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Thursday, 8 August 2024

Qu'est-ce qu'une base de données du personnel? En entreprise, il est très fréquent que les services RH disposent de ce que l'on appelle une base de données du personnel. Cette base de données RH contient en effet plusieurs informations à propos des membres du personnel de l'entreprise. Ces informations sont recueillies au moment du recrutement, mais aussi lors de la durée du contrat. Elles peuvent être utilisées de différentes manières comme par exemple prendre contact avec les salariés, rédiger des contrats, mais aussi effectuer des études sur l'entreprise. Par ailleurs, c'est une solution informatique dédiée qui est le plus souvent utilisée dans le cadre de la création d'une base de données du personnel. Attention cependant, depuis quelques années déjà la gestion des données personnelles fait l'objet de certaines réglementations qu'une entreprise se doit de respecter. Dès lors, il faut que la solution utilisée corresponde à ses besoins, mais aussi aux réglementations en vigueur. Quelle solution comme gestion de la base de données des ressources humaines?

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Une mise en conformité avec le RGPD est donc nécessaire pour toute création d'une base de données du personnel. Tout d'abord, le processus de récolte des données dans le but de créer une base de données du personnel doit être clairement détaillé dans une politique de confidentialité mise à disposition des salariés. Les moyens mis en œuvre pour garantir la sécurité de la base de données DRH et ce qu'elle contient, mais aussi la durée de conservation des données doivent y être clairement détaillés. Un registre de toutes les actions menées, mais aussi de toutes les personnes ayant accès à cette base doit aussi être tenu. Des mesures adaptées doivent par ailleurs être mises en place pour limiter le risque de vol et le piratage. Lors du choix d'une solution logicielle pour la création d'une base de données des ressources humaines, la question du respect du RGPD doit impérativement être abordée pour mettre en œuvre des aménagements adéquats.

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