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Monday, 26 August 2024

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Nous vous conseillons de rédiger ce cahier des charges événementiel en équipe et avec le décisionnaire!

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On vous demande d'organiser un évènement, séminaire ou autre? Ou peut être que vous avez vous même décidé d'organiser un évènement? Dans les 2 cas, vous allez devoir commencer la rédaction d'un cahier des charges précis pour votre événement ou séminaire. C'est essentiel de bien rédiger un cahier des charges car même si ça peut paraître fastidieux, vous allez au final gagner énormément de temps! En rédigeant un cahier des charges complet, vous pourrez le transmettre aux fournisseurs plus facilement et surtout vous vous serez posé les bonnes questions! 1) Info sur l'entreprise Nom de l'entreprise Secteur Taille Entité à facturer Puis des infos sur vous: Nom Prenom Fonction Service Tel Mail 2) Date et durée de votre évènement/séminaire Date de début Date de fin Date flexible 3) Contexte et enjeux de votre évènement Pourquoi organisez vous cet événement ou ce séminaire? Qu'avez vous fait les années précédentes? Est ce un événement régulier? Ou appelé à le devenir? 4) Qui va participer à l'évènement Langue des participants D'ou viennent ils?

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Il s'agit donc d'être bien préparé pour faire de cet événement un succès. Pour bien se préparer, ne négligez pas la rédaction du cahier des charges de l'événement. Le cahier des charges vous servira tout au long de votre recherche et de votre projet. Ne négligez aucun des détails suivants pour être certain de faire les meilleurs choix pour votre événement. L'objectif de l'événement L'objectif est-il d'informer? Former? Stimuler? Valoriser? Lancer un produit? etc. L'objectif vous permettra de définir le type de lieu et de salle qu'il vous faut. Par exemple, si votre objectif est d'informer vos collaborateurs des résultats et orientations de l'entreprise, il vous faudra un lieu avec une salle en auditorium. Pour une formation vous pourrez préférer une configuration en classe et pour une soirée une disposition cabaret. S'il s'agit de stimuler ou valoriser préférez un endroit avec un espace original. Enfin, dans le cadre d'un lancement de produit, votre lieu devra valoriser le produit en question.

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Utilisez un cahier des charges d'événement pour rester sur la bonne voie, définir vos objectifs et désigner les parties prenantes. Que contient le cahier des charges d'un événement? Il contient des objectifs clairs, un calendrier, un budget, le profil des participants et garantit que le lieu de l'événement sera conforme à ce que vous aviez imaginé. Que vous travailliez avec une agence événementielle ou un coordinateur d'événements interne, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. C'est pourquoi il est important de créer un cahier des charges avec ces éléments. Comment rédiger un cahier des charges d'un événement? Il existe de nombreuses façons de dresser un cahier des charges de votre événement. En général, la règle d'or est d'être objectif et de donner d'abord les informations les plus savoureuses afin que les gens aient envie d'assister à votre événement. Après les informations de base telles que l'adresse et le thème ou le sujet de l'événement, vous pouvez ajouter les têtes d'affiche ou les orateurs vedettes (s'il y en a), des exemples d'activités et terminer sur une note positive, ou expliquer pourquoi cet événement est important.

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Organisation d'événement - 12 conseils de pro pour réussir - Comeeti Passer au contenu Se lancer dans l'organisation d'événement d'entreprise peut paraître simple au premier abord mais il a tout de même pas mal d'embûches que vous risquez de rencontrer dans votre parcours d'organisateur d'événement. Nous avons donc fait appel à des experts, spécialisés dans l'organisation d'événements d'entreprise pour connaître leurs recommandations dans le cadre de la création d'événements. 1 – Identifier les objectifs de l'organisation d'un événement d'entreprise avant toute chose Un événement est une action de communication qui doit s'inscrire dans votre stratégie de communication globale. Et comme toute action de communication, il faut savoir ce que vous en attendez. Quels sont les objectifs que vous poursuivez? Cela vous permettra de vous assurer que l'organisation d'un événement est aussi la meilleure manière de répondre à ces objectifs. Enfin, le prisme des objectifs vous éclairera également au moment de faire certains choix liés à l'organisation d'événement.

Cela passe par le fait de confier les tâches essentielles à certains collaborateurs pour vous assurer d'avoir le temps nécessaire pour gérer ces imprévus avec réactivité. Vous ne pouvez pas gérer les hôtes et hôtesses à l'accueil, répondre aux questions de votre président qui répète son discours et vérifier que le café d'accueil est bien en train d'être servi… surtout si on vous annonce au même moment qu'il y a une modification urgente à faire sur la présentation! 12 – Réaliser un débriefing et un questionnaire de satisfaction Votre événement est fini et tout s'est bien passé! Vous verrez la plupart du temps, c'est le cas… Malgré tout, il est important de prendre le temps de réfléchir aux points positifs et négatifs de votre organisation. De même, vous pouvez partager un questionnaire de satisfaction avec vos participants. Tout cela vous permettra de tirer des enseignements bénéfiques pour vos prochains événements. [/vc_column_text] Nous espérons que ces conseils vous aideront pour exercer votre métier d'organisateur d'événements.