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Votre besoin Dans l'exercice de votre métier, vous êtes amenés à interagir avec les personnes de votre organisation et avec les tiers, vos clients, vos fournisseurs, vos adhérents, vos salariés, vos patients, etc. Ces interactions génèrent des documents qui souvent deviennent des preuves. A tout moment, il est potentiellement possible d'être amené à retrouver un document. La dématérialisation apporte une réponse en changeant le support physique vers le support numérique. Néanmoins, cette opération étant coûteuse, il convient de l'utiliser qu'en cas de retour sur investissement prouvé. Dans le cas du maintien du document physique, l'enjeu réside dans la traçabilité des documents. Comment tracer les documents précieux à moindre coût? Le Business Process Management, l'établissement de procédures et des règles métier vous permettent de mieux organiser la traçabilité des documents. Voici quelques approches à appliquer: L'on trace ce qui est référencé. En termes clairs, il convient de numéroter les documents et les objets à tracer de manière unique: Numéro de facture, numéro de boite constituent d'excellentes bases de travail Faciliter le repérage des documents à tracer.
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S'il accepte les déchets dans son installation, l'exploitant remet un accusé d'acceptation au producteur de déchet en complétant le document d'acceptation préalable. Registre d'admission: les déchets acceptés sur le site de stockage / recyclage sont inscrits sur ce registre qui contient notamment l'accusé d'acceptation des déchets, le résultat du contrôle visuel ou encore le motif de refus d'admission. Ce registre doit être conservé 3 ans par l'exploitant. Registre chronologique pour les déchets sortant: les déchets qui ne sont pas stockés dans l'installation sont inscrits dans un registre recensant les déchets sortants. On y retrouve notamment le nature des déchets, leur quantité, la date d'expédition, le numéro du bordereau de suivi (pour certains déchets uniquement)… Ce registre doit également être conservé 3 ans. Bordereau de suivi des déchets dangereux: les déchets dangereux doivent être obligatoirement accompagnés d'un bordereau de suivi des déchets dangereux (BSDD). Des solutions pour simplifier la traçabilité des déchets Dématérialiser vos documents: ne gérez plus vos registres de suivi et autres documents de traçabilité avec des documents papier.
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Sans parler des exigences de conformité par rapport à des règles internes (reporting) ou externes (normes). » La contribution d'une GED à la traçabilité Les opérations qui concourent au fonctionnement d'une organisation sont de natures très diverses. La digitalisation, parce qu'elle fonctionne selon des processus standardisés, permet de tracer plus facilement et surtout automatiquement les opérations qu'elle prend en charge. Dans le cas particulier d'une solution de GED, toutes les actions effectuées par les utilisateurs sont tracées. En effet, le logiciel enregistre: Les intégrations Les consultations Les modifications Les suppressions Les extractions L'entreprise est ainsi à même de disposer d'une information en temps réel, fiable et partageable sur 100% de ses flux documentaires. « La traçabilité de la GED est intéressante pour tracer les interactions uniques par rapport à un document, par exemple pour en distinguer à coup sûr et dans le bon ordre les différentes versions. Mais c'est surtout dans le cadre d'un flux de travail, notamment une boucle de validation, que cette modalité est la plus intéressante.
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La traçabilité, ce n'est pas seulement suivre un produit dans une entreprise. C'est aussi savoir d'où viennent ses composants, savoir où il a été distribué, etc… La traçabilité permet de garantir qualité, performance et sécurité. Sans oublier que la traçabilité peut contribuer à une bonne image de l'entreprise lorsqu'elle est faite correctement. Alors pourquoi et comment mettre en place la traçabilité en entreprise? Explications. Pourquoi la traçabilité est importante? La première utilité de la mise en place d'un système de traçabilité est la sécurité. Cela est d'autant plus vrai dans certains secteurs sensibles comme l'agroalimentaire, la santé ou l'aéronautique par exemple. Dans l'industrie agroalimentaire, il est essentiel de connaître la provenance des différents ingrédients, les dates limite de consommation, la composition, etc… L'industrie pharmaceutique doit aussi connaître chaque composant d'un médicament. Quant au secteur de l'aéronautique, la provenance et la fabrication d'une pièce peuvent jouer un grand rôle pour la sécurité des passagers d'un avion.
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Une traçabilité efficace permet d'éviter tout scandale ou autre problème et ainsi de garder une image d'entreprise positive. La traçabilité est de plus en plus recherchée par les consommateurs, surtout après certains scandales, notamment dans l'industrie agroalimentaire. La volonté de transparence des entreprises est souvent récompensée, voilà pourquoi la mise en place d'un système de traçabilité est indispensable. De plus, certaines normes sont obligatoirement à respecter et dans un souci de suivi, la traçabilité permet cela. Comment assurer la traçabilité? Il existe différents moyens pour mettre en place la traçabilité en entreprise. Tout d'abord il faut savoir qu'il existe différents axes dans la mise en place de la traçabilité: La traçabilité en amont qui permet d'identifier tout ce qui se passe avant la chaîne de production, notamment avec les fournisseurs et les matières premières La traçabilité en aval qui regroupe tout ce qui se passe une fois le produit fini et livré ou acheminé Toute la traçabilité interne qui intervient tout au long de la vie du produit dans l'entreprise Il existe ensuite différents moyens pour mettre en pratique la traçabilité.
Le journal est notamment précieux pour démontrer le respect du RGPD. Il alimente un registre qui inventorie les archives personnelles détenues, spécifie les droits accordés pour leur utilisation et comptabilise les suppressions en vertu du droit à l'oubli. En conclusion, la traçabilité est l'un des arguments majeurs en faveur d'une solution de GED. Les consultants Konica Minolta aident les entreprises à paramétrer au mieux les critères de traçabilité (droit à l'oubli, par exemple). Découvrez l es offres d'accompagnement expertes Konica Minolta pour vous aider à optimiser vos processus métiers grâce à la GED (Gestion Électronique des Documents).
Cela peut se traduire par des codes barres, l'identification par radiofréquence ou encore le marquage industriel. Pour une traçabilité exemplaire, le marquage industriel peut être permanent, comme avec les techniques suivantes: Le marquage électrochimique Marquage laser Le marquage par micro percussion Le marquage par rayage La technique de marquage par frappe Etc…
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