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La dématérialisation des dossiers du personnel Dématérialiser les dossiers du personnel consiste à mettre en place un système numérique en remplacement des documents papiers. C'est donc le résultat du passage des documents papiers aux documents numériques. La dématérialisation des bulletins de paie, la gestion des congés et absences, la gestion des entretiens annuels, etc. Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel Ils sont nombreux et divers. On peut, tout de même citer quelques uns. Meilleure gestion des données du collaborateur La dématérialisation RH permet un meilleur suivi de la carrière d'un employé, depuis son arrivée jusqu'à la fin de son contrat. Elle permet, d'ailleurs une mise à jour instantanée du dossier. Un accès depuis n'importe où et sur n'importe quel support La dématérialisation RH offre la possibilité d'accéder aux données du personnel depuis n'importe quel emplacement et sur n'importe quel support. Ceci est faisable grâce à la possibilité d'archivage en mode cloud.

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Le mercredi 18 février 2015 | Externalisation de la paie Parmi les projets que souhaitent déployer les responsables SIRH, la dématérialisation des dossiers du personnel figure en bonne place, d'après Gestform qui a organisé, début février, une matinale numérique dédiée aux RH. Comme tout projet, il implique un bouleversement organisationnel qu'il ne faut pas sous-estimer Les cinq questions à se poser avant de dématérialiser - © D. R. Les doutes à lever avant de se lancer. 1. Faut-il faire le ménage avant la reprise de l'historique? Par manque de temps, les entreprises choisissent de scanner l'ensemble de leurs documents RH plutôt que de procéder à un tri. Et pour cause: cette sélection implique de jeter des formulaires. « Une responsabilité difficile à endosser en interne », explique Gérard Pietrement, président du cabinet Danaé, dans le cadre de la matinale organisée par Gestform. Afin de réduire les coûts de reprise de l'historique mais aussi de stockage, il est conseillé de confier à un gestionnaire RH la mission de classer les dossiers.

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Dématérialisez vos documents RH Développée par COTRANET, la solution de gestion documentaire CotraTEAM, est un logiciel collaboratif de dématérialisation des dossiers employés et autres documents du personnel, avec une gestion 100% numérique. Grâce à cette plateforme multilingue de gestion, les salariés retrouveront l'intégralité des documents numériques (fichiers PDF, Word, Excel, e-mails, etc.. ) et des documents papiers dématérialisés (contrats, compte-rendus d'entretiens, notes de frais, demande de congés…) dans leur propre dossier. CotraTEAM est accessible en mode SaaS ( Software as a Service) hautement sécurisé, avec un hébergement exclusivement en France, en utilisant une simple connexion internet via tout support (PC, tablette, mobile…)

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L'intérêt supplémentaire réside ici dans le stockage sécurisé des documents numériques les plus sensibles, à l'intérieur d'un coffre-fort virtuel. Cet outil numérique protège les données contre toute tentative de fraude ou de piratage. Une telle méthode de conservation entre directement en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Comme vous pouvez le constater, la dématérialisation des process en RH ne se limite pas à une transformation des documents sous format électronique. Cette politique ambitieuse répond également à un besoin de refonte de la logique de fonctionnement du service RH. Ainsi donc, la dématérialisation RH comprend non seulement la dématérialisation des documents, mais aussi des processus.

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Actuellement, que font les SIRH (au plus): Gestion de la base des collaborateurs Gestion de la paye GTA (temps et activités) Communication interne (informations, livrets d'accueil et de procédures, …) Gestion des recrutements (entretiens, processus de décision, préparation des contrats) Gestion des évaluations Comment évoluent les processus RH: Les réflexions portent notamment sur le degré de décentralisation versus le contrôle et la recherche de « productivité ». Il s'agit souvent de délocaliser l'initiative et le suivi au plus près du collaborateur tout en maintenant un contrôle en temps réel au niveau central afin de garantir la cohérence globale et le respect des directives. Ces objectifs en apparence contradictoires deviennent compatibles grâce à l'association des outils de SIRH avec une solution de dématérialisation des dossiers du personnel. Que reste-t-il au minimum dans les dossiers physiques: Les courriers (candidature, évènements de la vie, courriers d'information) Les documents de la situation personnelle du collaborateur: CV, diplômes, état civil, … Tout ce qui relève du domaine contractuel ou juridique: contrat de travail, procédures disciplinaires, … Des notes manuscrites Des justificatifs divers ….

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Cette disponibilité peut ainsi être garantie: Soit pendant 50 ans, Soit jusqu'au 75 ans du salarié. La dématérialisation du contrat de travail Les dispositions de l'article 1174 du Code civil permettent d'envisager la dématérialisation du contrat de travail, qui peut ainsi être écrit et conservé sous forme électronique. Le Code civil (article 1366) précise également que L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. En pratique, cela suppose de pouvoir disposer d'un système de certification de la signature électronique afin de pouvoir garantie sa conformité aux exigences légales. La durée de conservation des données dématérialisées La CNIL recommande de conserver les documents dématérialisés durant toute la période d'emploi de la personne concernée, sauf dans les cas suivants: 5 ans pour les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique (Art.

Les agents dont le dossier est dématérialisé sont donc informés des modalités pratiques de consultation et, notamment, des coordonnées de l'autorité locale auprès de laquelle ils peuvent exercer leur droit d'accès et de rectification. « Tout agent (physique) justifiant de son identité peut exiger du responsable d'un traitement qu'il rectifie, complète, mette à jour, verrouille ou efface les données le concernant qui seraient inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation sont interdites. »

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