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Tableau Excel pour la gestion des clés La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les entreprises. À ce jour, le suivi des clés se fait se de manière artisanale, parfois à l'aide d'un tableau Excel, mais aucun tableur n'existe sur le marché pour "automatiser" le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter comment gérer vos clés au travers d'un tableau Excel, ses avantages et inconvénients et quelles sont les alternatives adaptées. Le fonctionnement d'un tableau Excel pour l'organisation des clés Organiser vos clés sur un tableau Excel est une tâche compliquée et chronophage. Pour commencer, il vous faut créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires: date d'entrée, date de sortie, localisation, responsable, adresse… pour pouvoir gérer et tracer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés au quotidien et de toujours garder un oeil sur celles-ci.
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Tout savoir sur les armoires à clés avec gestion électronique Les premiers systèmes d'armoires à gestion électronique connaissent un engouement certain auprès des entreprises et des particuliers. Ces dispositifs fonctionnent selon des procédés modernes et sophistiqués. Comment fonctionne une armoire à clés avec gestion électronique? Une armoire à clé avec gestion électronique est dotée de plusieurs éléments: Un tableau ou une armoire Une ouverture avec un dispositif d'identification Des porte-clés de verrouillage Un rack pour accrocher les clés Il s'agit des caractéristiques basiques d'une armoire intelligente. La technologie utilisée varie d'un modèle à l'autre. D'autres détails sont rajoutés dans un but unique: sécuriser au maximum le tableau. Les porte-clés appelés aussi key tags comportent en outre une puce reliée à un système informatique. La gestion des mouvements devient plus simple, de même que le traçage. Pour accéder aux clés, les utilisateurs autorisés se servent de l'un des procédés suivants: La saisie d'un code Le scan d'une empreinte L'action une clavette L'enregistrement sans contact d'un badge Pour les modèles simplifiés, l'accès s'effectue en entrant uniquement un code sur un clavier.
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La clé doit être construite avec la contribution de deux ou trois personnes. Séparation des tâches. La même personne ne saurait porter les trois casquettes: créateur de la clé, utilisateur de la clé (c'est-à-dire écrire des programmes pour utiliser les clés pour le cryptage ou le décryptage) et gardien de la clé. La séparation de ces trois tâches est réaliste dans de grands sites, mais beaucoup plus difficile dans un petit site. Quoi qu'il en soit, vous devez pouvoir expliquer la séparation des tâches de gestion des clés à tout auditeur qui vous le demanderait. Téléchargez gratuitement cette ressource Guide de Cloud Privé Hébergé Comment permettre aux entreprises de se focaliser sur leur cœur de métier, de gagner en agilité, réactivité et résilience en s'appuyant sur un socle informatique performant, évolutif et sécurisé? Découvrez les avantages des solutions de Cloud Privé hébergé de la CPEM. Tech - Par Carol Woodbury - Publié le 16 février 2011
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Quelle que soit l'entreprise, la gestion des clés peut être un véritable casse-tête, et devient alors une énorme de faille de sécurité: les clés égarées, les personnes qui entrent dans l'entreprise sans y être autorisées, les employés qui ont chacun plusieurs clés. Pour alléger et préciser la gestion des accès, Pollux vous propose la mise en place d'un organigramme mécanique (avec des clés), et / ou d'un système de contrôle d'accès électronique (avec des badges). Puisque chacun a une unique clé ou badge qui lui donne accès à plusieurs portes, le responsable de la sécurité maîtrise la circulation des clés. 1/ Qu'est-ce que la hiérarchisation des accès? Elle consiste à attribuer à chaque personne autorisée à pénétrer dans l'entreprise (même provisoirement) des droits d'accès. Chacun détient une seule clé identifiée, ou un seul badge personnel, qui ouvre plusieurs portes. Dans le cas d'un organigramme de clés, on parle de passes: le passe général ouvre toutes les portes, les passes partiels ouvrent chacun différentes portes, et les clés particulières ouvrent une seule porte chacune.
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Que signifie « autonome » pour une armoire à clés avec gestion électronique? On entend par armoire autonome une armoire: qui fonctionne sans dépendre d'un système qui ne requiert aucune liaison avec un serveur ou un ordinateur dont les données sont enregistrées automatiquement sur une carte mémoire avec une large capacité de stockage Elle comporte le plus souvent un port USB pour extraire les rapports. Comment est organisé un logiciel pour armoire à clés avec gestion électronique? Lorsque le tableau est connecté à un logiciel, la gestion devient encore plus simple. Le dispositif centralise l'organisation et l'administration pour gérer l'ensemble des armoires. La surveillance s'effectue aussi depuis un point unique. Le logiciel comporte le plus souvent une interface facile à comprendre. Une meilleure sécurité et accessibilité Enfin, grâce à l'intelligence informatique, l'entreprise profite d'une accessibilité élargie. La sécurité est toutefois maintenue. En effet, si les clés restent disponibles à tout moment, seules les personnes approuvées y ont accès.
L'armoire s'ouvre automatiquement par la suite. Les tableaux plus sophistiqués intègrent un logiciel informatique qui enregistre tous les flux d'entrée et de sortie. Ils informent: Sur la personne qui détient la clé grâce à une identification Si une clé manque Sur la durée d'emprunt de la clé Les systèmes plus élaborés offrent ainsi plus de fonctionnalités et des possibilités plus larges. Quels sont les avantages d'une armoire à clés avec gestion électronique? Les armoires à clés avec gestion électronique fournissent des solutions efficientes et préviennent les risques liés à une perte ou un vol. Parmi les avantages les plus importants figurent: Une meilleure organisation des flux d'entrée et de sortie La fluidification de la gestion La sécurisation des accès Le traçage des emprunts Les clés sont regroupées dans une armoire unique Les personnes accréditées uniquement y accèdent L'obtention de rapports détaillés: la personne qui détient la clé, la date et l'heure de retrait et de dépôt Réduction des cas de perte et de vol Une armoire à clé à gestion électronique résout ainsi les problématiques de sécurisation en plus de l'organisation.
La garde des clés est l'un des éléments qu'il est important de prévoir, lors de l'installation du système d'alerte. En effet, faire venir une personne qui disposerait d'un jeu est impératif si vous ne pouvez pas vous déplacer pour ouvrir aux secours. La personne est alors informée pour garantir l'accès aux secours ou simplement intervenir et vérifier votre état. Reste que cette solution implique sa présence à proximité afin de pouvoir agir immédiatement. Une garde des clés sur mesure et autonome Afin de résoudre cette difficulté et vous offrir une plus grande sérénité, Tavie met en place deux solutions suivant votre lieu d'habitat. En Île-de-France et en Gironde, vous accédez à un service spécifique de garde de vos clés. Idéal pour les personnes dont l'entourage est peu présent ou éloigné, cette option prévoit la venue d'un intervenant formé aux premiers secours. Gardien des clés, il peut ouvrir l'habitat à la suite de votre demande d'assistance et dresser un premier état médical pour faire ou non intervenir les secours, tout en restant à vos côtés jusqu'à l'arrivée de ces derniers.
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