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Thursday, 29 August 2024

Les échanges entre l'entreprise et les salariés sont plus fluides et le travail collaboratif est facilité. Le partage de l'information est plus dynamique au sein des équipes ou avec des intervenants externes. 8. La garantie d'une amélioration du service client Lorsqu'une entreprise retrouve plus rapidement un document qui concerne l'un de ses clients, il est forcément content du service rendu. Logiciel GED (Gestion Documentaire) : la solution Qualios. Et le fait savoir. Une bonne gestion documentaire permet à l'entreprise de fidéliser ses clients et d'en gagner de nouveaux. L'information circule mieux entre l'entreprise et les clients, les processus sont raccourcis, l'entreprise renforce son image, avec une meilleure transparence et une plus grande réactivité, un objectif essentiel aujourd'hui pour tous.

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Utiliser une procédure de gestion documentaire des processus adéquate est un facteur déterminant pour atteindre le succès escompté dans la mise en place du BPM au sein d'une organisation. Contrairement à ce que certains pensent, la documentation n'est pas uniquement destinée à créer un manuel des projets d'amélioration dans l'entreprise, se transformant en une pile de papiers peu utile. Bien au contraire! La documentation des processus fait partie intégrante et active d'un projet BPM. Elle aide à l'analyse, la collecte de données, la conception, la cartographie et la refonte des processus. Qualineo, le logiciel qualité pour votre établissement de santé. La documentation se révèle être la seule manière adéquate de rendre la chaîne de production efficace et efficiente apportant les améliorations et les résultats attendus par la direction. Lors de la mise en place du BPM, la documentation des processus joue un rôle central à trois moments clés: Lors de la définition de la chaîne de valeur de l'entreprise. Lors de la définition du processus actuel c'est à dire la définition du processus avant mise en place du BPM.

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traçabilité -> vision synthétique de l'ensemble des documents soumis au circuit de validation, savoir où en est la gestion d'un document ou qui a travaillé dessus. Qualité -> s'assurer que le processus est bien suivi. Il faut savoir que la gestion documentaire fait partie des processus qualité ( ISO 9001 -> chapitres 4. 2. 3 / 4. 4). Gestion Documentaire et management de la qualité - GxpManager - Application Builder. La série des normes ISO 9000 est relative à la gestion de la qualité. Elle pose des exigences en matière d'organisation pour un système de gestion de la qualité efficace. Suite [GED vs ECM] >>>

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L'usage d'une gestion documentaire informatisée semble donc incontournable pour optimiser ses processus d'affaires. Qu'il soit question de formaliser l'information documentée, sécuriser son accessibilité, bannir les doublons et la multiplication de documents ou encore faciliter les étapes de validation. Allez plus loin: > Le numérique au service de votre certification ISO 9001:2015 avec l'application BlueKanGo

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8 – Compter sur les bonnes personnes lors des réunions Les réunions de conception et de cartographie des processus doivent rassembler exclusivement sur le personnel travaillant sur le processus analysé ou en lien direct avec celui-ci. Ces personnes, grâce à leurs expériences respectives, seront en mesure de contribuer à la réunion et d'émettre des avis pertinents. Gestion documentaire qualité la. Jetez un coup d'oeil à l'article: 11 étapes pour apprendre à faire une cartographie des processus métiers. 9 – Déterminer le niveau d'information en profondeur Veillez à ne pas trop détailler la documentation. Pour cela, reprenez connaissance des objectifs que vous souhaitez atteindre. Gardez à l'esprit qu'il existe un niveau d'information nécessaire et suffisant auquel risque de s'ajouter des éléments inutiles. Il est fortement recommandé pour parvenir à un consensus sur la documentation finale de réunir les équipes aussi souvent que nécessaire plutôt que d'essayer de trouver un accord en une seule réunion qui pourrait devenir interminable et source de démotivation pour les équipes.

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Pourquoi mettre en place une GED? Causes La décision de déployer une solution de GED est souvent dûe à une problème dans la gestion de l'information. Gestion documentaire qualité de vie. C'est une situation qui nécessite la mise en place d'une organisation plus structurée, d'une traçabilité ou d'une meilleure utilisabilité: L'informatique est le plus souvent le meilleur moyen de fournir une réponse adaptée. Il existe différents types de pertes, les deux principaux sont: Perte par dilution Les crises peuvent se manifester de diverses façons: l'impossibilité de reconstituer un dossier client complet dans un délai raisonnable, retrouver la dernière version d'un document électronique qui a nécessité des jours de travail, etc. C'est la dilution d'une information importante dans un ensemble beaucoup trop vaste. Perte de productivité Le temps perdu en recherche est le facteur le plus fréquemment cité. La réutilisation de documents existants est également problématique, lorsque des ensembles documentaires autonomes croissent dans l'organisation, l'efficacité du travail peut alors être largement dégradée du fait d'un manque d'organisation, de traçabilité ou simplement de visibilité dans l'organisation documentaire.

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