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Saturday, 3 August 2024

Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d'archives Le Réseau des services d'archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d'entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l'intention des gestionnaires d'entreprises, s'adresse aussi à tout centre d'archives. Guide de gestion des archives d entreprises pdf gratuit. Il comprend toute l'information requise pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives. Richement illustré, ce guide pratique a pour objectif d'aider les organismes, quelle que soit leur taille, à préserver et à mettre en valeur leur patrimoine. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le programme de gestion des documents et des archives suggéré dans ce guide en tireront de nombreux bénéfices: accès facilité aux données, efficacité administrative accrue à tous les paliers de l'organisation et pérennité assurée de l'image de marque. Le contenu et la facture graphique de cet outil pratique, d'abord édité par le RAQ en 2003, ont fait l'objet d'une mise à jour exhaustive.

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Il est pour cela identifié pour en déterminer l'authenticité et les conditions de conservation optimales. 2 – Stockage des documents archivés Les archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des conditions bien loin d'être optimales. Un professionnel de l'archivage optera quant à lui pour une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales en termes de luminosité, de protection incendie, contre la poussière, les nuisibles, etc. 3 – Conservation et consultation des archives Les professionnels de l'archivage sont soumis à une obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d'être certain de n'égarer aucun document. Records management : la gestion des archives courantes et intermédiaires - IONOS. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire.

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Tout commence par une prise de conscience que la gestion d'archives est non seulement chronophage, mais qu'elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n'ont mis en place en interne ou n'ont pas les moyens de mettre en place. DEVIS ARCHIVAGE « C'est à ce moment qu'une entreprise va rechercher un spécialiste de l'archivage » nous confirment les archivistes de la société Arcalys. Guide de gestion des archives d entreprises pdf 2020. On entre alors dans un process qui va se déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d'une archive. N'attendez pas d'en arriver là pour vous poser la question de l'archivage de vos documents! Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction: Identification et authentification Stockage Conservation et consultation Destruction ou classement final 1 – Identification et authentification des archives Tout document produit au sein d'une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie.

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Le records management est en effet un concept nouveau en France et les entreprises tâtonnent à l'appliquer. La norme ISO 15489 donne tout de même les clés pour savoir comment gérer son système d'archives. Cette norme internationale a été implémentée au Royaume-Uni sous le nom de BS ISO 15489-1:2001 puis elle a été révisée en 2016 pour porter le nom BS ISO 15489-1:2016. Elle a été adoptée dans plus de 50 pays et traduit dans au moins 15 langues différentes. Les archives dans l'entreprise. Guide des durées de conservation (EPUISE) - Association des archivistes français. Le but est de fournir aux organisations un cadre théorique pour la tenue de documents et de souligner l'importance du records management pour une entreprise. Elle couvre des sujets tels que: Les métadonnées des documents Les systèmes d'archivage et les contrôles Le suivi des dossiers La formation pour un bon record smanagement La création, saisie et gestion des documents En utilisant la norme comme guide, les organisations peuvent s'assurer qu'elles ne feront pas de faux pas en ce qui concerne le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou d'autres règles en matière de protection des données.

Les sociétés d'archivage mettent en place (avec l'aide de leur client) un système de droits et d'autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s'inscrire sur un registre. A noter qu'il existe des droits partiels limitant l'accès à certains types de documents. 8 avantages de la gestion des actifs numériques d'entreprise - Quel Formation Choisir ?. 4 – Destruction ou classement final des documents archivés La conservation des documents n'est pas une simple option pour les entreprises. Ces dernières ont l'obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son importance. Plus qu'une contrainte, cette obligation tend à protéger l'entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d'un contrôle de l'administration ou d'un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant. Le classement final d'une archive ou sa destruction une fois cette période écoulée est gérée par le département des archives (après consultation du client).

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