion documentaire: impression, numérisation, archivage… Vous gagnerez du temps et réduirez votre consommation de papier. 📮 Vous ne dépendrez plus des services postaux pour envoyer et recevoir vos documents. Il vous suffira de partager électroniquement vos documents avec la personne concernée et celle-ci y aura accès d'un simple « clic ». Cela permet d'accélérer les échanges: quelques jours pour un envoi postal contre quelques secondes pour un envoi électronique. De plus, un autre point positif: vous réduirez votre budget dédié aux envois postaux. 🔒 Vous sécuriserez vos documents et données et préserverez leur confidentialité. Contrairement au format papier, où les documents peuvent être à la portée de tous (sur un bureau, dans des espaces de stockage…), le format digital permet de limiter les accès aux documents aux seules personnes y ayant droit.

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Propice au e-commerce et à tout autre contexte commercial qui évolue rapidement, l'utilisation d'une solution de gestion de la relation client (CRM) peut par exemple représenter un atout pour une entreprise. Ce dernier lui permettra notamment d'identifier ses clients, d'assurer un suivi personnalisé et de les fidéliser. Article écrit par Les Digiteurs Les Digiteurs, l'offre digitale de la CCI Paris Ile-de-France fournit aux entreprises des outils de réflexion et d'accompagnement opérationnel pour réussir leur transformation digitale: Une platef... Voir ses contributions Ce texte est publié sous la responsabilité de son auteur. Son contenu n'engage en aucun cas la rédaction des Echos Solutions.
En 2021, 33% des adultes n'ont accompli aucune démarche administrative en ligne dans l'année écoulée et 40% d'entre eux n'ont pas utilisé internet durant cette période. © Sharafmaksumov - La dématérialisation: parfois un frein, voire un obstacle, à la démarche En 2021, 33% des adultes n'ont accompli aucune démarche administrative en ligne dans l'année écoulée. 40% d'entre eux n'ont pas utilisé internet durant cette période. Pour les autres: 30% préfèrent transmettre les formulaires par courrier; 26% effectuent les démarches sur place; 24% disent manquer des connaissances informatiques nécessaires; 20% n'ont pas eu besoin de faire de démarche en ligne. Les personnes n'ayant pas fait de démarche dématérialisée sont en général: moins équipées en nouvelles technologies (73% disposent d'internet à domicile, contre 90% de l'ensemble de la population de 18 ans et plus); moins à l'aise avec ces technologies (43% n'ont pas utilisé internet au cours des trois derniers mois, contre 15% de la population); plus âgées; peu diplômées; moins souvent en emploi.

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