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À l'issue de cette consultation, vous ferez une synthèse des besoins pour les hiérarchiser: les « must have » (les fonctionnalités obligatoires dans votre projet) « nice to have » (les fonctionnalités qu'il serait bon d'avoir, mais dont vous pouvez vous passer pour le moment et pouvant être différées). 3. Les éléments indispensables de votre cahier des charges SIRH Pour rédiger votre cahier des charges, vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet conseil extérieur. Outre un gain de temps non négligeable, vous bénéficierez de leur expérience pour rédiger un cahier des charges efficace et exhaustif. Pour vous aider à rédiger votre propre cahier des charges, voici les grands thèmes à mentionner: Votre entreprise ou organisation: quelle est votre activité, les objectifs du projet, l'organisation des entités, et le périmètre fonctionnel du projet La situation existante: vos outils SIRH actuels et les limites rencontrées. Les utilisateurs et ressources: le périmètre concerné par le projet de gestion des temps, les spécificités réglementaires et métiers Besoins fonctionnels: collecte des temps de présence, gestion des absences, planification, suivi d'activités et analytique, compteurs, primes, modèle de règles de calcul pour l'annualisation, le badgeage ou les heures supplémentaires Reprise de données Prérequis techniques: i nterfaces et contraintes techniques Gestion du projet: calendrier, déploiement, formation, recette, livrables
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Bien que le SIRH apporterait une amélioration dans la gestion et l'optimisation des processus RH, il est plus qu'obligatoire de respecter certains préalables. Les raisons de votre projet SIRH Un projet SIRH ne se résume pas à l'achat de la solution et sa mise en application. Vous devez prendre en compte les raisons de votre projet. Cela passe par la rédaction du cahier des charges. Une étape indispensable pour faire un point sur l'existant, vos méthodes sont obsolètes. Quelles sont les améliorations souhaitées, les évolutions à prévoir, les délais de déploiement mais aussi le budget ou encore les objectifs sur cette mise en place. La rédaction du cahier des charges va vous permettre d'avoir une vision sur le long terme de vos objectifs et dégager les raisons justifiées de votre implémentation d'un projet SIRH. La définition de vos besoins L'accélération de la digitalisation du service RH justifie aujourd'hui les besoins d'une entreprise sur la mise en place d'un projet SIRH. Avec l'évolution des obligations légales, le SIRH permet de respecter l'ensemble des contraintes liées notamment à la gestion de la paie.
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La gestion de la paie et des prestations sociales 💰 Le module de paie, parfois pris en charge dans un logiciel à part connecté au SIRH, inclut: la gestion de la rémunération, la gestion des prestations sociales (Assurance Maladie, retraite, pensions complémentaires, accidents de travail), le calcul des cotisations sociales et patronales, l'intégration de la convention collective et de ses conditions spécifiques, etc. La gestion du capital humain 👬 Elle englobe: le recrutement, la gestion des talents. La partie recrutement peut être prise en charge dans un logiciel dédié (ATS), interagissant avec le SIRH, ou intégré via un module. Elle concerne: la gestion des entretiens d'embauche, le partage des offres d'emploi en interne, la diffusion des annonces, le suivi des candidatures, l' onboarding des nouvelles recrues, etc. En ce qui concerne la gestion des talents, des modules SIRH s'intéressent au suivi des employé·es et de leurs carrières au sein de l'entreprise, grâce: à l' évaluation des performances de chaque salarié, à la gestion des compétences ( module GPEC), aux entretiens professionnels, au suivi des demandes de mobilité interne, à la formation et aux programmes e-learning, etc. Pourquoi adopter un SIRH?
Évaluez ensuite l'importance de ces fonctionnalités et leur priorité de mise en place dans votre organisation actuelle. Cette fonctionnalité est-elle: obligatoire, importante, facultative, urgente, modérément prioritaire, pouvant être reportée ultérieurement… Cette grille vous permettra d'évaluer la pertinence des SIRH proposés par les différents éditeurs du marché, ainsi que de leur communiquer clairement vos attentes. Cinquième étape: rédigez une note de cadrage pour votre SIRH Les précédentes étapes du projet vous ont aidé à déterminer ce qui devait changer dans votre entreprise. Vous pouvez désormais partir à la recherche d'un outil SIRH pour vous y aider. Si vous êtes une PME, votre projet SIRH ne nécessite pas forcément de vous lancer dans la rédaction d'un long cahier des charges. Vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants: Présentation de l'entreprise: nombre d'établissement, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, perspective de recrutements… La convention collective: l'accord de branche ou l'accord d'entreprise négocié.
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