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Une fois le logiciel installé, les factures sont examinées suivant leur structure afin de déterminer chaque élément séparément: date de la facture, nom du fournisseur ou du client, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant toutes taxes comprises, etc. À la fin du processus, le logiciel de scannage ajoute automatiquement les données comptables dans les logiciels comptables de l'entreprise. Mais avant tout investissement, il faudra s'assurer de la compatibilité de la solution de traitement comptable avec l'appareil de scannage ou de reconnaissance automatique des factures. Les factures scannées et numérisées doivent être des copies exactes en image et en contenu des factures format papier. Elles devront être stockées sous format PDF ou sous format PDF A/3 ISO 19005-3 et être assorties de l'une des sécurités électroniques (cachet serveur, signature électronique, empreinte numérique, etc. Scan facture comptabilité 2019. ). En réalisant l'automatisation des factures en format papier, il faut garder les factures originales au cas ou il y aura des problèmes avec les fiscalités.
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