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Friday, 26 July 2024

Protéger au mieux les bulletins de salaire de vos employés Dans notre article « Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique? », nous vous expliquions qu'un des principaux enjeux d'un CFN était la confidentialité et l'intégrité des données qu'il contenait. Si aujourd'hui, vous souhaitez protéger les données personnelles de vos salariés alors, placez-les au plus vite dans un coffre-fort électronique pour bulletin de paie. En effet, dans l'un de ces espaces de stockage en ligne, l'intégrité et la confidentialité de ces documents seront assurées. Par ailleurs, les risques qu'ils soient volés, falsifiés, détruits ou perdus seront considérablement réduits. De plus, une fois dans un coffre-fort numérique, leur valeur juridique sera continuellement garantie. Sachez que dans un e-coffre-fort, des techniques de cryptographie efficaces protégeront les bulletins de paie de vos employés. Grâce à ces procédés, ils deviendront chiffrés et personne ne pourra les consulter à moins d'avoir obtenu une autorisation.

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En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur. Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique! Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant. Comment accéder au Coffre-Fort Numérique Eurécia? Le coffre-fort numérique Eurécia est une option de notre module d'administration du personnel Portail RH. Déjà client Eurécia Business ou ZEN? Vous pouvez contacter notre équipe support pour demander l'activation de l'option.

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D'après une enquête menée par la CIPP en 2016, 83% des répondants disaient avoir réalisé des économies depuis leur passage aux bulletins de paie électroniques. Celles-ci étaient même significatives, puisque les répondants ont cité des économies annuelles allant de 1 200£ à 6 000£. Source La réduction de la paperasse L'économie financière s'accompagnant d'une réduction de la consommation de papier, s'ensuit également un argument écologique: à raison d'un bulletin de paie par salarié par mois (sans compter les demandes de duplicata! ) il est par exemple possible de faire l'économie de 600 feuilles de papier par an dans le cas d'une PME de 50 personnes. La dématérialisation peut donc être mise en place dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociale, par des entreprises soucieuses de l'impact environnemental de leurs activités. Même les entreprises les plus « vertes » et les plus impliquées dans une démarche RSE auront tout de même la performance collective de l'entreprise en ligne de mire.

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Peopledoc Avec ses différentes fonctions de communication et de gérance des RH, ce coffre-fort électronique peut être utilisé par toutes les entreprises. Que vous soyez salariés, PME ou une grande entreprise, vous pouvez dématérialiser vos bulletins de paie en choisissant le coffre-fort électronique qui répond à vos aspirations.

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Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d'Eurécia. Clients Eurécia, vous avez besoin d'aide pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité? Nous vous invitons à écrire à [email protected]

CONFORMITE REGLEMENTAIRE La valeur juridique des bulletins de paie est garantie. La gestion dématérialisée des documents via PeopleDoc est conforme à la réglementation en vigueur: Art. L3243-2 du Code du travail, modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009. Le double archivage légal, employeur et salarié, respecte les normes AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025.

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