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Sunday, 25 August 2024

Base de données et RGPD, voilà un sujet qui, aujourd'hui, revient fréquemment dans le monde de l'entreprise. Toutes les structures qui traitent des données à caractère personnel sont désormais dans l'obligation de se mettre en conformité avec le RGPD. Définition et impacts du RGPD Retour rapide sur le RGPD Entré en vigueur le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données est une nouvelle loi qui vise à protéger les données personnelles des internautes. Le RGPD a pour but de responsabiliser les organismes traitant des données personnelles et de renforcer les droits des personnes dont les données sont traitées. Cette nouvelle loi doit être respectée lors de la gestion des dossiers administratifs du personnel. Votre site est-il conforme? Infographie sur le RGPD, l'essentiel à retenir! Les conséquences du RGPD au sein des entreprises Toutes les entreprises doivent être en conformité avec cette nouvelle loi sous peine d'être sanctionnées d'une forte amende. Il est interdit d'utiliser les données personnelles sans le consentement explicite de la personne concernée, ou de diffuser ces données à une tierce personne.

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On peut aussi disposer d'un outil de recherche ainsi que d'un outil d'action de masse pour simplifier l'envoi de mails ou encore la modification d'informations par exemple. La base de données du personnel peut aussi permettre de conserver un historique de toutes les données des collaborateurs, d'accéder à des indicateurs spécifiques ou encore de gérer des documents relatifs à ses collaborateurs. La mise en place d'une base de données RH avec une solution logicielle sur mesure permet ainsi de créer une plateforme en fonction de ses besoins et qui sera par ailleurs susceptible d'évoluer au fil du temps et des nouvelles attentes du service RH. Respecter le RGPD Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données doit bien évidemment être pris en compte dans tout processus de création d'une base de données des ressources humaines. Entré en vigueur en 2018, ce règlement a pour rôle premier de protéger les données personnelles des internautes et donc de responsabiliser les organismes dans le traitement des données à caractère personnel.

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Poplee Administration du personnel Pour assurer la conformité de votre base de données au RGPD, Apogea vous propose le logiciel de gestion administrative du personnel Poplee. De la signature du contrat au départ du salarié de l'entreprise, vous pouvez accéder à sa fiche collaborateur toujours à jour. Les données RH des salariés sont visibles uniquement par eux-mêmes et le service RH. Les bilans d'entretien ne peuvent être consultés que par le salarié concerné et toute autre personne que vous jugerez habilitée, notamment son manager ou la direction. En effet, vous avez la possibilité de définir les droits de lecture et de modifier des données à caractère personnel. Le salarié peut également réviser ses données (RIB, adresse, téléphone…) en un clic et vous recevez une notification à chaque modification apportée. De plus, il suffit de quelques jours pour mettre en place ce logiciel et pour vous libérer ainsi de la paperasse administrative, tout en restant conforme avec le RGPD.

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Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés sur sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent à la CNIL de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.

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Une mise en conformité avec le RGPD est donc nécessaire pour toute création d'une base de données du personnel. Tout d'abord, le processus de récolte des données dans le but de créer une base de données du personnel doit être clairement détaillé dans une politique de confidentialité mise à disposition des salariés. Les moyens mis en œuvre pour garantir la sécurité de la base de données DRH et ce qu'elle contient, mais aussi la durée de conservation des données doivent y être clairement détaillés. Un registre de toutes les actions menées, mais aussi de toutes les personnes ayant accès à cette base doit aussi être tenu. Des mesures adaptées doivent par ailleurs être mises en place pour limiter le risque de vol et le piratage. Lors du choix d'une solution logicielle pour la création d'une base de données des ressources humaines, la question du respect du RGPD doit impérativement être abordée pour mettre en œuvre des aménagements adéquats.

Le RGPD fête ses quatre ans! Le 25 mai 2018, le RGPD est entré en application. Exercice des droits, harmonisation des règles, coopération entre autorités… Retour sur 4 années en chiffres. 25 mai 2022

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