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Exploiter les données issues de la comptabilité interne Lorsqu'une entreprise ne peut compter ni sur son système de note de frais, ni sur l'utilisation de cartes de carburant, le dernier recours consiste à mettre en place un paramétrage comptable. En effet, la comptabilité oblige d'enregistrer les dépenses par nature de dépense dans des comptes comptables normalisés. Elle permet aussi d'ajouter des codifications personnelles propres à l'entreprise, appelées codifications analytiques. Nous conseillons vivement d'utiliser cette codification ou bien d'autres champs éventuellement disponibles pour systématiser la saisie du numéro d'immatriculation avec chaque dépense liée au véhicule. Cette astreinte pourra ensuite vous permettre d'extraire de votre comptabilité des analyses pertinentes sur la consommation de vos véhicules.

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Superviser périodiquement les opérations suivantes: Contrôle du niveau des fluides; Vérification de l'état et de la pression des pneumatiques; Vérification et contrôle des documents de bord; Propreté des véhicules.

La dépense de carburant peut peser entre 16% et 30% du budget total d'un parc automobile. Ne sachant pas comment piloter ce poste, la plupart des entreprises fixent des règles de fonctionnement mais laissent complètement de côté le suivi des dépenses de carburant. Quels sont les moyens à disposition des entreprises pour suivre les dépenses de carburant? Utiliser les données issues des déclarations de note de frais Lorsque les dépenses sont effectuées à travers un paiement en note de frais, l'entreprise dispose d'une base de données à exploiter. Il est vrai que cela est plus facile lorsque le système de saisie des notes de frais s'appuie sur un système expert de déclaration électronique permettant l'extraction de données en masse. Lorsque les déclarations de note de frais sont réalisées manuellement à travers la saisie d'information dans des formulaires statiques, il est nécessaire d'organiser une ressaisie des données … ce qui est difficilement réalisable ou bien, de réfléchir sur le système de saisie des notes de frais.

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