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Demandez à votre supérieur de vous informer du rôle que vous tiendrez lors de la réunion. Vous pourrez ainsi prévoir d'amener des formulaires ou des documents spécifiques que vous pourrez imprimer avant d'arriver. Essayez d' envoyer un ordre du jour pour la réunion à venir, un compte rendu de la dernière réunion ou tout autre document pertinent à tous les participants le matin ou le soir précédent celle-ci. Super secretaire fiches pratiques la. Conseil n°3: s'organiser Réaliser des listes et planifier vos actions Conservez un agenda, un calendrier et une liste de tâches à faire et mettez-les à jour régulièrement. Conservez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre ou créez-en plusieurs qui peuvent être synchronisés ensemble. Si vous êtes plus à l'aise avec le papier, conservez un petit agenda ou un petit calendrier dans votre poche ou votre sac à main pour l'avoir toujours avec vous. Si possible, conservez un stylo afin de ne jamais avoir à en chercher un. Ayez un bloc-notes désigné pour les listes de tâches à faire à votre bureau et rayez-les au fur et à mesure qu'elles sont effectuées.
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L'Office Manager bilingue est une fonction très polyvalente de coordination des informations et des activités de l'entreprise. II se positionne souvent comme le relais administratif d'une PME ou d'une filiale d'un groupe. Directement sur le chantier ou au sein d'un département technique/travaux, l'assistant travaux bilingue intervient essentiellement sur le suivi administratif des chantiers. L'archiviste s'occupe de tous les documents anciens ou actuels. Les supports utilisés aujourd'hui (répertoires numériques, bases de données informatisées…) font gagner à la fois beaucoup de temps et d'espace. L'Archiviste se doit donc de maîtriser les logiciels spécialisés et les outils internet. Le baromètre annuel Qapa des métiers qui mènent au chômage après le BAC vient de paraître. Super secretaire fiches pratiques. Et pour la première L'hôte d'accueil standardiste a pour mission principale d'accueillir, de renseigner et d'orienter ses interlocuteurs. De ce premier contact dépendent l'image et la réputation de l'entreprise. Tandis qu'une nouvelle profession semble s'ajouter à la longue liste des métiers de l'assistanat, sur le terrain quel est le quotidien d'une assistante digitale?
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Conseil n°5: Gagner du temps au quotidien Économisez du papier et du temps Évitez d'imprimer pour économiser du papier et optez pour des formulaires en ligne ou d'autres documents afin d'économiser du temps et des ressources. Remplissez les formulaires électroniquement si possible. Comment devenir une secrétaire ou assistante efficace et organisée ?. Numérisez et enregistrez des copies de fichiers papier afin qu'ils soient toujours disponibles et qu'ils ne soient ni endommagés ni perdus. Faites circuler des fichiers numériques, des rappels, des mémos et des ordres du jour au lieu de versions papier. S'approvisionner en fournitures Ne soyez jamais à court de documents importants que vous utilisez pour être organisé, tels que des blocs-notes, des stylos, des enveloppes et des timbres, en achetant ou en informant un responsable / acheteur de bureau lorsque vous êtes sur votre dernier carton ou contenant de quelque chose plutôt qu'une fois qu'ils sont tous partis. Gardez les fournitures organisées à votre bureau ou à votre espace de travail. Utilisez des conteneurs, des bacs, des dossiers de fichiers et d'autres conteneurs étiquetés ou colorés pour faciliter le tri.
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Sans abus bien sûr! Faites des pauses pour réorganiser votre bureau périodiquement. Faites quelques exercices simples pendant ces temps de repos: parlez à des collègues ou faites une promenade dans le bureau pour vous aérer l'esprit. Pour une productivité optimale, des études ont prouvé que faire une pause de quelques minutes toutes les heures de travail permettait de gagner en efficacité. Conseil n°2: bien s'informer Connaître les différents emplois du temps Familiarisez-vous avec l'horaire de votre supérieur, le vôtre ou de tout autre employé dont vous devez tenir compte au début de chaque journée. Parcourez régulièrement l'emploi du temps de ces derniers pour gagner du temps lors de prises de rendez-vous et éviter les erreurs de double réservation ou autres. Fiches métiers Archives - Activ'Assistante. Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour pouvoir les consulter à tout moment sur votre ordinateur ou votre téléphone afin que vous puissiez ajouter immédiatement les rendez-vous pris. Préparez vos réunions Présentez-vous à tout rendez-vous avec votre matériel, des notes claires des réunions précédentes et un bloc-notes pour rédiger les procès-verbaux et autres notes de la réunion en cours.
En 2007, le groupe prend de l'envergure: création d'éditions régionales d'Assist'Expo, lancement des sites internet, et. Assistante Plus et Office News fusionnent pour devenir Office Mag, uniquement sur abonnement mais proposé en version électronique ou version papier. Un petit nouveau pour 2008: le groupe Prometis vous invite à participer au 1er Congrès National des Adjoints de Direction, le 6 juin 2008 à l'Espace Eurosites George V à Paris. Le programme est ici. Un des thèmes de la journée sera: « Les adjoints de direction en marche vers le futur: les bouleversements d'internet et les réseaux sociaux: A l'heure où les managers et dirigeants deviennent nomades, où Internet et les nouvelles technologies sont le quotidien des adjoints de direction; les réseaux sociaux, le Web 2. Super-secrétaire.com, Assist’expo et compagnie. 0 et les sites communautaires sont présentés comme les nouveaux outils professionnels incontournables. » Prometis fait l'actualité de la profession à lui seul, comme le signale Renata dans sa rubrique éponyme! Un peu parisien et un peu commercial, Prometis fourmille cependant d'informations.