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Friday, 26 July 2024

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Améliorer son archivage doit constituer une des priorités des dirigeants car cela permet notamment d'être en mesure de défendre ses droits avec les documents adéquats en cas de conflit ou de nécessité. 2. Une garantie de sécurité et une aide au PCA Une bonne gestion documentaire renforce la protection des documents et la sécurité des données en cas de problème. Moins de risque de fuite ou de vol de données. Une aubaine pour les entreprises qui ont dû renforcer leur sécurité depuis la mise en place du RGPD. Une gestion documentaire adaptée permet une conservation organisée et sécurisée des données. Gestion documentaire qualité et. Les systèmes d'archivage proposés par les sociétés spécialisées permettent l'instauration d'un suivi complet du document, du moment où il sort jusqu'à ce qu'il rentre, en passant par l'identité de la personne qui le consulte. Maitriser le cycle de vie de tous les documents rend de nombreux services au quotidien et permet aux sociétés d'avoir un vrai suivi et d'être en adéquation avec les demandes législatives.

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15 Mar Trouver facilement et rapidement un document archivé constitue la problématique centrale de toute entreprise. Pour l'aider dans cette démarche, des entreprises comme AGS avec son pôle Archivage proposent d'optimiser la gestion documentaire des archives. Avec à la clé une solution efficace qui présente bien des avantages. Bonnes pratiques et tutoriels de gestion des incidents. 1. Une garantie de conformité avec la loi La conservation des archives n'est pas qu'un jeu d'enfants! Opter pour une gestion réfléchie et efficiente permet aux entreprises et aux institutions de se trouver en conformité avec la loi. D'autant plus que la conservation représente pour certaines un véritable casse-tête, car la durée légale varie en fonction du type de documents (entre un an pour la comptabilisation des horaires des salariés à 30 ans pour un contrat d'acquisition d'un bien immobilier). Grâce à une meilleure maitrise de l'information et des processus documentaires, les sociétés améliorent la qualité de leur gestion documentaire et réduit le nombre de cas de non-conformité.

Comme on dit: "Une image vaut mille mots"! Force est de constater que l'exercice est doublement bénéfique: Cela vous incite à synthétiser vos informations et donc aller à l'essentiel! Vous n'aurez d'autres choix que de décomposer les éléments, les intervenants et les différentes étapes du processus, rendant ainsi les différents documents plus accessibles pour un néophyte car plus clairs à visualiser. Mettre en place une diffusion contrôlée La version 2008 de la norme ISO 9001 se focalisait grandement sur la notion de "bon document au bon endroit"; la version 2015 va plus loin. Gestion documentaire qualité francais. Désormais, on ne doit plus se limiter à définir qui peut rédiger, vérifier, mettre à jour et modifier un document ou un type de document. On doit aussi mentionner le "quand" et le "comment" dans cette nouvelle version. La version 2015 requiert que l'information documentée soit disponible, accessible, utilisable, distribuée, stockée, protégée et lisible en plus de la maîtrise des modifications, la conservation et l'élimination de cette dernière.