Emplois : Rouen (76) - 24 Mai 2022 | Indeed.Com: Gestion Des Documents Rh - Rapport De Stage - Jessy James

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Les logiciels ne manquent pas et chacun ont leurs propres spécificités en matière de gestion des tâches quotidiennes, de conformité et de sécurité. Pour vous permettre de faire le tri et d'y voir plus clair, nous vous proposons un aperçu des types de solutions les plus courantes sur le marché. 1- Le stockage statique 2- Gestion générique des documents 3- Gestion active des documents salariés Le stockage statique > Tâches quotidiennes: les solutions de gestion documentaire collaboratives permettent le stockage statique de documents. Grâce à leurs fonctionnalités de partage elles permettent à plusieurs personnes d'accéder et de travailler depuis la même version d'un document. Elles sont conçues pour être utilisées par toutes les fonctions de l'entreprise et peuvent parfaitement être utilisées pour stocker les documents RH. Étant donné qu'elles sont conçues avant tout pour le stockage, ces solutions offrent effectivement un champ d'action limité. Impossible par exemple de créer et de travailler sur des formulaires électroniques, qui représentent pourtant une des principales sources d'économie de papier.

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Le SIRH ne répond pas forcément aux besoins de toutes les organisations notamment au regard des plus petites. On constate un écart entre les attentes des RH et les promesses annoncées par les éditeurs de solutions SIRH. Moins de 20% de ces entreprises tirent entièrement profit de l'ensemble des fonctionnalités des outils complexes dédiés. La GED, une réponse aux nouveaux enjeux RH La GED simplifie les processus RH! Pour pallier la complexité et la perte de temps dans la gestion des documents, la GED répond à un besoin de flexibilité, d'agilité et d'autonomie tant pour les professionnels RH que pour les collaborateurs. La solution facilite la gestion des processus RH en leur proposant l'accès aux informations nécessaires à leurs missions sans pour autant démultiplier le parc applicatif de l'entreprise. La GED est une réponse pertinente aux besoins et enjeux des RH car c'est un outil centralisé qui permet de gérer tout un ensemble de documents de tous types en lien avec de multiples acteurs, eux aussi, tout aussi différents avec des règles d'administration différentes.

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Gestion générique des documents > Tâches quotidiennes: les systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent plus de fonctionnalités que les solutions de gestion documentaire collaborative. Ces solutions spécialisées dans la gestion documentaire permettent de collecter, de stocker et de publier du contenu numérique. À l'image des systèmes collaboratifs, ils conviennent à la gestion de documents génériques, ce qui signifient qu'ils peuvent être utilisés pour tous types de fichiers dans l'organisation (documents liés aux RH ou non). > Conformité: les fonctionnalités de recherches sont certes plus poussées qu'avec un simple logiciel collaboratif, mais la gestion proactive de la conformité reste toutefois limitée. Par exemple, si un gestionnaire RH veut générer un rapport concernant les documents manquants ou qui ne sont plus à jour (comme les contrats de travail), il devra rechercher chaque type de document individuellement ou vérifier les dossiers salariés un à un pour vérifier qu'ils sont bien complets.

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Les DRH gèrent un grand volume de données à caractère personnel liées aux collaborateurs. La gestion de la confidentialité de ces données et la sécurisation des informations est primordiale pour 97% des RH interrogés. Afin de pallier les incidents en matière de gouvernance des données, une mise en conformité est nécessaire. D'autant plus que les directions RH sont soumises à de nombreuses évolutions légales et réglementaires au-delà du RGPD ( loi de 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes). 52% des décideurs RH considèrent l'expérience collaborateur importante voire capitale pour leur organisation. La fonction RH, avec la crise et l'émergence des nouveaux modes de travail, fait face à de nouveaux défis pour être performante et répondre aux besoins de l'entreprise mais également pour répondre aux exigences des collaborateurs. Aujourd'hui, l'environnement opérationnel et légal des collaborateurs est au cœur des préoccupations des DRH. 51% des PME constatent une inadéquation entre les besoins des RH et les SIRH proposés.

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