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Marque ou type: mentionne la spécification commerciale du bien inventorié; Date d'achat: indique la date de l'acquisition du matériel. Son inscription urge au regard de sa contribution à la détermination de la valeur résiduelle du bien à la date de l'inventaire; Valeur d'Achat: indique la valeur (montant) d'acquisition du bien concerné; Utilisateur: précise le Statut au sein de l'OP ou dans le dispositif technique de l'OP, de l'utilisateur principal du bien inventorié; Etat actuel: fournit quelques caractéristiques pertinentes de l'état physique et de fonctionnement du bien inventorié. 4. Les modèles de la fiche des immobilisations La fiche des immobilisations est disponible en deux modèles:
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Il ne nécessite pas forcément de préparation ni de deuxième comptage.
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C'est pourquoi, il est primordial de bien s'organiser afin de déterminer avec précision les écarts entre les quantités réelles de stocks et les données chiffrées dans les livres comptables. En effet, de nombreux incidents peuvent survenir en cours d'année, ceux qui peuvent impacter la valeur des stocks. Il en est ainsi des aléas économiques qui ont un impact direct sur le prix des matières premières. À part cela, les cas de vol ou de perte ne sont pas non plus à écarter. Classer les stocks selon leur nature Pour réaliser l'inventaire, il est plus pratique de classer les stocks selon leur nature. L'opération varie selon le secteur d'activité des entreprises, mais en général, les stocks peuvent être classés selon 5 principales catégories: les matières premières les marchandises les produits semi-finis les consommables les produits en cours de production On ne tiendra pas compte des produits résiduels, car ils peuvent rarement être valorisés. En comptabilité, certaines entreprises font également la distinction entre les matières premières qui entrent directement dans le processus de fabrication et les stocks de fluide (carburant, gaz).
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Leurs causes sont très diverses: Erreurs de comptage Quantités erronées à l'entrée Quantités prélevées erronées Articles abîmés durant le stockage Incertitudes entre deux références Démarque inconnue Etc. Pour optimiser le comptage et éviter les erreurs, il est indispensable d'adopter de bonnes pratiques dans le déroulement de son comptage physique. Attribuer un numéro d'inventaire Chaque élément du stock doit être référencé au moyen d'un numéro d'inventaire librement déterminé. Cela peut être la référence-produit du fabricant, une série alphanumérique interne… Ce numéro unique, commun au management et au comptable, sert à suivre la vie d'un élément de stock depuis son entrée dans le patrimoine jusqu'à sa sortie ou son éventuelle dépréciation ou l'amortissement en fin d'exercice afin de déterminer sa valeur nette comptable au 31 décembre de l'exercice. Ranger ses aires de stockage Pour éviter de perdre du temps, il est réellement opportun de procéder au rangement de la zone de stockage avant de débuter l'inventaire.
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Il permet aussi d'adapter sous outils et de mieux évaluer ses besoins et d'anticiper les ruptures. Lorsque les stocks sont très importants et connaissent de grandes rotations, il peut être judicieux d'investir dans un logiciel performant pour éviter les écarts et effectuer les opérations de comptage pour gagner en agilité.
La supervision de la procédure d'inventaire et le comptage par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes peut être rassurante. Lire l'article L'essentiel à savoir sur le commissaire aux comptes Inventaire physique des stocks et activité Inventaire physique des stocks: coté pratique L'arrêt de l'activité pendant l'inventaire physique des stocks est fortement recommandé afin de limiter les mouvements (réception, expédition... ) et la détérioration des stocks. A défaut, une procédure devra être mise en place. Le rangement des stocks et le découpage des lieux de stockages permettent une meilleure facilité de comptage. Parmi cela, il faut distinguer: Les différentes zones de stock (magasin, atelier, réserve... ), Les différents types de produits (triés par référence, code... ), Les stocks obsolètes, endommagés à ranger à part, Les stocks détenus pour des tiers à ranger à part. Avant de commencer le comptage, il faut s'assurer du contenu des emballages tant en quantité qu'en qualité.
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