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La gestion documentaire est un point clé de ce travail collaboratif quand on gère un projet en télétravail. Via un espace partagé (Microsoft Sharepoint, Google Drive, …), il est essentiel d'avoir une classification des dossiers qui sont accessibles en libre accès (si vous avez biensûr les droits). Fini l'éternel appel ou email pour te demander où se trouve le document et s'il s'agit de la bonne version. Cela permet d'avoir une organisation efficiente et centrée sur l'atteinte des objectifs du projet. La planification La planification est un enjeu majeur en gestion de projet. Au quotidien, il est important de gagner du temps dans la planification des réunions hebdomadaires. Chaque membre de l'équipe projet devrait rendre disponible son agenda en ligne. Chacun aura ainsi accès au calendrier des uns et des autres avant de proposer un créneau pour une réunion. Les outils les plus utilisés sont ceux liés à votre agenda (Microsoft Outlook ou Teams, Google Calendar, …). Vous partagez des créneaux disponibles (ex: Doodle).
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Gestion des tâches quotidiennes, travail collaboratif à distance, envoi de fichiers volumineux… Nous vous proposons une sélection d'outils pratiques pour vous aider à vous organiser si vous devez faire du télétravail. / Publié le 6 mars 2020 à 12h29 Découvrez des outils pour optimiser votre télétravail. Crédits photo: Free-Photos / Pixabay. Vous devez travailler à distance, dans un espace de coworking ou à votre domicile? Des outils existent pour gérer vos projets, vos tâches quotidiennes, rester au contact de votre équipe tout en maintenant votre productivité. Des outils pour le travail collaboratif et la gestion de projet Si vous devez gérer un projet, différents outils professionnels sont disponibles. Jira est un outil de gestion de projet destiné au développement logiciel et utilisé en particulier si vous travaillez avec la méthode agile. Waymark est un outil gratuit pratique pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d'un modèle à customiser. Solution de travail collaboratif, Confluence est un autre outil très complet, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d'une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH…).
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Il est également utilisé pour faire des visioconférences. Cet outil permettra au chef de projet et à son équipe de communiquer et d'échanger sur le déroulement du projet par le biais d'une conférence à distance. C'est comme une réunion en salle, sauf qu'avec ce logiciel, les participants sont devant leur écran d'ordinateur chez eux. Le chef de projet pourra, par cette occasion, donner des directives aux membres de son équipe pour une meilleure gestion de son projet. Trello Trello est également un outil utile au travail à distance. Il permet une meilleure organisation des tâches, que ce soient celles du chef de projet ou celles de ses collaborateurs. Cet outil de gestion de projet en ligne aide ainsi à mettre en place un travail en équipe efficace, ce qui contribue à la bonne gestion du projet. Dropbox Dropbox est un service qui permet de stocker et de partager des fichiers en ligne. Le chef de projet a également besoin d'un tel outil pour pouvoir échanger des documents avec son équipe, toujours dans le cadre du bon déroulement du projet qu'il gère.
Vous pouvez même bonifier cette liste, que ce soit en ajoutant des sous-tâches à chaque tâche ou en sélectionnant la priorité du travail à réaliser (faible, normale, moyenne et élevée). Pour cela, la méthode SMART est une bonne technique. La communication: un indispensable pour gérer un projet en télétravail Des réunions efficaces Pour faciliter la communication, il est également primordial de préserver le lien social. Sans tomber dans la réunionnite, il est nécessaire de faire des réunions régulièrement. Faire des réunions leur permettra d'abord de rester organisés, de savoir qui avance sur quelle mission et de connaître les points bloquants. Nous vous recommandons par exemple d'organiser quotidiennement des « Daily Meeting ». Inspiré des méthodes agiles, il s'agit d'une réunion au temps limité (15 à 30 min) où chacun peut faire un retour de la journée précédente et/ou de ses objectifs du jour. Des réunion au service du lien dans le projet ou l'entreprise Afin que les collaborateurs ne se sentent pas démotivés, il faut préserver leur sentiment d'appartenance à une équipe et de préserver le lien.
Un nouvel outil précieux pour les entreprises et les centres d'archives Le Réseau des services d'archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sont fiers de vous annoncer la parution de la nouvelle édition du Guide de gestion des archives d'entreprises. Cet ouvrage de 120 pages, conçu avant tout à l'intention des gestionnaires d'entreprises, s'adresse aussi à tout centre d'archives. Il comprend toute l'information requise pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives. Richement illustré, ce guide pratique a pour objectif d'aider les organismes, quelle que soit leur taille, à préserver et à mettre en valeur leur patrimoine. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le programme de gestion des documents et des archives suggéré dans ce guide en tireront de nombreux bénéfices: accès facilité aux données, efficacité administrative accrue à tous les paliers de l'organisation et pérennité assurée de l'image de marque. Amazon.fr - Le guide de gestion des archives d'entreprises - Bouchard, Julie - Livres. Le contenu et la facture graphique de cet outil pratique, d'abord édité par le RAQ en 2003, ont fait l'objet d'une mise à jour exhaustive.
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L'objectif du record management d'une entreprise est donc d'aider à rendre les documents accessibles à la fois pour les opérations commerciales mais aussi les audits. Les tableurs constituent un excellent moyen de savoir où les documents sont archivés et de nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent cette méthode. Pour les grandes entreprises néanmoins, les suites logicielles de gestion des documents sont plus appropriées, y compris un logiciel comptable intégré. Archivage d'emails Ne perdez plus aucun email! Guide de gestion des archives d entreprises pdf gratis. Avec IONOS, vous pouvez activer l'archivage automatique de vos emails en seulement quelques clics. Archivage automatique Data centers européens Protection maximale Afin de protéger votre vie privée, la vidéo ne se chargera qu'après votre clic. La norme ISO 15489 Pour de nombreuses entreprises, il ne s'agit pas simplement de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives; il s'agit surtout de suivre la norme internationale ISO 15489. Toutefois, cette norme venant de l'anglais, elle comporte de nombreuses ambiguïtés.
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Tout commence par une prise de conscience que la gestion d'archives est non seulement chronophage, mais qu'elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n'ont mis en place en interne ou n'ont pas les moyens de mettre en place. DEVIS ARCHIVAGE « C'est à ce moment qu'une entreprise va rechercher un spécialiste de l'archivage » nous confirment les archivistes de la société Arcalys. Guide de gestion des archives d entreprises pdf en. On entre alors dans un process qui va se déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d'une archive. N'attendez pas d'en arriver là pour vous poser la question de l'archivage de vos documents! Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction: Identification et authentification Stockage Conservation et consultation Destruction ou classement final 1 – Identification et authentification des archives Tout document produit au sein d'une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie.
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Vous savez ce qu'il vous reste à faire! Lire aussi: Vous cherchez un local pour stocker vos archives?
Les sociétés d'archivage mettent en place (avec l'aide de leur client) un système de droits et d'autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s'inscrire sur un registre. A noter qu'il existe des droits partiels limitant l'accès à certains types de documents. 4 – Destruction ou classement final des documents archivés La conservation des documents n'est pas une simple option pour les entreprises. Le Guide de gestion des archives d'entreprises | Bibliographie francophone sur l’archivistique. Ces dernières ont l'obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son importance. Plus qu'une contrainte, cette obligation tend à protéger l'entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d'un contrôle de l'administration ou d'un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant. Le classement final d'une archive ou sa destruction une fois cette période écoulée est gérée par le département des archives (après consultation du client).