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En effet, ces mutations ont des répercussions qu'il faut prévoir avant le déploiement de la nouvelle organisation ou d'un nouvel outil. De ce fait, la gestion du changement doit être préparée minutieusement en amont pour limiter les impacts négatifs sur les salariés. Une mise en place des changements défaillante peut entraîner des problèmes psychosociaux (stress, troubles de concentration, fatigue, nervosité…) et nuire à leur bien-être et productivité. En revanche, si les nouvelles pratiques sont acceptées, les collaborateurs seront plus impliqués et motivés au sein de l'entreprise. De plus, les équipes dirigeantes verront aussi leurs positions renforcées par la réussite du changement. Comment mettre en place la conduite du changement? Pour qu'une entreprise se développe et soit pérenne, elle doit se renouveler et faire preuve d'anticipation pour s'adapter à son environnement. Pour réussir cette transformation de l'entreprise et pour faire face aux freins naturels des équipes aux changements, il est recommandé de l'accompagner d'une démarche de conduite du changement et d'un plan de communication.
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Bien entendu, la progression des objectifs opérationnels doit être suivie d'actions sur le projet de conduite du changement: c'est à ce titre que nous pouvons démontrer que notre approche de conduite du changement est au service des objectifs opérationnels de votre projet. Pour en savoir plus, consultez le programme de la formation « Accompagner le changement dans un projet informatique ».
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Qu'est-ce que la conduite du changement? Ce terme désigne tous les moyens permettant d'accompagner une modification profonde des process habituellement utilisés au sein d'une entreprise. Son principal objectif consiste avant tout à limiter les rejets éventuels de la part des utilisateurs finaux lorsque qu'une équipe projet décide de modifier ou de changer de SIRH. L'une des clés de succès de cette phase essentielle à la réussite du projet réside dans capacité des acteurs à cultiver une vision idéale de la future organisation et de ses avantages. Pourquoi la conduite du changement est-elle essentielle? La plupart des retours d'expérience le démontrent: un outil mal accepté par les utilisateurs aura des impacts négatifs sur la productivité globale de l'entreprise sur le long terme. Les dirigeants et responsables de projet sont évidemment conscients de cette réalité. Aussi, ils considèrent la conduite du changement comme étant une étape à part entière (et non des moindres) du projet global.
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C'est d'ailleurs par là que nous commençons avec chaque entreprise que nous accompagnons, à l'image d'Atol, que nous avons aidé à accélérer l'adoption d'une nouvelle solution interne. Le besoin principal? Aider à la prise en main d'un logiciel de gestion dans les 800 magasins Atol. Le plus grand défi du déploiement? Répondre à 2 usages: d'une part, les utilisateurs réguliers, d'autre part, les nouveaux opticiens. Autre chose? Fournir une solution accessible en temps réel! En identifiant clairement les besoins d'Atol et de ses collaborateurs, Lemon Learning a pu fournir une solution sur-mesure et accompagner l'entreprise dans ses problématiques de transformation digitale. Je découvre la solution 2. Accompagner le changement Qui a dit qu'adoption des logiciels ne rimait pas avec conduite du changement? Comme toutes les étapes de la transformation digitale, l'adoption digitale nécessite d'être accompagnée pas-à-pas. La raison? Utiliser un nouveau logiciel peut être un bouleversement pour les collaborateurs, il est donc essentiel de les accompagner dans ce processus.
Tous les projets, sans exception, engendrent un ou des changements pour les personnes. Réussir un projet, c'est aussi réussir à gérer le changement qui l'accompagne. Au sein d'une organisation, chacun aborde le changement de manière différente en fonction de ce qu'il est et de son vécu. L'ouvrage de Spencer Johnson "Qui a piqué mon fromage" montre qu'il existe quelques comportements types face au changement, du plus enthousiaste au plus réfractaire. Retour sur l'épineuse question de l'adaptation au changement en gestion de projet. Qui a piqué mon fromage? « Qui a piqué mon fromage? » (Spencer Johnson) est l'histoire édifiante de deux tout petits hommes, les « minigus » Polochon et Baluchon, et de deux souris, Flair et Flèche, qui évoluent dans un labyrinthe complexe. Les quatre compères se repaissent de fromage tous les jours à un endroit précis du dédale. Mais un beau matin, leur gruyère vient à disparaître. Cette épreuve prendra les uns au dépourvu… et sera surmontée avec brio par les autres.
C'est le manager du projet, le garant de la bonne mise en œuvre des décisions. En impliquant les utilisateurs, l'entreprise s'assure de la bonne adéquation entre besoins et solutions. Si nous devons mettre en place un logiciel en interne et que celui-ci n'apporte pas de réponse aux besoins prioritaires, c'est un cas de "no Go". Exemples de postures avec lesquelles il faut rester vigilant Enthousiaste par procuration Dubitatif mais complaisant Attentiste Réfractaire Les individus évoluent, ainsi que ces postures, dans un sens comme dans l'autre au cours du projet, charge au manager du projet de rester vigilant. Exemples d'organisation Les comités utilisateurs comme pour les autres comités doivent se cantonner à des instances décisionnelles. Ces décisions doivent se concentrer sur des principes ergonomiques et l'organisation de campagnes d'alpha tests fonctionnels. Cet objet est à ne pas à confondre avec la participation des utilisateurs lors des réunions de définitions de besoins. Les ateliers de définition des besoins sont indispensables pour permettre aux chefs de projet de rester dans une optique opérationnelle.
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