Traçabilité Des Documents

Wednesday, 12 June 2024

Le processus de dématérialisation renvoie concrètement à cinq notions fortes: l'identification de l'auteur de l'acte (1), la manifestation du consentement à un acte (2), l'intégrité de l'acte (3), l'archivage de l'acte (4) et la traçabilité des informations relatives à l'acte (5). Avant même de déterminer les aspects juridiques liés à la dématérialisation et de faire état des pratiques ayant cours en la matière, il est nécessaire de définir ce que recouvre la notion de dématérialisation. La dématérialisation peut se définir comme « la technique par laquelle il est possible de transformer un document, un flux de documents papier ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en un document, flux et traitements numériques » ( CAPRIOLI Eric, Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents, collection Les guides de la confiance de la FNTC, 4 e édition, juin 2011). La dématérialisation des documents est une parfaite illustration de l'adaptation du droit aux technologies de l'information et de la communication dans la mesure où ce processus fait l'objet d'un encadrement juridique.

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Pour la traçabilité des procédés de fabrication, il est attribué à chaque produit ou lot un numéro d'identification, auquel sont rattachées, à chaque procédé, des informations telles que les détails des tâches, les résultats d'inspection et les dimensions, à des fins d'exploitation lors d'un procédé ultérieur. L'exploitation de ces informations lors de l'usinage contribue à améliorer le rendement et la qualité. La traçabilité du contrôle des pièces La traçabilité de gestion des pièces facilite le contrôle et l'analyse de l'usure récurrente de pièces telles que des outils et gabarits. Un numéro de série servant à l'identification individuelle (tel qu'un code 2D) est marqué sur chaque outil pour la gestion de son état, notamment sa durée d'utilisation et ses limites d'usure. Comme pour l'ensemble du flux, les outils et autres pièces entreposés sont marqués de codes 2D de gestion et des informations leur sont affectées, telles que le nom de l'usine, le numéro de rayonnage et le numéro de série, pour la gestion des sorties et des retours.

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Dans un environnement où l'information arrive en masse, la majorité des entreprises sont aujourd'hui convaincues de la valeur ajoutée de l'archivage des documents et des données numériques. Ses bénéfices ne sont plus à démontrer: meilleur suivi, gain de temps pour retrouver une information, préservation de la mémoire de l'entreprise, source d'économie… Mais archiver des documents n'est pas l'unique objectif des organisations. De plus en plus, les projets d'archivage se concentrent sur la traçabilité de l'information. Comment attester qu'un document n'a pas été modifié? De quelles preuves de trace dispose-t-on sur le document? etc… La traçabilité d'un document devient (presque) aussi importante que sa conservation. La traçabilité comme preuve juridique D'après la loi du 13 Mars 2000, « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

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Quels sont les types d'archivage? Il existe deux types généralement. L'archivage classique ou physique de documents papiers qui consiste à faire le tri des pièces qui doivent être stockées, à les classer et les conserver au sein de la société ou au sein d'un site externe de conservation. L'archivage numérique qui s'agit du stockage en ligne à long terme des documents numériques sur un support sécurisé. Avez-vous trouvé cet article utile? Si vous avez trouvé ces informations utiles, prenez quelques instants pour commenter ou partager ces informations avec vore communauté.

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Dans le domaine électronique, on notera que cette traçabilité est également présente dès le départ avec le calcul des empreintes des fichiers électroniques et des métadonnées associées. Des éléments qui sont tracées et qui peuvent être contrôlés de manière régulière dans Spark Archives à travers la fonction de contrôle de cohérence des archives. Enfin la fonction de sortie du dossier de preuves permet également de mettre à disposition tous les élements probatoires dans le cadre d'audits ou de contentieux. La traçabilité s'inscrit dans l'ADN de Spark Archives de manière native et s'appuie sur des notions connexes liées notamment à la sécurité des accès et des données tout en préservant les aspects liés au droit à l'oubli. Herwann Perrin - Responsable Produit Spark Archives Jérôme Besnard - Responsable R&D Spark Archives

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Traçabilité - PRO ARCHIVES SYSTEMES Faculté de pouvoir présenter l'historique des traitements opérés sur un document durant tout le cycle de vie.

Pourtant la traçabilité est un enjeu majeur dans nos sociétés mondialisées, régies par une féroce concurrence des prix et des délais. La nécessité de mettre en œuvre un système de gestion de l'historique global, qui couvrirait la traçabilité interne et externe, n'a jamais été si urgente. Pour en savoir plus, consultez la section « Industrie automobile » dans le chapitre détaillant les normes, lois et réglementations relatives à la traçabilité. INDEX