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Tuesday, 30 July 2024

Garantissant la fiabilité de l'échange dématérialisé, ce type de logiciel permet d'obtenir rapidement une signature électronique fiable et sécurisée. En cas de litige éventuel, cette signature électronique a exactement la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, contrairement à une signature numérique classique qui justifiera moins le consentement aux yeux de la loi. Afin de s'assurer du consentement plein et entier du signataire, le logiciel ne garantit une signature électronique officielle qu'une fois certaines étapes validées. Ces étapes justifient de l'identité du signataire par plusieurs contrôles ( réception d'une confirmation par mail ou par téléphone, lecture d'un test CAPTCHA, réponse à une question de réflexion comme une addition ou une soustraction…). Le document signé pourra notamment être imprimé ou généré au format afin d'être consulté au besoin. Que dit le règlement eIADS concernant la validité (ou non) d'une signature électronique? Lorsque l'on parle d'une signature électronique, on évoque régulièrement le règlement n° 910/2014/UE de l'eIADS.

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Ainsi, en cas de litige, l'expert nommé par le tribunal pourra réaliser des contrôles techniques (vérification de l'empreinte du document, comparaison avec l'empreinte dans la signature, vérification du rapport de validation de la signature, etc. ) et fournir au juge les éléments lui permettant de décider s'il peut ou non admettre ces documents électroniques comme preuves. > Lire aussi: Signature électronique: une sécurité renforcée grâce au service de validation certifié de LuxTrust Avez-vous vérifié la validité des certificats de vos signatures électroniques? En effet, la signature électronique est associée à l'utilisation d'un certificat dont la durée de validité est, en général, de 2 ou 3 ans. Si, au moment de la signature, on sait pertinemment que le certificat utilisé pour signer est valide (non échu et non révoqué par son propriétaire) et s'il est aisé de le vérifier pendant sa durée de vie, il n'est cependant plus possible de le faire au-delà de ces 2 à 3 ans. Ce qui peut s'avérer préjudiciable en cas de contentieux.

Maria Khizhniakova • 18 août 2021 Partager Alors que 72% des sondés de l'étude Forrester [1] portant sur l'impact des documents digitaux affirment que ces derniers sécurisent la situation de l'entreprise durant les périodes d'instabilité financière, l'archivage à valeur probante se démocratise en France comme en Europe. Zoom sur une solution innovante pour donner une légitimité juridique à votre comptabilité. Qu'est-ce qu'un archivage à valeur probante? Par définition, l' archivage à valeur probante désigne l'ensemble des mesures d'ordre technologique et organisationnel mises en place afin d'enregistrer, de stocker et de restituer fidèlement tout document ou donnée à valeur légale. Sont ainsi concernées de nombreuses pièces traditionnellement accessibles sous format papier, telles que: les contrats les factures les notes de frais (et les justificatifs) En effet, une succession de textes juridiques adoptés en France ainsi qu'à l'échelle de l'Union européenne a d'abord donné valeur probante à la signature électronique ( loi n°2000-230 du 13 mars 2000) avant d'autoriser l'archivage numérique ( arrêté du 22 mars 2017).

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Dernière mise à jour: 12 janv. La transformation numérique des industries pousse de nombreuses entreprises vers la dématérialisation. Ce besoin est en pleine croissance, suivant les évolutions technologiques, pour faciliter l'instauration du télétravail, pour palier à l'éloignement géographique entre entités, pour simplifier les échanges avec des sous-traitants, ou encore pour réduire l'archivage papier. Cette tendance s'est fortement accentuée avec la crise sanitaire actuelle pendant laquelle les entreprises ont dû rapidement mettre en place de nouvelles solutions et outils pour supporter ces nouvelles pratiques. Dans ce contexte, la signature électronique doit être possible afin de remplacer la signature manuscrite avec la même valeur. Ainsi, il sera possible de finaliser la dématérialisation de certaines activités des entreprises, avec des processus digitalisés de bout en bout, de la production de documents et d'enregistrements jusqu'à leur approbation et archivage. Et dans ce cadre, les bénéfices de la signature électroniques sont multiples: Réglementation La signature électronique a une valeur juridique et légale.
La signature de manière électronique dans le secteur bancaire concerne donc la signature de devis et de factures, mais aussi de contrats de prestation de services, de contrats de partenariat, de compromis de vente et d'appels d'offres. Secteur RH Le saviez-vous? La majorité des équipes RH remplissent entre 100 et 1 000 accords par mois. Or, les processus manuels, obsolètes et complexes, ralentissent 37% des ressources humaines dans l'obtention de signatures sécurisées… Dans une optique de gain de temps, de flexibilité d'embauche, et de compétitivité sur le marché de l'emploi, de plus en plus de directeurs des Ressources Humaines (DRH) se tournent alors vers un outil de signature électronique. Si une signature simple suffit pour la signature d'une feuille de suivi de temps et une validation des jours de congés, on optera pour une signature électronique avancée pour les renouvellements de période d'essai, les promesses d'embauche, les contrats de travail (CDD, CDI, intérim…) et les accords de confidentialité.

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Investir une bonne fois pour toutes dans un logiciel reconnu par la norme eIDAS vous permet donc de réaliser de précieuses économies financières. Ensuite, la dématérialisation représente un gain de temps considérable. Vous pourrez éditer vos documents très rapidement et les parties concernées peuvent signer les contrats en quelques clics. Plus besoin non plus de passer du temps à imprimer et scanner vos documents. Vous pourrez les stocker numériquement. De plus, vous la communication dans et entre les équipes mais aussi avec les tiers (clients, fournisseurs, partenaires) est fluidifiée, les informations sont partagées plus facilement et plus rapidement. Le travail d'équipe s'améliore et vos salariés sont plus efficaces et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Enfin, le stockage numérique des documents dématérialisés permet un gain de place. Dites au revoir aux dizaines ou centaines de classeurs rangés parfois dans des pièces entières dédiées à l'archivage! Le stockage numérique permet de retrouver rapidement des documents directement depuis son ordinateur, ou un serveur partagé.

Nous parlons ici de la traçabilité et de la protection des documents. En effet, dans les entreprises, la traçabilité des informations que contiennent les documents est aussi importante que leur conservation. C'est notamment le cas lorsque les papiers servent de justificatifs ou de preuves juridiques pour des démarches administratives ou des affaires avec des enjeux bien plus grands encore. Dans ces cas-là, pouvoir prouver qu'un document n'a pas été modifié peut représenter un avantage non négligeable. La traçabilité d'un document numérique permet d' identifier son auteur et son origine, comme cela serait le cas avec une signature ou une date manuscrite. Elle a également pour objectif de prouver l'intégrité des informations transmises. Contrairement à l'archivage physique, l'archivage électronique bénéficie de nombreux outils permettant cette protection des documents conservés: horodatage; accusé de réception; mise à jour automatique des modifications apportées; historique des consultations.

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