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Internet permet aujourd'hui à tout acquéreur de trouver la société spécialisée en croisement de base de données qui lui convient. Toute entreprise ayant besoin d'un bon fichier de prospection peut l'acheter ou le louer en ligne. Elle peut demander un fichier sur mesure comportant des données personnalisées en fonction de sa cible et de son plan marketing, avec un haut niveau de fiabilité. La toile regorge actuellement d'entreprises spécialisées dans les relations clients et le marketing numérique pour répondre au besoin du marché. Des prestataires au service des entreprises L'achat fichier de prospection est une manière pour les entreprises de faire évoluer leur exploitation grâce à une action commerciale ciblée. Pour que cette opération marketing obtienne les résultats escomptés, cette base de données acquise auprès d'un fournisseur de fichiers clients doit être riche en informations qui proviennent de sources officielles. Cibler de nouveaux clients n'est pas une mince affaire, mais pour que cette stratégie de communication soit efficace, un fichier client de qualité doit augmenter le rendement des opérations de prospection.
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Le choix de la location de fichier client dépend des besoins de l'entreprise. Généralement, cette solution convient à un usage ponctuel nécessitant des bases à jour. Elle est aussi adoptée pour son prix modique. Toutefois, il est impératif de veiller à la qualité de ces données, et s'adresser à un courtier professionnel comme DBC. Quand opter pour la location de fichier client? Les entreprises ont généralement le choix entre acheter et louer des fichiers clients. L'achat implique une « prise de possession » des contacts, la société cliente peut alors en disposer définitivement. Par contre, elle se doit d'assurer elle-même la mise à jour. Cette opération organisée régulièrement, requiert pas mal de ressources. Par contre, la location de fichier client signifie une utilisation limitée des adresses. Le client ne reçoit matériellement pas ces informations, ces dernières étant manipulées par un tiers de confiance qui s'occupe d'envoyer le courrier aux prospects visés. Il s'agit de données toujours actualisées par les soins du propriétaire.
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Les fichiers clients achetés doivent être traités comme suit en comptabilité: On débite: Le compte 208 « Autres immobilisations incorporelles », Le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations », Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d'immobilisations ». Comptabiliser des fichiers clients créés en interne Les fichiers clients créés en interne, en revanche, ne répondent pas aux critères de définition des immobilisations. Par conséquent, tous les frais engagés par une entreprise afin de se constituer un fichier clients doivent être laissés en charges. Ces dépenses suivent les règles de droit commun et notamment le principe de séparation des exercices. Elles peuvent donner lieu à la comptabilisation de charges constatées d'avance dans certains cas (notamment lorsque les frais de constitution d'une base de données clients sont exposés au cours qu'une campagne de publicité qui n'est pas encore lancée à la clôture de l'exercice). Sont concernées, par exemple, les frais de création et d'envoi de cartes réponses publicitaires dont l'objectif est de récolter des adresses e-mail à des fins de publicité ultérieure.
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Les actions commerciales et marketing mises en place visent donc les consommateurs. Une fiche client B to C donne différentes informations sur le plan géographique (pays, ville…), démographique (âge, sexe…) et sociodémographique (niveau de formation, revenu…). Le choix des éléments d'un fichier de prospection dépend des objectifs de l'action commerciale: booster le CA acquérir de nouveaux client présenter un nouveau produit faire une campagne de visibilité ou de notoriété chercher de nouveaux partenaires... Cependant, la qualité de ce fichier dépend également de la société qui le vend ou le loue. Fichier client Société experte dans l'analyse de base de données Pour obtenir des fichiers clients qualifiés, il importe de s'adresser à un spécialiste. Il est en effet primordial d'avoir des fichiers à jour avec les informations adéquates. Sur le marché, tout opérateur qui souhaite se constituer une base de données de clients peut s'adresser soit à des courtiers soit aux éditeurs spécialisés, soit aux grandes entreprises.
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