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Sunday, 4 August 2024

Les dossiers de presse sont de plus en plus souvent enregistrés sur une clé USB comportant des photographies. Après l'événement, ils sont mis à disposition des médias dans la salle de presse virtuelle de l'entreprise. Comment l'utiliser? Étapes Préparez le dossier. Le dossier de presse comporte un sommaire avec tous les thèmes et les angles traités, classés par ordre d'intérêt (voir sommaire type). Diffusez le dossier. Les journalistes préfèrent recevoir le dossier à leur arrivée. Ils peuvent ainsi s'informer avant le début de la conférence ou du voyage. Les dossiers seront portés par coursier aux journalistes qui n'auront pas pu se déplacer. Si le dossier de presse est envoyé avant la manifestation, veillez à l'adresser à tous les journalistes le même jour (une semaine à dix jours avant pour les quotidiens, télévisions et radios; trois semaines à un mois à l'avance pour les périodiques). Faites-les parvenir aux rédactions avant toute campagne publicitaire sur le même sujet. Relancez. Les journalistes comprendront que vous les contactiez pour leur proposer un complément d'information ou vous assurer qu'ils ont bien reçu le dossier de presse.

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Pour envoyer un dossier de presse, il est très important de respecter les délais de publication des magazines. Il faut communiquer les informations six mois à l'avance si l'on cible un trimestriel, quatre mois si l'on cible un bimestriel, trois mois pour les mensuels, deux mois pour les radios et les hebdos, un mois pour les quotidiens. Vous pouvez choisir d'envoyer ce document dans une newsletter adressée à une liste de journalistes. Mais il est vraiment préférable de procéder au cas par cas. Je conseille plutôt d'appeler le journaliste avant de lui adresser un mail, de lui expliquer en quelques mots l'événement et pourquoi celui-ci concerne son lectorat. Si votre interlocuteur manifeste un intérêt, vous lui transférez dans la foulée votre document. Il se rappellera la conversation, et le mail ne sera pas perdu dans les oubliettes de son ordinateur… Comme il n'est souvent pas très confortable pour un artiste d'entreprendre la démarche de parler de soi à un journaliste, l'idéal est de demander à une tierce personne d'effectuer ce travail.

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Chaque article doit être argumenté. Privilégiez les exemples concrets aux discours théoriques. Plus votre évènement est précisément explicité (horaires, activités proposées, particularités…), plus le lecteur aura envie de se renseigner et/ou de s'y rendre. Un dossier de presse est aéré, paginé et ne doit contenir aucune faute d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe, afin qu'il ne soit pas immédiatement « classé ». N'oubliez pas qu'un dossier de presse est le reflet de votre commune: il serait préjudiciable qu'il paraisse « brouillon ». N'hésitez pas à le faire relire avant de l'envoyer et à y faire figurer les couleurs et le logo de votre commune afin qu'elle soit immédiatement identifiable. Comment et quand envoyer le dossier de presse? L'envoi du dossier de presse s'effectue au minimum un mois avant la date de l'évènement afin de laisser le temps aux rédactions de traiter l'information (notamment pour la presse écrite mensuelle dont les dont les délais de bouclage sont plus longs).

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En revanche, vous risquez de sérieuses déconvenues si vous insistez lourdement et si le journaliste a l'impression que vous voulez lui imposer votre point de vue. Méthodologie et conseils Un dossier de presse doit être clair, attrayant, efficace et facile à utiliser. Lors des salons, il vaut mieux rédiger des dossiers allégés et penser à rédiger une version anglaise pour les journalistes étrangers. N'oubliez pas de numéroter chaque page en indiquant le titre du dossier, le nom et le téléphone du contact presse. Le journaliste garde, en effet, la seule page qui l'intéresse. Il faut qu'il y trouve toutes les informations utiles. Avantage Un bon dossier de presse peut servir de base de travail à un journaliste qui prépare une enquête. Ce dernier le conservera dans ses archives personnelles. Précaution à prendre Le dossier de presse est destiné exclusivement aux journalistes. Il ne doit en aucun cas être assimilé à une plaquette publicitaire ni à un rapport d'activité.

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Avec l'avènement de la TNT, les chaînes de télévision locales sont amenées à se développer; n'hésitez pas à les contacter, de même que les éditions locales des chaînes nationales (France 3 régions, France 2 régions…): elles pourraient être un relai dynamique pour vos informations. Comment le rédiger? Un rédacteur en chef reçoit chaque semaine un grand nombre de dossiers de presse. Pour qu'un document retienne son attention, il est nécessaire que celui-ci se distingue des autres et soit particulièrement incisif et convaincant. Vous pouvez susciter l'intérêt des journalistes en posant vos titres sous forme de questions, en insérant des photos (attention à ne pas « décorer »: les photos doivent compléter le contenu rédactionnel)… Chacun de vos articles doit contenir un titre et un sous-titre annonçant les idées centrales développées dans le corps du contenu. Un titre doit donner envie de lire la suite. Attention cependant à ne pas survendre votre évènement ou à user de trop de jeux de mots qui, s'ils peuvent séduire en étant employés à bon escient, peuvent faire douter du sérieux de votre action.

Page suivante, vous rédigez un texte de présentation d'une quinzaine de lignes, en expliquant pourquoi cet événement est « intéressant ». Vous pouvez ajouter une note d'intention, une interview avec l'artiste. Les journalistes aiment en effet reprendre des citations dans leurs articles. Vous complétez avec trois ou cinq photos libres de droits en indiquant un e-mail ou téléphone de contact si le journaliste souhaite télécharger ces photos en haute définition ou obtenir d'autres visuels. Enfin, vous terminez par toutes les informations utiles de l'événement: l'adresse, les horaires, le tarif, le vernissage, le site web, les événements associés, les partenariats, les différents contacts, etc. Première ou 3e personne? Un communiqué de presse se rédige plutôt à la troisième personne du singulier. Pas de je, ni de vous dans ce texte de présentation, mise à part la note d'intention écrite à la première personne par l'artiste. Faits divers, peinture de Blanche Paymal-Amouroux Appeler le journaliste plutôt que lui envoyer un mail Quand envoie-t-on ce document?

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