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Conservation jusqu'à expiration du délai de recours contre le calcul de la RAFP Grèves: recensement agents grévistes 5 ans C (2) Code du travail, art. L. 3245-1, et Code civil, art. 2224 Livre ou registre de paie, récapitulation annuelle Validité du registre C (2) La tenue de ce document n'est plus obligatoire depuis 1998. Bordereaux, journaux de paie, listings périodiques de mandatement 10 ans D Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008: durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par l'ordonnateur Bulletins de paie 5 ans D Code du travail, art. L.
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Les avis de remboursement d'assurance maladie et maternité doivent être conservés pendant 2 ans. Il n'y a pas de règles par contre pour tout ce qui concerne les documents de mutuelle santé. Chaque organisme définit en effet ses délais de conservation. Une ordonnance est à classer pendant 1 an au minimum avant de s'en débarrasser. Il faut garder les preuves de versement d'indemnités journalières jusqu'à la liquidation des droits à la retraite. Les papiers relatifs au logement Pour ceux qui possèdent leur logement, les titres de propriété doivent être conservés à vie. Tous les documents qui concernent la copropriété (paiement des charges, courriers au ou du syndic, procès-verbaux d'assemblée générale, etc) doivent être archivés pendant 10 ans. Les factures de travaux de gros œuvre sont à garder 10 ans et celles de plus petits travaux, 2 ans, tout comme les attestations d'entretien annuel des chaudières. Les certificats de ramonage doivent, quant à eux, être conservés 1 an. Pour les locations d'appartements, les contrats, états des lieux et quittances de loyer doivent rester en votre possession pendant toute la durée de la location et 3 ans après.
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Mais rien ne vous empêche de les conserver au-delà de ces prescriptions réglementaires. Besoin d'y voir plus clair? Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies. Faut-il vraiment se conforter aux délais de conservation des documents paie et RH? Le stockage des documents, qu'il se fasse en version papier ou numérique prends toujours du temps et de la place. Il peut être tentant d'opérer de temps à autres un tri par le vide… Sachez toutefois que les délais de prescription des administrations et organismes de recouvrements sont tous différents. Par souci de simplification, nous vous invitons au contraire à la prudence. Un bon réflexe consiste à conserver, par défaut, tous vos documents pour une durée de 10 ans. Durée de conservation du bulletin de paie, 5 ans pour l'entreprise, à vie pour le salarié Si vos obligations en tant qu'employeur sont limitées à 5 ans, vos salariés eux sont dans une toute autre logique. Cet impératif est rappelé automatiquement par nombre de logiciel paie en bas de fiche de paie.
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Jusqu'à l'entrée en vigueur du RGPD, la question de la conservation des bulletins de salaire ne posait guère de question au sein des entreprises. Ceux-ci étaient conservés sans limitation de durée, que ceux-ci soient remis en papier ou de façon dématérialisée. L'audit RGPD nourrit les interrogations en la matière et certaines précisions s'imposent, notamment en matière de fixation des durées de conservation des bulletins de salaire. La Loi El KHOMERI entrée en vigueur au 1 er janvier 2017, a facilité la dématérialisation des bulletins de salaire qui peut être mis en place sans accord préalable du salarié, celui-ci pouvant toutefois s'y opposer (article L. 3243-2 du Code du Travail). Pour autant, cette dématérialisation s'accompagne de l'obligation de conserver les bulletins de salaire « -soit pendant une durée de cinquante ans;-soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans (... ). » (Article D3243-8 du code du travail).
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Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents? Documents civils et commerciaux Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans. Documents et pièces comptables Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. Documents fiscaux L' article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [... ] ». Ce délai de conservation concerne notamment l' impôt sur le revenu, l' impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Les mentions prohibées viennent en complément des mentions obligatoires, qui doivent être respectées lors de l'établissement d'une fiche de paie. Elles sont nettement moins nombreuses que les mentions obligatoires du bulletin de paie. Les mentions prohibées ne concernent que les heures de grève (pour les salariés grévistes) et les heures de représentation (pour les représentants du personnel). Comment renseigner les heures de grève sur une fiche de paie? Les mentions " salarié en grève ", " jour de grève " ou toute autre mention s'en rapprochant sont interdit sur une fiche de paie. Par contre, il est normal d'indiquer sur le bulletin de paie le montant retenu sur le salaire mais les raisons ne doivent pas être clairement expliquées. Ainsi, pour établir la fiche de paie d'un salarié gréviste (ou ayant été gréviste), il est préférable d'utiliser une expression neutre telle que "absence non rémunérée". Doit-on renseigner l'activité des représentants du personnel sur la fiche de paie? Parmi les mentions interdites, l'activité des représentants du personnel ne doit en aucun cas être mentionnée sur le bulletin de salaire.
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