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Objectifs: • définir la notion d'archive, • prendre conscience des enjeux de la conservation des documents, • connaître les sanctions encourues en cas de non-respect de la législation, • présenter les différents modes d'archivage, • connaître les durées de conservations légales des documents. Qu'est-ce qu'une archive? Quelle est l'importance de conserver des documents pour une entreprise? Comment peut-elle conserver ces archives? Quelle est la durée légale de conservation des documents? Quels sont les risques encourus en cas de négligence? Archivage des documents dans une entreprise pdf sang. 1. Définition et enjeux des archives Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt. L'Afnor (Association française de normalisation) élargit la notion d'archivage à « l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ». L'archivage renvoie donc vers: - des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations; - une organisation temporelle de l'archivage.
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Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature: courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale… Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend. Archiver les documents professionnels, n'est pas stocker! Quelle est la procédure d’archivage des documents ?. Rien ne sert d'empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d'être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement. Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l'évaluation sur site des documents existants et l'établissement en conséquence d'un plan d'archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d'archives.
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L'archivage constitue l'une des tâches les plus harassantes auxquelles sont confrontés les employés d'une entreprise. Les services concernés par l'archivage se retrouvent souvent très vite débordés, faute de bonnes pratiques. Or, archiver les documents administratifs, plus qu'une obligation légale, est une nécessité. Pour ceux qui l'ignorent, une mauvaise gestion des archives peut faire perdre de l'argent à l'entreprise. L'archivage et les obligations légales de conservation - Maxicours. Voici donc comment s'y prendre pour avoir des archives efficaces. Quels matériels utiliser pour l'archivage? Diverses méthodes sont utilisées pour archiver les documents administratifs de manière efficace. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, les piles de dossiers qui s'accumulent sur la table ou sur le sol ne facilitent ni la conservation ni la consultation des documents. En général, les entreprises aguerries optent donc pour un box (boîte à archives) comme ceux commercialisés sur le site de Direct Papeterie, qui permet de classer les documents en les regroupant par lots, ou pour une armoire adaptable selon les besoins.
N'oubliez pas d'archiver vos documents de manière régulière; ainsi, vous gagnerez du temps et l'archivage sera d'autant plus facile qu'il sera entrepris sans plus attendre. Conserver sous forme papier ou numériser les archives? La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l'archivage comporte des avantages et des enjeux d'ordre juridique et économique. Archivage des documents dans une entreprise pdf free. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation. Pensez aussi à l'externalisation des documents professionnels La gestion en externe d'une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne.
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Comme vous vous en doutez, il se peut que lors d'un déménagement, vous ayez besoin de faire appel à une entreprise qui pourra alors vous permettre de stocker tous vos biens! Qu'il s'agisse de meubles, de vêtements, ou encore d'objets de valeurs présents dans des cartons, vous allez forcément avoir des affaires à stocker à Paris, Bordeaux, Lyon, ou ailleurs en France comme par exemple à Marseille… Pourquoi opter pour une location de stockage de box lors d'un déménagement? Si les français sont de plus en plus nombreux à choisir une box de self stockage lors d'un déménagement, ce n'est pas un hasard! Il se trouve que pour pouvoir bénéficier d'un self stockage à des tarifs très intéressants, il vous suffira de très peu de temps pour pouvoir réserver un box. Maison pour déménager. Concrètement, les experts dans le domaine indiquent que la réservation d'un box dans un centre de stockage, quelle que soit sa situation geographique, se fait en seulement 2 minutes (voir la source pour en savoir plus:). Mais si les box de self stockage ont un tel succès, ce n'est pas seulement car ils peuvent dépanne lors d'un divorce, d'une succession ou pour d'autres cas de figure.
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