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Thursday, 18 July 2024

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Dans la grande liste des tâches incombant au Secrétaire du CE ou du CHSCT figure notamment la rédaction du PV de carence que vous pourriez être amené à réaliser dans trois situations: en cas de carence lors d'une réunion en cas d'absence d'ordre du jour en cas de carence lors d'une élection. Quel est l'intérêt de ce PV de carence? Comment le rédiger? À qui l'adresser? Pas de panique, à la fin de cet article, le PV de carence n'aura plus de secret de vous! 1. Les élus ne sont pas venus Étaient-ils fâchés ou en vacances? Le fait est que vous vous êtes retrouvé tout seul pour cette réunion de CE, en tête-à-tête avec la Direction qui n'a pu valablement ouvrir la séance. Pour autant, la Direction ayant valablement convoqué l'instance, vous devez rédiger un PV de carence destiné à prouver que la Direction a rempli son obligation légale. Que contient le PV de carence? Ce PV prend la même forme que les PV classiques que vous êtes amenés à rédiger. Vous y ferez figurer le nom des personnes convoquées, la date et l'heure de la réunion, et éventuellement l'ordre du jour qui devait être abordé.

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À qui et quand l'adresser? Le PV de carence doit en premier lieu être affiché dans l'entreprise afin d'informer les salariés que le processus électoral n'a pas abouti. Il est également transmis dans les quinze jours suivant les élections à l'inspection du travail. Vous voilà rassuré. Finalement, derrière son nom un peu « pompeux », le PV de carence est une petite formalité qui vous prendra peu de temps, d'autant que vous serez certainement peu confronté à ces situations relativement exceptionnelles dans la vie des instances. Vous aurez bien plus à faire avec les PV des séances ordinaires et extraordinaires qui elles, ne manqueront pas de s'éterniser et de revenir plus vite que vous ne le souhaitez, alors que vous aimeriez consacrer davantage de temps à traiter les sujets de fond. Voilà au moins une bonne raison de nous confier la rédaction de vos PV de réunion ou de carence, puisque c'est notre métier!

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Cependant, les statuts types des associations reconnues d'utilité publique imposent que les procès-verbaux soient signés par le président et le secrétaire. Mais les tribunaux ont admis, qu'en cas d'absence, un signataire puisse être remplacé par un autre dès lors qu'ils ont le même niveau de qualité ou de fonction (exemple: trésorier et secrétaire, 2 vice-présidents). Quelle est la valeur juridique du procès-verbal d'une association? Pour avoir force probante, le PV de l'assemblée générale d'une association doit respecter le formalisme prévu par les statuts ou par le règlement intérieur. Il ne suffit toutefois pas à justifier à lui seul l'existence d'une assemblée générale. Pour apporter cette preuve, il faut que l'association soit en mesure de produire: le procès-verbal de l'assemblée générale dans son intégralité, la convocation avec l'ordre du jour, la liste des adhérents convoqués, les chèques et bordereaux de versement des cotisations des adhérents (si seuls les membres à jour de cotisation ont le droit de voter), les procurations des membres représentés, la feuille de présence indiquant les adhérents présents ou représentés et leurs signatures.

A l'issue du débat entre les membres, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour: Résolution 1: Rapport moral et financier L'assemblée générale adopte la délibération à la majorité de... / à l'unanimité. Résolution 2: Approbation du budget L'assemblée générale approuve le budget à la majorité de / rejette le budget par... voix contre... voix. Résolution 3: Désignation du commissaire aux comptes M X a été désigné commissaire aux comptes. Cette résolution est adoptée à la majorité de... / à l'unanimité. L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à... (heure). Le Président de séance - Le Secrétaire de séance (signatures) Faut-il rédiger un procès-verbal à la fin de l'assemblée générale d'une association? Procès-verbal d'association obligatoire En principe, la rédaction d'un PV d'association n'est pas obligatoire, qu'il s'agisse d'une assemblée générale ordinaire ou d'une assemblée générale extraordinaire. Il existe toutefois 2 exceptions à ce principe: les statuts adoptés lors de la création ou le règlement intérieur imposent l'établissement de PV des décisions de l'association via une disposition du type « les délibérations de l'assemblée sont constatées par des procès-verbaux », l'association est reconnue d'utilité publique.