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Si vous êtes pharmacien gestionnaire (pharmacien propriétaire ou chef de département de pharmacie en établissement de santé) et que vous avez reçu la visite d'un inspecteur de l'Ordre, il est fort probable qu'il vous ait recommandé la rédaction d'un plan d'effectifs. Vous êtes encore nombreux à vous demander en quoi consiste un tel plan et par où commencer. Objectifs du plan d'effectifs La rédaction d'un plan d'effectifs permet d' évaluer les besoins présents et futurs de la pharmacie en termes d'effectifs professionnels et techniques, dans le but d'offrir des soins et services pharmaceutiques sécuritaires et de qualité répondant aux besoins des patients. Une meilleure répartition de la charge de travail permet de favoriser l'attraction et la rétention du personnel, et même de justifier de nouveaux postes. Au bout du compte, l'utilisation des ressources humaines est optimisée et la productivité, accrue. Le pharmacien gestionnaire n'est pas toujours diplômé en gestion des ressources humaines et apprend, au fil du temps, avec ou sans l'aide de sa chaîne ou bannière, d'un consultant ou d'un confrère plus expérimenté, à traiter cet aspect.
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Avant de se lancer dans la réalisation des produits ou services attendus par le projet, il convient de définir tous les axes principaux du projet, et comment il sera mené. Ce document initial, nommé plan projet ou encore plan de management de projet (PMP), fournit les premiers livrables en gestion de projet. Nous allons voir de près ce qu'est un plan de projet, sa structure et aussi des conseils et astuces d'expert pour le réussir. Qu'est-ce qu'un plan de projet? Pa définition, le plan projet est avant tout un document qui constitue l'un des premiers livrables dans la gestion du projet. C'est la feuille de route du chef de projet et ses collaborateurs directs. Il présente les lignes directrices de la conduite du projet, dans une approche plus opérationnelle que stratégique. Un plan projet efficace se doit donc de décrire, de façon objective et exhaustive, tous les aspects clés de la gestion du projet, dont les plus notables ont été cités en introduction. Le plan de projet est décliné à partir de la charte du projet, qui est une forme de carte d'identité du projet.
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Qui fait le plan projet et quels acteurs impliquer? Le plan de management de projet doit être élaboré sous la conduite du chef du projet, ou maître d'œuvre, en tant que responsable principal de l'implémentation du projet. Pour ce faire, ce dernier doit s'appuyer sur toutes les ressources projet compétentes identifiées pour réaliser le projet.
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L'idéal serait d'avoir une disponibilité à 100%. Il y aura toujours des écarts entre la réalité et la planification, certains membres de l'équipe peuvent s'abstenir pour diverses raisons, d'autres peuvent être mis sur des urgences opérationnels sans parler des congés. Dans la réalité, il se trouve que quelques ressources ne peuvent être assignées qu'à 50% car elles ne peuvent être remplacées dans leurs services. Tous ces facteurs impactent le planning de charge théorique. Cela dit qu'après avoir établi un premier plan de charge, des problématiques potentielles surgissent. Il vrai que parfois, il y a des membres de l'équipe dont la disponibilité n'est pas celle que nous espérons mais, en revanche, ils travaillent sur des tâches essentielles du projet, et parfois même sur des tâches dont dépendent d'autres parties du projet (le principe du workflow) Après l'analyse de chaque situation, le chef de projet sera amené à prendre des décisions sur comment réorganiser ou réassigner les tâches les plus importantes.
Selon le hors série de Liaisons Sociales3, cette école, prônait notamment la prise en compte de l'individu dans l'entreprise avec le concept de « motivation au travail » 3 via par exemple l'amélioration des conditions de travail. La GPEC (Gestion prévisionnelle des emplois et des Compétences) que nous connaissons actuellement s'inspire de cette école par le fait qu'elle permet de faire évoluer les salariés sur le plan qualitatif tout en servant l'entreprise. Ce second modèle de Gestion prévisionnelle comme nous l'explique F Pigeyre1 « cherche à promouvoir l'idée d'un management à visage humain », c'est-à-dire que cette gestion prévisionnelle veut concilier le développement de l'entreprise avec celui de son personnel. Il apparaît alors possible de faire évoluer en termes de carrières le personnel tout en collant et même en servant la stratégie que l'entreprise suit. P Jardillier a écrit en mille neuf cent soixante douze l'ouvrage de référence concernant cette gestion prévisionnelle, il en donne d'ailleurs une explication éloquente: « la gestion prévisionnelle a pour objectif de prévoir les affectations du personnel en fonction des aspirations individuelles et des besoins de l'entreprise.
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