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Une entreprise peut donc décider de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie dans son entreprise, mais les salariés peuvent exprimer leur refus à cette voie de transmission. Ils en informent alors leur employeur à tout moment, avant ou après la première émission de leur BPE. L'employeur bénéficie d'un délai de 3 mois pour s'y conformer. Comment les salariés consultent-ils leurs bulletins de paie? Dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique personnel, le salarié reçoit sur sa messagerie professionnelle, un email lui confirmant sa disponibilité avec un lien URL lui permettant de le consulter en ligne. Directement depuis son poste informatique ou depuis son périphérique mobile, ce dernier pourra après s'être authentifié par un identifiant et un mot de passe, consulter, télécharger, imprimer son document. Comme indiqué par l'article 5151-6 du Code du Travail, chaque titulaire d'un CPA peut désormais consulter ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire de coffre-fort électronique choisi par son employeur.

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Le système présentant l'avantage d'être 100% multicanal, le salarié aura en effet préalablement opté pour la façon dont il souhaite recevoir son bulletin de salaire (courrier, remise en main propre ou coffre-fort Digiposte). À noter que le choix du canal est révisable à tout moment et que, même après un refus initial, toute personne peut changer d'avis et adhérer à la dématérialisation de sa fiche de paie. Côté salarié, l'utilisation du coffre-fort Digiposte est simple. Après avoir créé un compte Digiposte et validé son adhésion à la dématérialisation de ses bulletins de paie, il lui suffit de se rendre sur la page de connexion et de saisir ses identifiants pour retrouver facilement son bulletin de salaire. L'application est accessible depuis l'App Store sur iOS, et le Play Store sur Android. Digiposte étant un compte personnel, le salarié conserve son coffre même s'il change d'entreprise. Par ailleurs, la pérennité des documents est assurée par le système, puisqu'ils sont stockés à vie dans le coffre-fort numérique bulletin de paie Digiposte, avec une durée légale de validité de 50 ans.

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Les conditions principales sont les suivantes: La disponibilité: le bulletin de salaire dématérialisé doit être tenu à la disposition du salarié pendant 50 ans et jusqu'à qu'il ait atteint l'âge de 75 ans. L'accessibilité: le salarié doit pouvoir récupérer très facilement son bulletin de salaire sans manipulation complexe L'intégrité des données: le bulletin de salaire ne doit pas être modifiable et son intégrité doit être confirmée par signature électronique. La confidentialité: le système adopté doit être conforme au Référentiel Général de sécurité, à savoir qu'un accès sécurisé et accessible par authentification doit être donné au salarié et ce système doit garantir qu'il n'y aura pas d'intrusion. Les obligations de l'employeur Adopter le bulletin de salaire dématérialisé implique 5 obligations pour l'employeur: Informer le salarié: si l'employeur peut désormais adopter librement ce système sans l'accord du salarié, il a néanmoins l'obligation de l'informer du changement de format au moins 1 moins à l'avance.

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2) Garantir la confidentialité de la fiches de paie dématérialisée L'employeur doit transmettre les bulletins de salaire dématérialisés au salarié dans des conditions qui garantissent la confidentialité des informations contenues dans le document, ainsi que leur intégrité. Le e-bulletin peut notamment être conservé dans un coffre-fort numérique pour garantir que ses données d'origine ne seront pas modifiées d'une quelconque façon. 3) Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé L'employeur doit faire en sorte que la fiche de paie électronique soit disponible et accessible pour le salarié pendant une durée de 50 ans ou bien jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans. En cas de cessation d'activité, le service de mise à disposition des bulletins de salaire (ou l'entreprise si elle les conserve elle-même) doit informer les salariés 3 mois avant la fermeture afin qu'ils puissent récupérer leurs fiches. 4) Assurer la facilité d'accès des e-bulletins de paie Le salarié doit pouvoir accéder et récupérer simplement (sans manipulations complexes et répétitives) ses bulletins de salaire électroniques.

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En France, de nombreuses entreprises ont recours à la dématérialisation de leurs bulletins de paie et à la dématérialisation RH en général. Pour autant, savoir s'il faut dématérialiser ou non vos fiches de paie n'est pas une décision anodine. Vous êtes RH ou expert-comptable chargé des bulletins de salaire et vous vous demandez s'il faut passer à la digitalisation? Cet article est fait pour vous. Il répondra à vos questions en listant clairement les avantages et les inconvénients du bulletin de paie dématérialisé. 1: Rappel: qu'est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie? La remise du bulletin de paie est l'une des tâches clés – quoique très chronophage – dans l'activité du service RH (ou de l'expert-comptable pour le compte de son client). Toutefois, depuis la loi du 12 mai 2009, il est possible de remettre ce document à vos collaborateurs sous une forme dématérialisée au lieu du format papier traditionnel. On parle alors de bulletin de paie numérique (ou électronique). Notez que depuis le 1er janvier 2017 (grâce à la loi El Khomri), vous n'avez plus à solliciter l'accord des salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie dématérialisés.

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Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités s'offrent à la fonction RH. Le bulletin de paie électronique (BPE) concernera 50% des salariés en France d'ici 2020. L'impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale des bulletins de paie ainsi que leur archivage sont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée impactant directement la productivité du personnel administratif et générant des frais financiers conséquents. En optant pour le BPE, l'entreprise peut s'affranchir de ces tâches chronophages et réaliser jusqu'à 70% d'économies sur les coûts de gestion. Cependant, le passage au BPE soulève plusieurs questions… L'accord du salarié est-il obligatoire et comment obtenir son accord? Non. Avant le 1er janvier 2017, l'employeur devait demander l'accord de ses salariés pour leur remettre leur bulletin de paie par voie électronique. Aujourd'hui, avec le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, cet accord n'est plus nécessaire.

Néanmoins, le salarié conserve le droit de s'y opposer et ce refus doit être consigné et notifié aux délégués du personnel le cas échéant. Assurer la confidentialité: c'est à l'employeur de s'assurer de la transmission confidentielle des données sur le compte du salarié. Le choix du bon prestataire de conservation et de transfert de données est donc primordial. Assurer la disponibilité du bulletin de salaire: afin d'assurer la disponibilité du bulletin de salaire pendant les 50 ans légaux et jusqu'au 75 ans du salarié, l'employeur doit être en mesure de le faire pendant tout l'exercice de l'entreprise. Ainsi, en cas de cessation d'activité, l'employeur doit en informer les employés 3 mois à l'avance pour qu'ils puissent récupérer leurs données. Lier le document au compte CPA du salarié: c'est à l'employeur de faire les démarches nécessaires pour que le bulletin de salaire soit relié au CPA du salarié. Les bénéfices pour l'employeur La fonction RH de votre entreprise trouvera de nombreux bénéfices aux bulletins de paie dématérialisés grâce à une gestion et une édition en quelques clics seulement.

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