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Si vous n'avez pas encore la chance d'utiliser une solution de gestion des notes de frais comme Notilus, vous devez alors les effectuer manuellement. Cet article est l'occasion de faire le point sur les obligations d'une note de frais, ce qui est remboursable ou non et en bonus, de vous offrir un modèle, template pour réaliser votre note de frais. État des dépenses effectuées par un salarié ou un dirigeant et pouvant être remboursées par l'entreprise, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs et présentée dans un tableau détaillant les motifs des dépenses, leurs dates et leurs sommes. La note, souvent établie mensuellement, permet alors un remboursement des frais réels engagés. Notilus met à votre disposition un modèle de tableau de notes de frais à télécharger (en version Excel, Word ou PDF), utilisable par les employés, Ressources Humaines ou dirigeants d'entreprise. Quelles sont les dépenses que l'on peut ajouter dans une note de frais? Plusieurs types de dépenses peuvent faire l'objet d'une prise en charge par l'entreprise et être ainsi remboursés à l'employé au régime des frais réels.

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Si les logiciels de note de frais ne sont pas gratuits, ils représentent tout de même un bon investissement car il permettent d'importants gain de temps et d'éviter de faire des erreurs. Le modèle de note de frais Excel est relativement facile à utiliser (bien plus qu'un modèle de note de frais PDF) mais cela ne demeure pas la solution idéale.

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Gain de temps, économies, sécurité des données, simplification du processus, ces outils modernes et intuitifs ont de quoi convaincre. Tout comme Jenji, N2F permet par exemple de scanner son justificatif de dépense où que vous soyez grâce à l'application mobile. Il est ensuite traité automatiquement grâce à la technologie d'OCR. Pour garder un oeil sur les frais professionnels de son entreprise, la start-up Mooncard propose en plus des cartes bancaires professionnelles dédiées aux dépenses professionnelles. Certes, l'utilisation d'un logiciel vous coûtera quelques euros par mois, mais le temps gagné sur cette tâche chronophage qu'est la gestion des notes de frais rentabilisera vite la dépense. Sans parler des fonctionnalités complémentaires qu'ils offrent comparé à une note de frais faite sur modèle: exportation comptable, intégration avec des logiciels comptables, archivage à valeur probante des justificatifs, … Comparez les logiciels de note de frais Trouvez le logiciel adapté à vos besoins et votre budget Autre option, vous pouvez aussi confier toute ou partie de la gestion de vos notes de frais à un expert-comptable.

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Que se passe t-il pour les dépenses particulières? Certains frais professionnels nécessitent davantage de justificatifs et d'informations: Les frais repas impliquant des invités externes à l'entreprise doivent justifier du motif de l'invitation et préciser l'identité de chaque invité. Les frais d'hébergement en hôtel ne se justifient que si le domicile du salarié est éloigné de 50 km au minimum ou d'1 h 30 de transport en commun. Les notes de frais kilométriques doivent mentionner les lieux de départ et d'arrivée; le kilométrage total du parcours; la puissance fiscale du véhicule utilisé. Pourquoi utiliser un modèle pour faire ses notes de frais? L'homogénéisation du support de création des notes optimise leur création et leur gestion, limitant ainsi les erreurs comptables. Le modèle de notes de frais Notilus prévoit les colonnes dédiées aux informations obligatoires ainsi que les colonnes spécifiques pour les dépenses particulières nécessitant davantage de précisions. Il vous assure ainsi de répondre aux exigences légales avec la production de documents conformes pour l'administration fiscale.

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En plus de déléguer cette tâche, vous bénéficierez des conseils d'un expert de la comptabilité qui saura vous guider et vous informer sur les obligations légales. Cependant, les cabinets d'expert-comptable, physiques ou en ligne, restent assez onéreux et incitent de toute façon leurs clients à utiliser un logiciel de gestion des notes de frais en complément.

Le calcul de l'indemnité kilométrique est un peu plus complexe que celui du remboursement des autres frais professionnels puisqu'il repose sur une estimation pré-définie de plusieurs éléments: les coûts liés à l'usure générale du véhicule les frais d'entretien et de maintenance du véhicule (notamment l'usure des pneus) les frais de carburants les frais d'assurance Le calcul des frais kilométriques est basé soit sur un forfait défini par l'entreprise ou sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. Le barème kilométrique Comme nous l'avons évoqué plus haut, le barème kilométrique fourni par l'administration fiscale intègre dans son calcul des indemnités kilométriques un élément supplémentaire: le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Bon à savoir Pour rembourser un déplacement professionnel en fonction du barème fiscal, il faudra donc appliquer une règle de calcul basée sur la distance parcourue mais aussi la puissance du véhicule.

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